Obsah
Ráno si musíte napsat seznam úkolů, stanovit priority… A to je vše, máme zaručený úspěšný den? Bohužel ne. Ne vždy totiž rozumíme tomu, jak rozlišit hlavní od vedlejšího, důležité od naléhavého. Také máme potíže se soustředěním. Obchodní kouč říká, jak to opravit.
„Situace, kdy se mi daří klást své priority do popředí, jsou bohužel spíše normou než výjimkou. Snažím se naplánovat si úkoly na den, vyzdvihnout to hlavní, ale na konci dne se cítím úplně vyčerpaný, protože mě rozptylují hovory, malá fluktuace a schůzky. Nejdůležitější úkoly se nadále odkládají a velkolepé plány na rok zůstávají napsané na cárech papíru. Co můžete udělat, abyste si pomohli?» ptá se Olga, 27 let.
S podobným požadavkem se často setkávám na školeních manažerské efektivity. Klienti se domnívají, že hlavním důvodem jejich problému je nedostatek priorit. Ale ve skutečnosti jsou, jen se na ně člověk moc nesoustředí.
A prvním krokem k řešení tohoto problému je výběr správného nástroje, který bude pracovat na vaší koncentraci. Mělo by přesně odpovídat vašim osobním charakteristikám: musíte vzít v úvahu podmínky své práce a bydliště.
Chcete-li začít, můžete použít několik populárních metod, které jsou již dlouho uznávány jako účinné. Snažím se je doporučovat klientům, se kterými teprve začínáme spolupracovat.
První přístup: Pochopte kritéria hodnocení
Nejprve odpovězte na otázku: Jaká kritéria používáte, když upřednostňujete? Nejčastější odpovědí je kritérium „naléhavosti“. S ním se všechny případy řadí do řady v závislosti na termínu. A teprve poté do výsledného «virtuálního konstruktoru» zabudujeme nové úkoly, posouváme daleko dozadu ty, které lze dokončit později.
Jaké jsou nevýhody tohoto přístupu? Seznam dnešních priorit by měl obsahovat nejen to, co zítra ztratí význam, tedy naléhavé, ale také to, co abstraktně nazýváme „důležité“. To je to, co nás posouvá k dosažení cíle, nebo co odstraňuje vážné překážky na cestě k němu.
A zde mnozí dělají chybu, když kritéria nahrazují. Lakonicky to lze vyjádřit takto: „Je to velmi naléhavé, protože je to velmi důležité! "To je velmi důležité, protože termín je zítra!" Pokud však váš seznam priorit pro daný den neobsahuje úkoly vedoucí k dosažení cílů, které jsou pro vás významné, musíte svůj seznam úkolů pečlivě analyzovat.
Musíte se rozhodnout, jaká kritéria použijete k určení „naléhavosti“ a „důležitosti“ úkolů a zda tyto dva pojmy směšujete.
Druhý přístup: Identifikujte tři kategorie priorit
Jak víte, horizonty plánování jsou různé. Pokud uvažujeme plánovací horizont jednoho dne, pak je lepší postupovat následovně:
- Nastavte jednu nejvyšší prioritu dne. To je úkol, na který dnes vynaložíte maximum svého času a energie;
- Určete tři nebo čtyři věci, kterým dnes strávíte nejméně času a úsilí. Je lepší, když si napíšete, kolik času (pět minut, deset minut) plánujete věnovat konkrétnímu případu. Toto se stane vaším seznamem „poslední priority“.
- Do třetí kategorie bude spadat to, co lze nazvat „případy zbytkového principu“. Budou dokončeny, pokud na ně zbude volný čas. Pokud ale zůstanou nerealizované, nic to neovlivní.
Zde stojíme před otázkou: „Jak nevynaložit maximum energie na „poslední prioritu“ a nevědomky odložit tu „hlavní“? Třetí přístup pomůže odpovědět.
Třetí přístup: Použijte režim pomalého času
Většinu svého pracovního času trávíme v režimu «quick time». Musíme se účastnit rutinních procesů a zpracovávat obrovské množství informací.
„Pomalý čas“ je nejúčinnějším způsobem, jak zastavit rutinní „běhání v kole“. Toto je vědomý pohled do sebe sama a výchozí bod pro hledání odpovědí na otázky: „Co dělám? za co? Co nedělám a proč?
Aby tato metoda fungovala co nejlépe, dodržujte tyto tři pokyny:
- Zadejte do své každodenní rutiny určitý rituál. Mělo by se jednat o opakující se činnost během dne, která vás uvede do režimu „pomalého času“. Může to být přestávka na čaj a pravidelné dřepy. Rituál by neměl trvat déle než 5 minut a umožnit vám být sám. A samozřejmě vám přináší radost a potěšení — pak to neodložíte na zítřek.
- Mějte na paměti, že „pomalý čas“ není jen čas na zábavu, ale také příležitost ke zvýšení spokojenosti s režimem „rychlého času“. A položte si tři otázky: "Jakého výsledku bych měl dnes dosáhnout?", "Jaký je další malý krok k tomuto výsledku, který musím udělat?", "Co mě od toho rozptyluje a jak se nenechat rozptylovat?" Tyto otázky vám pomohou mít na paměti vaše hlavní cíle. A plánování dalších malých krůčků bude výbornou prevencí prokrastinace.
- Používejte režim pomalého času dvakrát až čtyřikrát denně. Čím častěji a silněji vás ovlivňují faktory vnějšího světa, tím častěji byste měli přepínat do tohoto režimu. Tři otázky a pár minut na jedno sezení budou stačit. Hlavním kritériem je, že by vám to mělo dělat radost. Ale pamatujte: používat techniku méně než jednou denně neznamená vůbec ji praktikovat.