3 způsoby, jak nastavit heslo pro ochranu dokumentu aplikace Excel

Některé tabulky aplikace Microsoft Excel by měly být chráněny před zvědavýma očima, například to je užitečné pro dokumenty s údaji o rozpočtu. V tabulkách spravovaných několika lidmi hrozí náhodná ztráta dat, a abyste tomu zabránili, můžete použít vestavěnou ochranu. Pojďme si rozebrat všechny možnosti blokování přístupu k dokumentům.

Nastavení hesla pro listy a knihy

Existuje několik způsobů, jak chránit celý dokument nebo jeho části – listy. Zvažme každý z nich krok za krokem. Pokud chcete, aby se výzva k zadání hesla zobrazila při otevření dokumentu, musíte při ukládání souboru nastavit kód.

1. Otevřete kartu nabídky „Soubor“ a najděte sekci „Uložit jako“. Má možnost „Procházet“ a bude vyžadováno nastavení hesla. Ve starších verzích se kliknutím na „Uložit jako“ okamžitě otevře okno procházení.
2. Když se na obrazovce objeví okno pro uložení, musíte ve spodní části najít sekci „Nástroje“. Otevřete jej a vyberte možnost „Obecné možnosti“.

3. Okno Obecné možnosti umožňuje omezit přístup k dokumentu. Můžete nastavit dvě hesla – pro prohlížení souboru a pro změnu jeho obsahu. Přístup pouze pro čtení je nastaven jako preferovaný přístup prostřednictvím stejného okna. Vyplňte pole pro zadání hesla a kliknutím na tlačítko „OK“ uložte změny.

4. Dále budete muset potvrdit hesla – opět je postupně zadejte do příslušného formuláře. Po kliknutí na tlačítko „OK“ v posledním okně bude dokument chráněn.

5. Zbývá pouze soubor uložit, po nastavení hesel program vrátí uživatele do okna uložení.

Při příštím otevření sešitu aplikace Excel se zobrazí okno pro zadání hesla. Pokud jsou nastaveny dva kódy – pro zobrazení a změnu – probíhá vstup ve dvou fázích. Pokud chcete dokument pouze číst, není nutné zadávat druhé heslo.

Dalším způsobem ochrany dokumentu je použití funkcí v části Informace.

1. Otevřete kartu „Soubor“ a najděte v ní sekci „Podrobnosti“. Jednou z možností sekce je „Oprávnění“.
2. Nabídka oprávnění se otevře kliknutím na tlačítko „Chránit knihu“. Druhá položka v seznamu je povinná – „Šifrovat heslem“. Výběrem nastavíte přístupový kód.

3. Do pole pro šifrování zadejte nové heslo. Dále to budete muset potvrdit ve stejném okně. Na konci stiskněte tlačítko „OK“.

Dávej pozor! To, že je tato možnost povolena, poznáte podle oranžového rámečku, který obklopuje sekci „Oprávnění“.

Nastavení hesla pro jednotlivé buňky

Pokud potřebujete chránit některé buňky před změnou nebo smazáním informací, pomůže vám šifrování hesla. Nastavte ochranu pomocí funkce „Protect Sheet“. Ve výchozím nastavení působí na celý list, ale po malých změnách v nastavení se zaměří pouze na požadovaný rozsah buněk.

1. Vyberte list a klikněte na něj pravým tlačítkem. Zobrazí se nabídka, ve které musíte najít funkci „Formát buněk“ a vybrat ji. Otevře se okno nastavení.
2. V okně, které se otevře, vyberte kartu „Ochrana“, jsou zde dvě zaškrtávací políčka. Je nutné odznačit horní okno – „Chráněná buňka“. Buňka je momentálně nezabezpečená, ale po nastavení hesla ji nebylo možné změnit. Dále klikněte na „OK“.

3. Vybereme buňky, které je třeba chránit, a provedeme opačnou akci. Musíte znovu otevřít „Formát buněk“ a zaškrtnout políčko „Chráněná buňka“.
4. V záložce „Review“ je tlačítko „Chránit list“ – klikněte na něj. Otevře se okno s řetězcem hesla a seznamem oprávnění. Vybereme příslušná oprávnění – je třeba zaškrtnout políčka vedle nich. Dále musíte přijít s heslem pro deaktivaci ochrany. Když je vše hotovo, klikněte na „OK“.

Při pokusu o změnu obsahu buňky se uživateli zobrazí upozornění na ochranu a pokyny, jak ochranu odstranit. Uživatelé bez hesla nebudou moci provádět změny.

Pozor! Funkci „Protect Sheet“ najdete také na záložce „File“. Musíte jít do sekce informací a najít tlačítko „Oprávnění“ s klíčem a zámkem.

Nastavení hesla ve struktuře knihy

Pokud je nastavena ochrana struktury, existuje několik omezení pro práci s dokumentem. S knihou nemůžete dělat následující:

• kopírovat, přejmenovávat, mazat listy uvnitř knihy;
• vytvářet listy;
• otevřené skryté listy;
• kopírovat nebo přesouvat listy do jiných sešitů.

Udělejme několik kroků k zablokování změn struktury.

1. Otevřete kartu „Recenze“ a najděte možnost „Chránit knihu“. Tuto možnost také naleznete v záložce „Soubor“ – sekce „Podrobnosti“, funkce „Oprávnění“.

2. Otevře se okno s výběrem možnosti ochrany a polem pro zadání hesla. Zaškrtněte slovo „Struktura“ a vymyslete heslo. Poté musíte kliknout na tlačítko „OK“.

3. Potvrdíme heslo a struktura knihy bude chráněna.

Jak odstranit heslo v dokumentu aplikace Excel

Ochranu dokumentu, buněk nebo sešitu můžete zrušit na stejném místě, kde byly nainstalovány. Chcete-li například odstranit heslo z dokumentu a zrušit omezení změn, otevřete okno uložení nebo šifrování a vymažte řádky se zadanými hesly. Chcete-li odstranit hesla z listů a knih, musíte otevřít kartu „Review“ a kliknout na příslušná tlačítka. Zobrazí se okno s názvem „Odstranit ochranu“, které bude vyžadovat zadání hesla. Pokud je kód správný, ochrana se zruší a otevřou se akce s buňkami a listy.

Důležité! Pokud je heslo ztraceno, nelze jej obnovit. Program na to vždy upozorní při instalaci kódů. V tomto případě pomohou služby třetích stran, ale jejich použití není vždy bezpečné.

Proč investovat do čističky vzduchu?

Integrovaná ochrana dokumentu aplikace Excel před úpravami je poměrně spolehlivá – heslo nelze obnovit, je předáno důvěryhodným osobám nebo zůstává u tvůrce tabulky. Výhodou ochranných funkcí je, že uživatel může omezit přístup nejen k celé tabulce, ale i k jednotlivým buňkám nebo k úpravám struktury knihy.