Tvrdí to Paretův princip, pojmenovaný podle italského ekonoma Vilfreda Pareta 80 % problémů může být způsobeno 20 % příčin. Princip může být velmi užitečná nebo dokonce život zachraňující informace, když si musíte vybrat, který z mnoha problémů vyřešit jako první, nebo pokud odstranění problémů komplikují vnější okolnosti.
Například jste byli právě požádáni, abyste vedli tým, který má potíže s prací na projektu, abyste je nasměrovali správným směrem. Ptáte se členů týmu, jaké byly jejich hlavní překážky při dosahování jejich cílů a cílů. Udělají seznam, který analyzujete a zjistíte, jaké byly hlavní příčiny každého z problémů, se kterými se tým setkal, a snaží se najít společné rysy.
Všechny zjištěné příčiny problémů jsou seřazeny podle četnosti jejich výskytu. Když se podíváte na čísla, zjistíte, že nedostatečná komunikace mezi realizátory projektu a zúčastněnými stranami projektu je hlavní příčinou 23 hlavních problémů, kterým tým čelí, zatímco druhým největším problémem je přístup k nezbytným zdrojům (počítačové systémy, vybavení atd.). .). .) mělo za následek pouze 11 přidružených komplikací. Ostatní problémy jsou izolované. Je jasné, že řešením komunikačního problému lze eliminovat obrovské procento problémů a řešením problému přístupu ke zdrojům lze vyřešit téměř 90 % překážek v cestě týmu. Nejen, že jste přišli na to, jak pomoci týmu, ale právě jste provedli Paretovu analýzu.
Vykonat celou tuto práci na papíře bude pravděpodobně nějakou dobu trvat. Proces lze výrazně urychlit pomocí Paretova diagramu v aplikaci Microsoft Excel.
Paretovy grafy jsou kombinací spojnicového grafu a histogramu. Jsou jedinečné v tom, že mají obvykle jednu horizontální osu (osa kategorie) a dvě vertikální osy. Graf je užitečný pro stanovení priority a řazení dat.
Mým úkolem je pomoci vám připravit data pro Paretův diagram a následně vytvořit samotný graf. Pokud jsou vaše data již připravena pro Paretův diagram, můžete přejít k druhé části.
Dnes si rozebereme problematickou situaci ve firmě, která pravidelně proplácí zaměstnancům výdaje. Naším úkolem je zjistit, za co nejvíce utrácíme, a pochopit, jak můžeme tyto náklady snížit o 80 % pomocí rychlé Paretovy analýzy. Můžeme zjistit, jaké náklady tvoří 80 % refundací, a předejít vysokým nákladům v budoucnu tím, že změníme politiku používání velkoobchodních cen a diskutujeme o nákladech na zaměstnance.
Část první: Příprava dat pro Paretův diagram
- Uspořádejte si svá data. V naší tabulce je 6 kategorií peněžitých náhrad a částek nárokovaných zaměstnanci.
- Seřaďte data v sestupném pořadí. Zkontrolujte, zda jsou vybrány sloupce А и Вsprávně třídit.
- Sloupec Součet Množství (počet výdajů) se vypočítá pomocí funkce SOUČET (SOUČET). V našem příkladu, abyste získali celkovou částku, musíte přidat buňky z V3 na V8.
Klávesové zkratky: Chcete-li sečíst rozsah hodnot, vyberte buňku B9 a stiskněte Alt+=. Celková částka bude 12250 $.
- Vytvořte sloupec Kumulativní částka (kumulativní částka). Začněme první hodnotou $ 3750 v buňce B3. Každá hodnota je založena na hodnotě předchozí buňky. V buňce C4 typ = C3 + B4 a stiskněte vstoupit.
- Chcete-li automaticky vyplnit zbývající buňky ve sloupci, poklepejte na úchyt automatického vyplňování.
- Dále vytvořte sloupec Kumulativní% (kumulativní procento). K vyplnění tohoto sloupce můžete použít součet rozsahu Množství a hodnoty ze sloupce Kumulativní částka. V řádku vzorců pro buňku D3 vstoupit = C3/$ B$9 a stiskněte vstoupit. Symbol $ vytvoří absolutní referenci tak, že hodnota součtu (odkaz na buňku B9) se při zkopírování vzorce dolů nezmění.
- Dvojitým kliknutím na značku automatického vyplňování vyplňte sloupec vzorcem nebo klikněte na značku a přetáhněte ji přes datový sloupec.
- Nyní je vše připraveno k vytvoření Paretova diagramu!
Část druhá: Vytvoření Paretova grafu v Excelu
- Vyberte data (v našem příkladu buňky z A2 by D8).
- Stisknout Alt + F1 na klávesnici pro automatické vytvoření grafu z vybraných dat.
- Klikněte pravým tlačítkem do oblasti grafu a v zobrazené nabídce klikněte na Vyberte data (Vyberte Data). Zobrazí se dialogové okno Výběr zdroje dat (Vyberte Zdroj dat). Vyberte řádek Kumulativní částka a stiskněte Odstranit (Odstranit). Pak OK.
- Klikněte na graf a pomocí kláves se šipkami na klávesnici se pohybujte mezi jeho prvky. Když je vybrán řádek dat Kumulativní%, která se nyní shoduje s osou kategorie (horizontální osa), klikněte na ni pravým tlačítkem a vyberte Změňte typ grafu pro řadu (Změnit typ řady grafů). Nyní je tato řada dat obtížně viditelná, ale možná.
- Zobrazí se dialogové okno Změňte typ grafu (Změnit typ grafu), vyberte spojnicový graf.
- Takže jsme dostali histogram a plochý čárový graf podél vodorovné osy. Abychom mohli zobrazit reliéf čárového grafu, potřebujeme další svislou osu.
- Klikněte pravým tlačítkem na řádek Kumulativní% a v zobrazené nabídce klikněte na Formát datové řady (Formát datové řady). Zobrazí se stejnojmenné dialogové okno.
- V sekci Možnosti řádku (Možnosti řady) vyberte Vedlejší osa (sekundární osa) a stiskněte tlačítko zavřít (Zavřít).
- Objeví se procentuální osa a graf se promění v plnohodnotný Paretův graf! Nyní můžeme vyvodit závěry: většinu nákladů tvoří školné (poplatky za školení), vybavení (hardware) a psací potřeby (kancelářské potřeby).
S podrobnými pokyny pro nastavení a vytvoření Paretova grafu v Excelu po ruce si to vyzkoušejte v praxi. Použitím Paretovy analýzy můžete identifikovat nejvýznamnější problémy a učinit významný krok k jejich řešení.