Obsah
Data Consolidation je funkce v Excelu, díky které mají uživatelé možnost sloučit data z více tabulek do jedné a také sloučit listy, které jsou ve stejných nebo různých souborech do jednoho.
Oficiální požadavky na tabulky, které jsou nezbytné pro dokončení konsolidace
Možnost s názvem „Konsolidovat“ nebude fungovat, pokud tabulky nesplňují požadavky. Chcete-li úspěšně dokončit postup slučování dat, musíte:
- zkontrolujte, zda v tabulce nejsou prázdné řádky/sloupce, a pokud nějaké jsou, odstraňte je;
- použijte stejné šablony;
- řiďte se názvy sloupců, neměly by se lišit.
Základní konsolidační metody v Excelu
Při spojování dat z různých sestav, tabulek, rozsahů stejného typu do jednoho společného souboru můžete použít několik různých metod. Dvě hlavní metody sumarizace dat budou diskutovány níže: podle pozice a podle kategorie.
- V první variantě jsou data v původních regionech ve stejném pořadí, ve kterém jsou aplikovány identické štítky. Srolováním podle pozice spojíte data ze 3-4 listů, které vycházejí ze stejné šablony, pro kontrolu této metody jsou vhodné například účetní závěrky.
- Ve druhé možnosti: data jsou v náhodném pořadí, ale mají identické štítky. Konsolidujte podle kategorií a zkombinujte data z více listů s různými rozvrženími, ale se stejnými štítky dat.
Důležité! Tato metoda má mnoho společného s tvorbou kontingenční tabulky. Můžete však reorganizovat kategorie v kontingenční tabulce.
- Existuje i třetí způsob, jak data kombinovat – tím je konsolidace pomocí vzorců. Je pravda, že se v praxi používá jen zřídka, protože to uživateli zabírá spoustu času.
Podrobné pokyny pro provádění konsolidace v Excelu
Dále zvážíme nejjednodušší a nejrychlejší způsob konsolidace.
Jak tedy spojit více stolů:
- Nejprve musíte vytvořit nový list, poté jej software automaticky přidá na pravou stranu. V případě potřeby můžete list přetáhnout na jiné místo (například na konec seznamu) pomocí levého tlačítka myši.
- Přidaný list postavte do buňky, se kterou budete pracovat. Poté přejděte na kartu „Data“, najděte sekci „Práce s daty“, klikněte na položku „Konsolidace“.
- Na monitoru se objeví malé okno nastavení.
- Dále budete muset vybrat vhodnou funkci pro spojení dat.
- Po výběru funkce přejděte do pole „Odkaz“ kliknutím do něj. Zde budete muset vybrat rozsah buněk jednu po druhé. K tomu se nejprve přepněte na plech s prvním plátem.
- Poté vyberte talíř spolu s hlavičkou. Ujistěte se, že je vše provedeno správně, a poté klikněte na ikonu „Přidat“. Mimochodem, souřadnice můžete aktualizovat / změnit sami pomocí klávesnice, ale je to nepohodlné.
- Chcete-li vybrat rozsah z nového dokumentu, nejprve jej otevřete v Excelu. Poté spusťte proces slučování v první knize a přepněte se na druhou, vyberte v ní příslušný list a poté vyberte určitou část buněk.
- V důsledku toho se vytvoří první položka v „Seznamu rozsahů“.
- Vraťte se do pole „Link“, odstraňte všechny informace, které obsahuje, a poté přidejte souřadnice zbývajících desek do seznamu rozsahů.
- Zaškrtněte políčka vedle následujících funkcí: „Top Row Labels“, „Left Column Values“, „Generate Links to Source Data“.
- Poté klikněte na „OK“.
- Excel provede proceduru a vytvoří nový dokument podle nastavených parametrů a zvolených funkcí.
V příkladu bylo zvoleno propojení, takže výstup byl seskupen, aby pomohl zobrazit/skrýt detail.
Další informace o používání rozsahů, přidávání a odstraňování odkazů
- Chcete-li použít nový rozsah pro konsolidaci dat, budete muset vybrat možnost „Konsolidovat“, kliknout na pole „Propojení“ a vybrat rozsah nebo vložit odkaz. Po kliknutí na tlačítko „Přidat“ se odkaz objeví v seznamu rozsahů.
- Chcete-li odkaz odstranit, vyberte jej a klikněte na „Odstranit“.
- Chcete-li odkaz změnit, vyberte jej v seznamu rozsahů. Zobrazí se v poli „Odkaz“, kde jej lze aktualizovat. Po dokončení manipulace klikněte na tlačítko „Přidat“. Poté odstraňte starou verzi upraveného odkazu.
Konsolidace dat pomáhá spojit potřebné informace, které jsou přítomny nejen v různých tabulkách a listech, ale i v jiných souborech (knihách). Postup míchání nezabere mnoho času a lze jej snadno začít pomocí pokynů krok za krokem.