Obsah
Často se uživatel Excelu potýká s potřebou vyplnit buňky daty uspořádanými v určité logické sekvenci. Nebo například udělat předpověď, jaká bude hodnota určitého ukazatele k určitému okamžiku, pokud bude současný trend pokračovat. K tomu všemu nyní nepotřebujete znát desítky vzorců. Stačí pár kliknutí myší a problém je vyřešen. To vše díky automatickému doplňování.
Tato funkce je úžasná ve své pohodlnosti. Umožňuje například rychle vypsat kalendářní měsíce nebo to udělat tak, aby se zobrazoval pouze 15. a poslední den každého měsíce (například v účetních sestavách).
Jak můžete využít této skvělé funkce?
V pravém dolním rohu je čtverec, jeho přetažením můžete pokračovat v řadě hodnot, ve kterých je určitý vzor. Pokud je například první den pondělí, pak provedením této jednoduché operace můžete zadat hodnoty do následujících řádků: úterý, středa, čtvrtek, pátek atd.
Pokud je v buňce sada hodnot jako 1,2,4, pak výběrem všech a přetažením pole dolů můžete pokračovat v číselné řadě až do 8, 16, 32 atd. To umožňuje výrazně snížit časové náklady.
Stejným způsobem se vytvoří seznam názvů měsíců.
A takto vypadá použití automatického doplňování pro aritmetický postup. V našem příkladu používáme dvě buňky s hodnotami 1,3 a pak automatické doplňování pokračuje v číselné řadě.
Navíc příjem bude fungovat, i když je číslo uvnitř textu. Pokud například napíšete „1 čtvrtletí“ a přetáhnete rámeček dolů, získáte následující.
Ve skutečnosti jsou to všechny základy, které potřebujete vědět. Pokud si ale chcete dovednosti práce s Excelem osvojit profesionálněji, můžete se seznámit s některými čipy a triky.
Použití seznamu dat automatického doplňování
Sestavení seznamu měsíců nebo dnů v týdnu samozřejmě není vše, co Excel umí. Řekněme, že máme seznam měst, kde naše společnost zřídila servisní centra. Nejprve je potřeba zapsat kompletní seznam v položce „Změnit seznamy“, ke které se dostanete přes menu Soubor – Možnosti – Pokročilé – Obecné – Upravit seznamy.
Dále se zobrazí okno se seznamem seznamů, které jsou automaticky integrovány do Excelu.
Moc jich tu není. Ale toto nedorozumění lze snadno napravit. K tomu existuje pravé okno, ve kterém je zapsána správná sekvence hodnot uXNUMXbuXNUMXbis. Záznam lze provést dvěma způsoby, jak pomocí čárek, tak do sloupce. Pokud je dat hodně, lze je importovat. Tímto způsobem můžete ušetřit spoustu času.
Co je k tomu potřeba? Nejprve je potřeba někde v dokumentu vytvořit seznam měst a pak na něj jen udělat odkaz do pole níže.
Seznam je nyní vytvořen a lze jej použít k vyplnění všech ostatních buněk.
Kromě seznamů v textovém formátu Excel umožňuje vytvářet číselné posloupnosti a také seznam dat uspořádaných podle určitého vzoru. Na samém začátku tohoto materiálu byl uveden jeden ze způsobů jeho použití, ale jedná se o primitivní úroveň. Tento nástroj můžete používat flexibilněji, jako skutečné eso.
Nejprve vybereme požadované sekvenční hodnoty (jednu nebo více) spolu s částí rozsahu, který bude použit pro seznam. Dále na horním panelu najdeme tlačítko „Vyplnit“ a v zobrazené nabídce klikněte na tlačítko „Progrese“.
Dále se zobrazí okno s nastavením.
V jeho levé části jsou přepínače, kterými můžete nastavit umístění budoucí sekvence: po řádcích nebo sloupcích. V prvním případě půjde seznam dolů a ve druhém doprava.
Hned napravo od nastavení umístění je panel, kde si můžete vybrat typ číselné sekvence. Na výběr je několik možností:
- Aritmetický. Hodnota v každé další buňce je o určité číslo větší než ta předchozí. Jeho hodnota je určena obsahem pole „Krok“.
- Geometrický. Každá následující hodnota je několikrát vyšší než předchozí. Jak moc přesně závisí na tom, který krok uživatel označil.
- Termíny. Pomocí této možnosti může uživatel vytvořit sekvenci dat. Pokud zvolíte tento typ, aktivují se další nastavení měrné jednotky. Zohledňují se při sestavování posloupnosti: den, pracovní den, měsíc, rok. Pokud tedy vyberete položku „pracovní den“, víkendy nebudou do seznamu zahrnuty.
- Automatické doplňování. Tato možnost je podobná přetažení pravého dolního rohu. Jednoduše řečeno, Excel se sám rozhodne, zda potřebuje pokračovat v číselné řadě, nebo je lepší udělat delší seznam. Pokud předem zadáte hodnoty 2, pak další budou obsahovat čísla 4, 6 atd. Pokud předtím vyplníte více buněk, použije se funkce „lineární regrese“ (toto je velmi zajímavá možnost, která vám umožní sestavit předpověď na základě existujícího trendu).
V dolní části tohoto dialogového okna, jak již můžete vidět, jsou dvě možnosti: velikost kroku, o níž jsme hovořili výše, a limitní hodnota.
Po dokončení všech operací musíte stisknout tlačítko „OK“. Stejně tak se vytvoří seznam pracovních dnů za určité období (například do 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). A uživatel nemusí dělat obrovské množství zbytečných pohybů!
To je vše, nastavení je dokončeno. Nyní se podíváme na některé profesionálnější metody automatického doplňování.
Pomocí myši
Toto je nejpohodlnější způsob automatického doplňování, který vám umožní elegantně provádět i ty nejsložitější operace. Existují dvě možnosti, jak jej lze použít: pomocí levého tlačítka myši nebo pravého tlačítka. Úkolem je například vytvořit seznam čísel uspořádaných vzestupně, kde každá další hodnota se zvýší o jednu. Obvykle se za tímto účelem do první buňky zadá jednotka a do druhé dvojka, načež přetáhnou pole v pravém dolním rohu. Tohoto cíle je ale možné dosáhnout i jinou metodou – pouhým vyplněním první buňky. Poté jej musíte přetáhnout z pravého dolního rohu dolů. Poté se objeví tlačítko ve tvaru čtverce. Musíte na něj kliknout a vybrat položku „Vyplnit“.
Můžete také použít funkci „Vyplnit pouze formáty“, pomocí které můžete rozšířit pouze formáty buněk.
Existuje však rychlejší metoda: držení tlačítka Ctrl a souběžné tažení buňky.
Je pravda, že je vhodný pouze pro automatické doplňování posloupností čísel. Pokud se pokusíte vytáhnout tento trik s daty jiného typu, pak se hodnoty uXNUMXbuXNUMXb jednoduše zkopírují do následujících buněk.
Existuje způsob, jak urychlit vyvolání kontextového menu. Chcete-li to provést, přetáhněte pole přidržením pravého tlačítka myši.
Poté se objeví sada příkazů. Kliknutím na položku nabídky „Progrese“ tedy můžete vyvolat dialogové okno s dalšími nastaveními automatického doplňování. Ale je tu jedno omezení. Maximální délka sekvence bude v tomto případě omezena na poslední buňku.
Aby se automatické doplňování provedlo až do požadované hodnoty (konkrétní číslo nebo datum), musíte stisknout pravé tlačítko myši, předtím nasměrovat kurzor na pole a přetáhnout značku dolů. Kurzor se poté vrátí. A posledním krokem je uvolnění myši. V důsledku toho se zobrazí kontextová nabídka s nastavením automatického doplňování. Vyberte postup. Zde je vybrána pouze jedna buňka, takže je třeba v nastavení zadat všechny parametry automatického vyplňování: směr, krok, limitní hodnotu a stisknout tlačítko OK.
Zvláště zajímavou funkcí Excelu je lineární a exponenciální aproximace. Umožňuje sestavit předpověď, jak se budou hodnoty měnit, na základě existujícího vzoru. K vytvoření prognózy musíte zpravidla použít speciální funkce aplikace Excel nebo provádět složité výpočty, ve kterých jsou nahrazeny hodnoty nezávislé proměnné. Tento příklad je mnohem jednodušší demonstrovat v praxi.
Například existuje dynamika ukazatele, jehož hodnota se každé období zvyšuje o stejné číslo.
Je mnohem snazší pochopit, jak jsou hodnoty předpovídány s lineárním trendem (když každý další ukazatel stoupá nebo klesá o určitou hodnotu). K tomu jsou vhodné standardní funkce Excelu, ale pro větší přehlednost je lepší nakreslit graf, který zobrazuje spojnici trendu, rovnici funkce a očekávanou hodnotu.
Chcete-li zjistit, jaký bude předpokládaný ukazatel v číselném vyjádření, musíte při výpočtu vzít za základ regresní rovnici (nebo přímo použít vzorce zabudované v Excelu). Výsledkem bude spousta akcí, které ne každý pochopí hned na začátku.
Ale lineární regrese vám umožňuje zcela opustit složité vzorce a vykreslování. Stačí použít automatické doplňování. Uživatel bere řadu dat, na jejichž základě se vytváří předpověď. Tato sada buněk je vybrána, poté je stisknuto pravé tlačítko myši, které musíte přetáhnout rozsah o požadovaný počet buněk (v závislosti na vzdálenosti bodu v budoucnu, pro který se počítá predikovaná hodnota). Zobrazí se kontextové menu, kde je třeba vybrat položku „Lineární aproximace“. To je vše, získá se předpověď, která nevyžaduje speciální matematické dovednosti, vykreslování nebo odvozování vzorců.
Pokud se ukazatele zvýší během každého časového období o určité procento, pak mluvíme o exponenciálním růstu. Například předpovídání dynamiky epidemie nebo předpovídání úroků z bankovního vkladu je založeno právě na takovém vzoru.
Neexistuje účinnější metoda pro predikci exponenciálního růstu než ta, kterou jsme popsali.
Použití myši k automatickému vyplňování dat
Často je nutné rozšířit již existující seznam termínů. K tomu se vezme nějaké datum a přetáhne se levým tlačítkem myši za pravý dolní roh. Zobrazí se čtvercová ikona, kde můžete vybrat způsob plnění.
Pokud například účetní používá tabulku, bude mu vyhovovat možnost „pracovní dny“. Také tuto položku budou potřebovat všichni další specialisté, kteří musí dělat denní plány, například HR.
A zde je další možnost, jak implementovat automatické vyplňování dat pomocí myši. Například společnost musí vyplatit mzdy 15. a poslední den v měsíci. Dále musíte zadat dvě data, roztáhnout je a vybrat způsob vyplnění „po měsících“. To lze provést buď kliknutím levého tlačítka myši na čtvereček v pravém dolním rohu, nebo pomocí pravého tlačítka s následným automatickým vyvoláním kontextového menu.
Důležité! 15. zůstává bez ohledu na měsíc a poslední je automatický.
Pravým tlačítkem myši můžete upravit průběh. Udělejte si například seznam pracovních dnů v tomto roce, které budou stále do 31. prosince. Pokud používáte automatické vyplňování pravým tlačítkem myši nebo přes nabídku, která je přístupná přes čtverec, pak je zde možnost „Okamžité vyplnění“. Vývojáři tuto funkci poprvé poskytli v Excelu 2013. Je nutné, aby byly buňky vyplněny podle určitého vzoru. To vám umožní ušetřit spoustu času.
Závěry
To je vlastně všechno. Automatické doplňování je velmi užitečná funkce, která vám pomáhá automatizovat mnoho pracovních postupů a vytvářet předpovědi založené na vzorcích. Nejsou vyžadovány žádné další vzorce ani výpočty. Stačí stisknout pár tlačítek a výsledky se dostaví jako mávnutím kouzelného proutku.