Cvičení „Sledování času“

Den má 16 volných hodin. Často se stává, že den uplynul, ale je těžké si vzpomenout, co jste během této doby dělali. Je docela možné, že jste celou tu dobu úzce spolupracovali a rozptylovala vás jen cesta, oběd a další důležité záležitosti, ale často se stane jiný obrázek: tady jste rozptýleni, tam si povídáte, pak třeba pět minut internetu a půl hodiny uplynulo – a půl dne ztraceno.

Co jsi dělal? — no, ra-a-aznym…

Bylo by skvělé vědět, jak přesně ten den probíhal. Kam byla každá hodina investována a jak fungovala pro vaše cíle. Existuje jednoduchý způsob, jak to udělat, budete potřebovat buď poznámkový blok, nebo otevřít soubor aplikace Word.

Pak je úkol jednoduchý, je potřeba si každých 15 minut během dne označit, co děláte. Například:

10:00 v práci

10:15 Komunikuji se zákazníkem na Skype

10:30 Odpočívej, spát

10:45 pracuji, odpovídám na emaily

Na konci dne byste měli mít tabulku, která zaznamenává čas a to, co jste dělali. Můžete si vybrat celý den, ale pro začátek je lepší zvolit období 2-3 hodin a aktivity si zapisovat až v tuto dobu.

Je lepší zvolit interval, který je důležitý, když nevíte, že byste mohli ztrácet čas. Často se to děje večer, o víkendu nebo v určité době v práci.

Jak efektivní byl den?

Pokud jste provedli sledování času, můžete si spočítat, jak efektivně váš den probíhal. Je to docela jednoduché, máte před očima seznam úkolů pro daný den.

Poté je vaším úkolem rozdělit všechny položky do kategorií. Existují celkem tři kategorie:

• Byznys — vaše práce, co vám přináší zisk a propaguje vaše projekty (zde můžete zadat i odborné vzdělávání)
• Servis — aktuální případy, které nejsou relevantní, ale bez nichž bude obtížné pracovat. To zahrnuje: jídlo, domácí práce, analýzu plochy nebo složek v počítači, instalaci potřebného softwaru, doplňování paliva do auta a mnoho dalšího.
• Prázdnota — vše ostatní, co nefunguje pro vaše projekty a není službou. Obvykle se jedná o zábavu, prázdné hádky, hledání smyslu života, čtení knih bez konkrétního cíle.

​​​​​​​Dále je vaším úkolem vypočítat procento příčiny, služby a prázdnoty. V mém příkladu se ukazuje:

• Případ – 5 záznamů = 70 %
• Služba – 1 vstup = 15 %
• Neplatné – 1 záznam = 15 %

Okamžitě mohu říci, že optimální poměr vypadá asi takto:

• Případ – 65 %
• Služba – 30 %
• Neplatné – 15 %

Každý den můžete vidět, jaký poměr získáte. Pokud vidíte, že by bylo rozumné poměr v nějakém směru změnit, klidně si dejte úkol na další den. Je správné převést Neplatnost na Službu nebo Případ a někdy je užitečné snížit množství Služby.

Kolik cvičení dělat

Pro dobrý výsledek je potřeba sledovat čas alespoň dva týdny. První týden lze provést jako „průzkumný“, sledovat čas několik hodin denně a zvolit vhodný formát.

Druhý týden můžete sledovat čas celý den nebo alespoň většinu dne.

Kritéria pro absolvování cvičení

Hlavním výsledkem, kterého byste měli po tomto cvičení dosáhnout, je, že se vám v hlavě objeví „časovač“. Tento časovač vám bude pravidelně připomínat, že čas běží, a ptát se: „Čím trávíš tento čas? A jak to funguje u vašich úkolů?