Jak najít a odstranit duplikáty v Excelu. 5 způsobů, jak najít a odstranit duplikáty v Excelu

Není žádným tajemstvím, že v Excelu musíte často pracovat s velkými tabulkami, které obsahují obrovské množství informací. Přitom takový objem informací při zpracování může způsobit selhání nebo chybné výpočty při použití různých vzorců nebo filtrování. To je zvláště cítit, když musíte pracovat s finančními informacemi.

Proto, abychom si zjednodušili práci s takovým množstvím informací a eliminovali možnost chyb, rozebereme, jak přesně pracovat s řádky v Excelu a jak je použít k odstranění duplicit. Může to znít složitě, ale přijít na to je ve skutečnosti docela jednoduché, zvláště když je po ruce až pět metod práce s hledáním a odstraňováním duplikátů.

Metoda 1: Ručně odebrat duplicitní řádky

Prvním krokem je zvážit použití nejjednoduššího způsobu řešení duplikátů. Toto je ruční metoda, která zahrnuje použití karty „Data“:

1. Nejprve musíte vybrat všechny buňky tabulky: podržte LMB a vyberte celou oblast buněk.
2. V horní části panelu nástrojů musíte vybrat sekci „Data“, abyste získali přístup ke všem potřebným nástrojům.
3. Pečlivě zvážíme dostupné ikony a vybereme tu, která má dva sloupce buněk vybarvené různými barvami. Pokud na tuto ikonu umístíte ukazatel myši, zobrazí se název „Smazat duplikáty“.
4. Pro efektivní využití všech parametrů této sekce stačí být opatrný a dát si s nastavením čas. Pokud má tabulka například „Záhlaví“, pak nezapomeňte věnovat pozornost položce „Moje data obsahují záhlaví“, musí být zaškrtnuta.

5. Následuje okno, které zobrazuje informace podle sloupců. Musíte vybrat sloupce, u kterých chcete zkontrolovat duplikáty. Nejlepší je vybrat všechny, abyste minimalizovali vynechané záběry.

6. Jakmile je vše připraveno, znovu zkontrolujte označené informace a klikněte na OK.
7. Excel automaticky analyzuje vybrané buňky a odstraní všechny odpovídající možnosti.
8. Po úplné kontrole a odstranění duplikátů z tabulky se v programu objeví okno, ve kterém se zobrazí zpráva, že proces skončil, a informace o tom, kolik odpovídajících řádků bylo odstraněno.

Stačí kliknout na „OK“ a můžete předpokládat, že je vše připraveno. Pečlivě provádějte každou akci a výsledek vás určitě nezklame.

Metoda 2: Odebrání duplikací pomocí inteligentní tabulky

Nyní se blíže podíváme na další užitečnou metodu odstraňování duplikátů, která je založena na použití „chytré tabulky“. Stačí dodržovat tato doporučení:

1. Nejprve vyberte celou tabulku, na kterou chcete použít inteligentní algoritmus automatického zpracování informací.

2. Nyní použijte panel nástrojů, kde musíte vybrat sekci „Domů“ a poté najít „Formátovat jako tabulku“. Tato ikona se obvykle nachází v podsekci „Styly“. Zbývá použít speciální šipku dolů vedle ikony a vybrat styl designu stolu, který se vám nejvíce líbil.

3. Jakmile je vše provedeno správně, objeví se další zpráva o formátování tabulky. Určuje rozsah, pro který bude použita funkce Smart Table. A pokud jste předtím vybrali potřebné buňky, rozsah se zobrazí automaticky a budete jej muset pouze zkontrolovat.

4. Zbývá pouze začít hledat a dále odstraňovat duplicitní řádky. Chcete-li to provést, musíte provést další kroky:
   • umístěte kurzor na libovolnou buňku tabulky;
   • v horním panelu nástrojů vyberte sekci „Návrh tabulky“;
   • hledáme ikonu ve formě dvou sloupců buněk s jinou barvou, když na ně najedete, zobrazí se nápis „Smazat duplikáty“;
   • postupujte podle kroků, které jsme uvedli v první metodě po použití dané ikony.

Dávej pozor! Tato metoda má unikátní vlastnost – díky ní bude možné bez omezení pracovat s tabulkami různých rozsahů. Jakákoli vybraná oblast při práci s Excelem bude pečlivě analyzována na duplikáty.

Metoda 3: Použití filtru

Nyní věnujme pozornost speciální metodě, která vám umožní neodstraňovat duplikáty z tabulky, ale jednoduše je skrýt. Tato metoda ve skutečnosti umožňuje formátovat tabulku tak, aby nic nerušilo vaši další práci s tabulkou a bylo možné vizuálně získat pouze relevantní a užitečné informace. Chcete-li jej implementovat, stačí provést následující kroky:

1. Prvním krokem je vybrat celou tabulku, ve které budete manipulovat, abyste odstranili duplikáty.
2. Nyní přejděte do sekce „Data“ a okamžitě přejděte do podsekce „Filtr“.

3. Jasným znakem aktivace filtru je přítomnost speciálních šipek v záhlaví tabulky, po jejichž stisknutí je stačí použít a uvést informace o duplikátech (například slovo nebo označení ve vyhledávání) .

Můžete tak okamžitě odfiltrovat všechny duplikáty a provádět s nimi další manipulace.

Pokročilý filtr pro nalezení duplikátů v Excelu

Existuje další další způsob použití filtrů v aplikaci Excel, k tomu budete potřebovat:

1. Proveďte všechny kroky předchozí metody.
2. V okně sady nástrojů použijte ikonu „Upřesnit“, která se nachází vedle stejného filtru.

3. Po použití této ikony stačí věnovat pozornost oknu pokročilých nastavení. Tato pokročilá sada nástrojů vám umožní seznámit se s počátečními informacemi:
   • nejprve byste měli zkontrolovat zadaný rozsah tabulky tak, aby odpovídal tomu, co jste si poznamenali;
   • nezapomeňte zaškrtnout políčko „Pouze jedinečné záznamy“;
   • jakmile je vše připraveno, zbývá pouze kliknout na tlačítko „OK“.

4. Jakmile jsou všechna doporučení splněna, stačí se podívat do tabulky a ujistit se, že se již nezobrazují duplikáty. To bude okamžitě viditelné, pokud se podíváte na informace vlevo dole, které odrážejí počet řádků zobrazených na obrazovce.

Důležité! Pokud potřebujete vrátit vše do původní podoby, pak je to co nejjednodušší. Stačí pouze zrušit filtr provedením podobných akcí, které byly uvedeny v pokynu metody.

Metoda 4: Podmíněné formátování

Podmíněné formátování je speciální sada nástrojů, která se používá při řešení mnoha problémů. Tento nástroj můžete použít k vyhledání a odstranění duplikátů v tabulce. Chcete-li to provést, budete muset provést následující:

1. Stejně jako dříve budete muset nejprve vybrat buňky tabulky, které chcete formátovat.
2. Nyní byste měli přejít na kartu „Domů“ a najít speciální ikonu „Podmíněné formátování“, která se nachází v podsekci „Styly“.

3. Po dokončení kroků budete mít přístup k oknu s názvem „Pravidla výběru buněk“, poté musíte vybrat položku „Duplicitní hodnoty“.

4. Nezapomeňte věnovat pozornost nastavení formátování, měla by zůstat beze změny. Jediné, co lze změnit, je barevné kódování podle vašich preferencí. Jakmile je vše připraveno, můžete kliknout na „OK“.

5. Díky takovým akcím můžete všechny duplikáty zvýraznit jinou barvou a v budoucnu s nimi začít pracovat.

Pozor! Hlavní nevýhodou této metody je, že při použití takové funkce jsou označeny naprosto všechny stejné hodnoty, a nejen ty možnosti, kde se shoduje celý řetězec. Stojí za to pamatovat si tuto nuanci, abyste se vyhnuli problémům s vizuálním vnímáním a přesně pochopili, jak jednat a na co věnovat pozornost.

Metoda 5: Vzorec pro odstranění duplicitních řádků

Tato metoda je ze všech uvedených nejobtížnější, protože je určena výhradně těm uživatelům, kteří rozumí funkcím a vlastnostem tohoto programu. Koneckonců, metoda zahrnuje použití složitého vzorce. Vypadá to takto: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Nyní se musíte rozhodnout, jak přesně ji použít a kde ji aplikovat:

1. Prvním krokem je přidání nového sloupce, který bude věnován výhradně duplikátům.

2. Выделите верхнюю ячейку a ведите в нее формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Nyní vyberte celý sloupec pro duplikáty, aniž byste se dotkli záhlaví.

• Umístěte kurzor na konec vzorce, jen buďte opatrní s touto položkou, protože vzorec není vždy jasně viditelný v buňce, je lepší použít horní vyhledávací lištu a pečlivě se podívat na správné umístění kurzoru.
• Po nastavení kurzoru musíte stisknout tlačítko F2 na klávesnici.
• Poté musíte stisknout kombinaci kláves „Ctrl + Shift + Enter“.

4. Díky provedeným akcím bude možné správně vyplnit vzorec potřebnými informacemi z tabulky.

Hledání shod pomocí příkazu Najít

Nyní stojí za zvážení další zajímavá možnost hledání duplikátů. Zejména pro takovou metodu budete potřebovat další vzorec, který vypadá takto: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

Dodatečné informace! V tomto vzorci A2 znamená značku první buňky z oblasti, ve které plánujete hledat. Jakmile je vzorec zadán do první buňky, můžete přetáhnout hodnotu a získat potřebné informace. Díky těmto akcím bude možné distribuovat informace na „PRAVDA“ a „NEPRAVDA“. A pokud potřebujete hledat v omezené oblasti, pak označte rozsah vyhledávání a nezapomeňte tato označení zajistit znakem $, který potvrdí odevzdání a učiní z něj základ.

Pokud nejste spokojeni s informacemi ve tvaru „PRAVDA“ nebo „NEPRAVDA“, doporučujeme použít následující vzorec, který informace strukturuje: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;”Duplikovat”;”Unikátní”). Správné provedení všech akcí vám umožní získat všechny potřebné akce a rychle se vypořádat s existujícími duplicitními informacemi.

Jak používat kontingenční tabulku k nalezení duplikátů

Další metodou použití funkcí aplikace Excel k nalezení duplikátů je kontingenční tabulka. Pravda, abyste jej mohli používat, stále potřebujete základní znalosti o všech funkcích programu. Pokud jde o hlavní akce, vypadají takto:

1. Prvním krokem je vytvoření rozvržení tabulky.
2. Musíte použít stejné pole jako informace pro řetězce a hodnoty.
3. Vybraná shodná slova se stanou základem pro automatické počítání duplikátů. Jen nezapomeňte, že základem funkce počítání je příkaz „COUNT“. Pro další pochopení mějte na paměti, že všechny hodnoty, které překročí hodnotu 1, budou duplicitní.

Věnujte pozornost snímku obrazovky, který ukazuje příklad takové metody.

Hlavním rozlišovacím bodem této metody je absence jakýchkoli vzorců. Může být bezpečně přijat, ale nejprve byste si měli prostudovat vlastnosti a nuance použití kontingenční tabulky.

Proč investovat do čističky vzduchu?

Nyní máte všechny potřebné informace týkající se způsobů použití vyhledávání a odstraňování duplikátů a také doporučení a tipy, které vám pomohou problém rychle vyřešit.