Jak převést soubory aplikace Excel do formátu CSV

CSV (Comma Separated Values) je běžný formát pro ukládání tabulkových dat (číselných a textových) v prostém textu. Tento formát souboru je oblíbený a trvalý díky tomu, že velké množství programů a aplikací chápe CSV, alespoň jako alternativní formát souboru pro import/export. Kromě toho formát CSV umožňuje uživateli nahlédnout do souboru a okamžitě najít problém s daty, pokud existuje, změnit oddělovač CSV, pravidla pro citování atd. Je to možné, protože CSV je jednoduchý text a bez speciálního školení mu snadno porozumí i nepříliš zkušený uživatel.

V tomto článku se naučíme rychlé a efektivní způsoby exportu dat z Excelu do CSV a naučíme se, jak převést excelový soubor do CSV bez zkreslení všech speciálních a cizích znaků. Techniky popsané v článku fungují ve všech verzích Excelu 2013, 2010 a 2007.

• Převeďte data z Excelu do formátu CSV
• Export z Excelu do formátu CSV UTF-8 nebo UTF-16
• Další způsoby převodu z Excelu do CSV (zachování speciálních znaků)

Jak převést soubor Excel do CSV

Pokud chcete exportovat soubor Excel do nějaké jiné aplikace, jako je adresář aplikace Outlook nebo databáze Accessu, nejprve převeďte list aplikace Excel na soubor CSV a poté soubor importujte . Csv do jiné aplikace. Následuje podrobný návod, jak exportovat sešit Excel do formátu CSV pomocí nástroje Excel – “Uložit jako".

1. V sešitu aplikace Excel otevřete kartu Soubor (Soubor) a klikněte Uložit jako (Uložit jako). Kromě toho dialogové okno Uložení dokumentu (Uložit jako) lze otevřít stisknutím klávesy F12.
2. v Typ souboru (Uložit jako typ) vyberte CSV (oddělené čárkami) (CSV (oddělený čárkou)).Kromě CSV (oddělený čárkami) je k dispozici několik dalších možností formátu CSV:
   • CSV (oddělené čárkami) (CSV (oddělený čárkou)). Tento formát ukládá data aplikace Excel jako textový soubor oddělený čárkami a lze jej použít v jiné aplikaci Windows a v jiné verzi operačního systému Windows.
   • CSV (Macintosh). Tento formát uloží sešit aplikace Excel jako soubor oddělený čárkami pro použití v operačním systému Mac.
   • CSV (MS DOS). Uloží sešit aplikace Excel jako soubor oddělený čárkami pro použití v operačním systému MS-DOS.
   • unicode text (Text Unicode (*txt)). Tento standard podporují téměř všechny existující operační systémy, včetně Windows, Macintosh, Linux a Solaris Unix. Podporuje postavy z téměř všech moderních a dokonce i některých starověkých jazyků. Pokud tedy excelový sešit obsahuje data v cizích jazycích, doporučuji si jej nejprve uložit ve formátu unicode text (Text Unicode (*txt)) a poté převeďte na CSV, jak je popsáno dále v části Export z Excelu do formátu CSV UTF-8 nebo UTF-16.

Poznámka: Všechny uvedené formáty ukládají pouze aktivní list Excelu.

3. Vyberte složku, do které chcete uložit soubor CSV, a klikněte Uložit (Uložit). Po stisknutí Uložit (Uložit) objeví se dvě dialogová okna. Nebojte se, tyto zprávy neindikují chybu, tak to má být.
4. První dialogové okno vám to připomíná Do souboru zvoleného typu lze uložit pouze aktuální list (Vybraný typ souboru nepodporuje sešity, které obsahují více listů). Chcete-li uložit pouze aktuální list, stačí stisknout OK.Pokud chcete uložit všechny listy knihy, klepněte na zrušení (Zrušit) a uložit všechny listy knihy jednotlivě s příslušnými názvy souborů, nebo můžete zvolit uložení jiného typu souboru, který podporuje více stránek.
5. po kliknutí OK v prvním dialogovém okně se objeví druhý s upozorněním, že některé funkce budou nedostupné, protože nejsou podporovány formátem CSV. Tak to má být, takže stačí kliknout Ano (Ano).

Takto lze uložit pracovní list aplikace Excel jako soubor CSV. Rychlé a snadné a sotva zde mohou nastat nějaké potíže.

Export z Excelu do CSV s kódováním UTF-8 nebo UTF-16

Pokud list aplikace Excel obsahuje nějaké speciální nebo cizí znaky (vlnovka, diakritika a podobně) nebo hieroglyfy, převod listu aplikace Excel do formátu CSV výše popsaným způsobem nebude fungovat.

Jde o to, že tým Uložit jako > CSV (Uložit jako > CSV) změní všechny znaky kromě ASCII (American Standard Code for Information Interchange). A pokud jsou na listu Excelu dvojité uvozovky nebo dlouhé pomlčky (přenesené do Excelu například z dokumentu aplikace Word při kopírování / vkládání textu) – tyto znaky budou také skartovány.

Snadné řešení – Uložte list aplikace Excel jako textový soubor Unicode (.txt)a poté jej převeďte na CSV. Tímto způsobem zůstanou všechny znaky mimo ASCII nedotčené.

Než přejdeme dále, dovolte mi stručně vysvětlit hlavní rozdíly mezi kódováním UTF-8 a UTF-16, abyste si v každém jednotlivém případě mohli vybrat vhodný formát:

• UTF-8 je kompaktnější kódování, které používá 1 až 4 bajty pro každý znak. Nejčastěji se doporučuje používat tento formát, když v souboru převládají znaky ASCII, protože většina těchto znaků vyžaduje 1 bajt paměti. Další výhodou je, že kódování souboru UTF-8 obsahujícího pouze znaky ASCII se nebude nijak lišit od stejného souboru ASCII.
• UTF-16 používá 2 až 4 bajty k uložení každého znaku. Upozorňujeme, že ne ve všech případech vyžaduje soubor UTF-16 více místa v paměti než soubor UTF-8. Například japonské znaky zabírají 3 až 4 bajty v UTF-8 a 2 až 4 bajty v UTF-16. Proto má smysl používat UTF-16, pokud data obsahují asijské znaky, včetně japonštiny, čínštiny a korejštiny. Hlavní nevýhodou tohoto kódování je, že není plně kompatibilní se soubory ASCII a vyžaduje speciální programy pro zobrazení takových souborů. Mějte to na paměti, pokud plánujete importovat výsledné soubory z Excelu někam jinam.

Jak převést soubor Excel do CSV UTF-8

Předpokládejme, že máme excelový list s cizími znaky, v našem příkladu to jsou japonská jména.

Chcete-li exportovat tento list aplikace Excel do souboru CSV, při zachování všech hieroglyfů, provedeme následující:

1. V aplikaci Excel otevřete kartu Soubor (Soubor) a klikněte Uložit jako (Uložit jako).
2. Do pole zadejte název souboru Typ souboru (Uložit jako typ) vyberte unicode text (Text Unicode (*.txt)) a klikněte Uložit (Uložit).
3. Vytvořený soubor otevřete v libovolném standardním textovém editoru, jako je Poznámkový blok.

Poznámka: Ne všechny jednoduché textové editory plně podporují znaky Unicode, takže některé se mohou jevit jako obdélníky. Ve většině případů to výsledný soubor nijak neovlivní a můžete to jednoduše ignorovat nebo zvolit pokročilejší editor, jako je Notepad++.

4. Protože náš textový soubor Unicode používá jako oddělovače znak tabulátoru a my jej chceme převést na CSV (oddělený čárkou), musíme znaky tabulátoru nahradit čárkami.

Poznámka: Pokud není striktně potřeba získat soubor s oddělovači čárkami, ale potřebujete jakýkoli soubor CSV, kterému Excel rozumí, pak lze tento krok přeskočit, protože Microsoft Excel dokonale rozumí souborům s oddělovačem – tabulací.

4. Pokud stále potřebujete soubor CSV (oddělený čárkami), proveďte v poznámkovém bloku následující:
   • Vyberte znak tabulátoru, klikněte na něj pravým tlačítkem a v kontextové nabídce klikněte na Zkopírujte (Kopírovat), nebo stačí kliknout Ctrl + Cjak je znázorněno na obrázku níže.
   • Stisknout Ctrl + Hotevřete dialogové okno Náhradní (Nahradit) a vložte zkopírovaný znak tabulátoru do pole Že (Najít co). V tomto případě se kurzor přesune doprava – to znamená, že je vložen znak tabulátoru. V terénu Než (Nahradit za) zadejte čárku a stiskněte Vyměnit vše (Vyměnit vše).

   V Poznámkovém bloku bude výsledek něco takového:

   

5. klikněte Soubor > Uložit jako (Soubor > Uložit jako), zadejte název souboru a do rozevíracího seznamu Kódování (Kódování) vyberte UTF-8… Poté stiskněte tlačítko Uložit (Uložit).
6. Spusťte Průzkumníka Windows a změňte příponu souboru . Txt on . Csv.Změňte příponu jinak . Txt on . Csv Můžete to udělat přímo v poznámkovém bloku. Chcete-li to provést, v dialogovém okně Uložit jako (Uložit jako) v poli Typ souboru (Uložit jako typ) vyberte možnost Všechny soubory (Všechny soubory) a k názvu souboru v odpovídajícím poli přidejte „.csv“, jak je znázorněno na obrázku níže.
7. Za tímto účelem otevřete soubor CSV v aplikaci Excel na kartě Soubor (Filet) hníst Otevřená > Textové soubory (Otevřít > Textové soubory) a zkontrolujte, zda jsou data v pořádku.

Poznámka: Pokud je váš soubor určen k použití mimo Excel a je vyžadován formát UTF-8, neprovádějte na listu žádné změny a znovu jej neukládejte do Excelu, protože to může vést k problémům se čtením kódování. Pokud se některá část dat v Excelu nezobrazí, otevřete stejný soubor v poznámkovém bloku a opravte data v něm. Nezapomeňte soubor znovu uložit ve formátu UTF-8.

Jak převést soubor Excel do CSV UTF-16

Export do souboru CSV s UTF-16 je mnohem rychlejší a jednodušší než export do UTF-8. Faktem je, že Excel automaticky použije formát UTF-16, když uložíte soubor jako unicode text (Text Unicode).

Chcete-li to provést, uložte soubor pomocí nástroje Uložit jako (Uložit jako) v Excelu a poté v Průzkumníkovi Windows změňte příponu vytvořeného souboru na . Csv. Hotovo!

Pokud potřebujete soubor CSV se středníkem nebo středníkem jako oddělovačem, nahraďte všechny znaky tabulátoru čárkami nebo středníky v Poznámkovém bloku nebo v jakémkoli jiném textovém editoru dle vašeho výběru (podrobné pokyny, jak to provést, naleznete výše v tomto článku).

Další způsoby převodu souborů Excel do CSV

Výše popsané způsoby exportu dat z Excelu do CSV (UTF-8 a UTF-16) jsou univerzální, tedy vhodné pro práci s libovolnými speciálními znaky a v jakékoli verzi Excelu od roku 2003 do roku 2013.

Existuje mnoho dalších způsobů, jak převést data z Excelu do formátu CSV. Na rozdíl od výše uvedených řešení tyto metody nepovedou k čistému souboru UTF-8 (toto se netýká OpenOffice, který umí exportovat soubory Excelu v několika možnostech kódování UTF). Ale ve většině případů bude výsledný soubor obsahovat správnou znakovou sadu, kterou lze poté bezbolestně převést do formátu UTF-8 pomocí libovolného textového editoru.

Převeďte soubor Excel na CSV pomocí Tabulek Google

Jak se ukázalo, je velmi snadné převést soubor Excel do CSV pomocí Tabulek Google. Za předpokladu, že je ve vašem počítači již nainstalován Disk Google, postupujte podle těchto 5 jednoduchých kroků:

1. Na Disku Google klikněte na tlačítko Vytvořit (Vytvořit) a vyberte Tabulka (Tabulka).
2. V nabídce Soubor (Filet) hníst import (Import).
3. klikněte Ke stažení (Nahrát) a vyberte soubor Excel, který chcete nahrát z počítače.
4. V dialogovém okně Impsoubor ort (Importovat soubor) vyberte Vyměňte stůl (Nahradit tabulku) a klikněte import (Import).

Tip: Pokud je soubor Excel relativně malý, můžete z něj, abyste ušetřili čas, přenést data do tabulky Google pomocí kopírování / vkládání.

5. V nabídce Soubor (Filet) hníst Stáhnout jako (Stáhnout jako), vyberte typ souboru CSV – soubor bude uložen do počítače.

Nakonec otevřete vygenerovaný soubor CSV v libovolném textovém editoru, abyste se ujistili, že jsou všechny znaky správně uloženy. Bohužel takto vytvořené CSV soubory se v Excelu ne vždy zobrazí správně.

Uložte soubor .xlsx jako .xls a poté převeďte na soubor CSV

Tato metoda nevyžaduje žádné další komentáře, protože vše je jasné již z názvu.

Toto řešení jsem našel na jednom z fór věnovaných Excelu, už si nepamatuji na kterém. Abych byl upřímný, nikdy jsem tuto metodu nepoužil, ale podle mnoha uživatelů se při přímém ukládání ztrácejí některé speciální znaky . Xlsx в . Csv, ale zůstat, pokud první . Xlsx uložit jako . Xls, a pak jako . Csv, jak jsme to udělali na začátku tohoto článku.

Každopádně si tuto metodu vytváření CSV souborů z Excelu vyzkoušejte sami, a pokud to půjde, bude to dobrá úspora času.

Uložení souboru Excel jako CSV pomocí OpenOffice

OpenOffice je sada aplikací s otevřeným zdrojovým kódem, která obsahuje tabulkový procesor, který skvěle umí exportovat data z Excelu do formátu CSV. Ve skutečnosti vám tato aplikace poskytuje přístup k více možnostem při převodu tabulek do souborů CSV (kódování, oddělovače atd.) než Excel a Tabulky Google dohromady.

Stačí otevřít soubor Excel v OpenOffice Calc a kliknout Soubor > Uložit jako (Soubor > Uložit jako) a vyberte typ souboru CSV text (Text CSV).

Dalším krokem je výběr hodnot parametrů Kódování (sady znaků) č Separátor pole (Oddělovač pole). Samozřejmě, pokud chceme vytvořit soubor CSV UTF-8 s čárkami jako oddělovači, pak vyberte UTF-8 a do příslušných polí zadejte čárku (,). Parametr Oddělovač textu (Oddělovač textu) se obvykle ponechává beze změny – uvozovky (“). Další kliknutí OK.

Stejně tak pro rychlý a bezbolestný převod z Excelu do CSV můžete využít další aplikaci – LibreOffice. Souhlasím, bylo by skvělé, kdyby Microsoft Excel poskytoval možnost také upravit nastavení při vytváření souborů CSV.

V tomto článku jsem mluvil o metodách, které znám o převodu souborů Excel do CSV. Pokud znáte efektivnější metody exportu z Excelu do CSV, řekněte nám o tom v komentářích. Děkuji za pozornost!