Obsah
Mnoho začínajících uživatelů Excelu je obeznámeno s problémem, že je extrémně nepohodlné umístit velké množství informací do buněk, v budoucnu není kam zanechat poznámku. Ve skutečnosti je to docela jednoduché, aniž byste narušili celkový vzhled tabulky. K tomu jsou poznámky.
Práce s poznámkami
Poznámky jsou další předpisy pro vybrané buňky. Nejčastěji jsou textové a obsahují konkrétní komentář jednoho z autorů tabulky. Kromě textu můžete do zobrazeného pole přidat obrázek. Chcete-li však k buňce připojit požadovaný komentář nebo obrázek, musíte se naučit vytvářet jednoduché textové značky, zobrazovat je a upravovat.. Poté můžete přejít k pokročilému nastavení.
Tvorba
Proces vytváření poznámek je poměrně jednoduchý a skládá se z několika kroků:
- Vyberte buňku z tabulky pomocí myši. Klikněte na něj pravým tlačítkem.
- V zobrazené kontextové nabídce vyberte funkci „Vložit poznámku“.
- Poté se na straně vybrané buňky objeví volné pole. Horní řádek bude obsazen výchozím uživatelským jménem.
Do volného pole můžete zadat libovolné textové informace. Chcete-li komentář skrýt, musíte kliknout pravým tlačítkem na buňku a vybrat funkci „Skrýt komentář“. Poté bude k dispozici ke čtení na odkazu označeném červeným rohem.
přezkoumání
Komentáře pro různé buňky můžete zobrazit tak, že na každou z nich najedete kurzorem myši. Poté se automaticky objeví text s poznámkou. Aby pole komentáře zmizelo, musíte přesunout kurzor na jiné místo.
Odborná rada! Pokud je tabulka velká a obsahuje mnoho poznámek vázaných na různé buňky, můžete mezi nimi přepínat na kartě „Recenze“. K tomu slouží tlačítka „Předchozí“ a „Další“.
Editace
Poměrně často nastávají situace, kdy je potřeba změnit obsah okna pro další komentáře. Můžete to provést pomocí několika kroků:
- Nejprve klikněte pravým tlačítkem myši na buňku se skrytým textem.
- V seznamu, který se zobrazí, vyberte funkci „Upravit poznámku“.
- Mělo by se otevřít okno, ve kterém můžete upravovat text, přidávat do něj obrázky, zvětšovat nebo zmenšovat pole komentáře.
Nastavení můžete dokončit kliknutím kamkoli do tabulky mimo pole pro další text.
Další možností úpravy komentářů k buňce je karta Recenze. Zde musíte najít sadu nástrojů pro poznámky a kliknout na tlačítko „Upravit“.
Přidání obrázku
Jednou ze zajímavých funkcí poznámek v Excelu je přidávání obrázků, které vyskočí, když najedete na vybrané buňky. Chcete-li přidat obrázek, musíte provést několik akcí:
- Zpočátku musíte do vybrané buňky přidat další podpis.
- Přejděte do procesu úpravy poznámky a nasměrujte kurzor myši na jeden z okrajů buňky. Důležité je nasměrovat jej na místo, kde se objeví ikona se čtyřmi šipkami, které se rozcházejí v různých směrech.
- Na tuto ikonu musíte kliknout pravým tlačítkem myši a ze zobrazené nabídky vybrat funkci „Formát poznámky“.
- Před uživatelem by se mělo objevit okno pro úpravu informací. Měli byste najít kartu „Barvy a čáry“ a přepnout na ni.
- Klikněte na rozevírací seznam s názvem „Barva“ a úplně dole v seznamu, který se zobrazí, vyberte funkci „Metody výplně“.
- Mělo by se objevit nové okno, ve kterém musíte přejít na kartu „Výkres“. Uvnitř této záložky klikněte na tlačítko se stejným názvem.
- Zobrazí se okno „Vložit obrázky“, ve kterém je třeba vybrat jednu ze tří možností: nahrát obrázek z OneDrive, vyhledat obrázek pomocí Bingu, nahrát obrázek z počítače. Nejjednodušší způsob je nahrát z počítače, kde se dokument nachází.
- Po výběru obrázku se automaticky přepne do předchozího okna, ve kterém bude zobrazen vybraný obrázek. Zde musíte zaškrtnout políčko vedle funkce „Zachovat proporce obrázku“.
- Po kliknutí na tlačítko „OK“ se otevře úvodní okno pro formátování poznámky. V této fázi musíte poznámku s obrázkem svázat s původně vybranou buňkou. Chcete-li to provést, přejděte na kartu „Ochrana“ a zrušte zaškrtnutí políčka vedle položky „Chráněný objekt“.
- Dále musíte přejít na kartu „Vlastnosti“, zaškrtnout políčko vedle položky pro přesun a změnu objektů spolu s buňkami. Klikněte na tlačítko „OK“.
Pro zvětšení obrázku je nutné roztáhnout pole obecné poznámky v různých směrech.
Mazání poznámky
Odebrání přidaného podpisu je jednodušší než instalace nového nebo jeho úprava. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši na buňku s dalším popisem. Z místní nabídky aktivujte příkaz „Smazat poznámku“.
Druhý způsob, jak odstranit další štítek k vybrané buňce, je pomocí funkce „Review“. Před výběrem této možnosti musíte buňku označit myší. Nakonec klikněte na tlačítko smazat další informace.
Jak podepsat poznámku v Excelu
Pokud jsou v jednom sdíleném dokumentu Excel všechny dodatečné úpravy nad buňkami zapsány různými uživateli bez individuálních podpisů, bude extrémně obtížné najít autora určitých položek. Titulek poznámky vám umožňuje uspořádat data. Chcete-li ji ponechat nad určitou úpravou buňky, musíte provést několik akcí:
- Vyberte jednu z položek hlavního menu „Soubor“.
- Jdi do nastavení".
- Přejděte na kartu „Obecné“.
- V dolní části stránky se objeví volné pole, do kterého musíte zadat jméno uživatele, který v buňce zanechal komentář.
Jak najít poznámku v Excelu
Pokud je dokument velmi rozsáhlý, může nastat situace, kdy potřebujete rychle najít konkrétní komentář. Udělej to možným. Pokyny pro nalezení požadovaného popisu nebo štítku:
- Přejděte na kartu „Domů“.
- Přejděte do sekce „Najít a vybrat“.
- Klikněte na tlačítko „Nastavení“.
- Najděte možnost vybrat „Rozsah vyhledávání“.
- Nastavte hodnotu na Poznámka.
- Klikněte na tlačítko „Najít vše“.
Poté se před uživatelem objeví seznam s buňkami podle nastaveného parametru.
Zobrazení a skrytí poznámky
Pokud chcete, můžete poznámky zcela skrýt, aby při čtení hlavního dokumentu nebyly nápadné, nebo deaktivovat funkci skrytí, pokud byla dříve aktivována. Chcete-li to provést, musíte provést několik jednoduchých kroků:
- Přejděte na obecná nastavení na kartě „Soubor“, poté na „Možnosti“ a přejděte do části „Upřesnit“.
- Najděte sekci „Obrazovka“.
- Zaškrtněte políčko vedle funkce „Poznámky a indikátory“.
- Klikněte na tlačítko „OK“. Poté budou skryté poznámky vždy zobrazeny. Chcete-li je zcela skrýt, musíte zaškrtnout políčko vedle funkce „Žádné poznámky, žádné indikátory“.
Odborná rada! Excel má možnost zobrazit pouze jednotlivé komentáře. Chcete-li tuto funkci povolit, musíte kliknout pravým tlačítkem myši na buňku s dalším popisem a kliknout na tlačítko „Zobrazit poznámky“. Budou se tedy trvale zobrazovat pouze ve vybraných buňkách. Prostřednictvím stejné kontextové nabídky můžete krátký popis na požadovaných místech zcela skrýt.
Kopírování poznámky do jiných buněk
Pokud již byla poznámka vytvořena, můžete ji zkopírovat do jiné buňky, abyste již nepsali text znovu. Chcete-li to provést, postupujte podle jednoduchého návodu:
- Klepnutím pravým tlačítkem myši vyberte buňku v dokumentu, ke které je připojen stručný popis nebo změna.
- Z místní nabídky vyberte funkci „Kopírovat“.
- Najděte buňku, ke které chcete zkopírovanou poznámku svázat, vyberte ji kliknutím levého tlačítka myši.
- Přejděte na kartu „Domů“, poté vyberte „Schránka“ a klikněte na tlačítko „Vložit“.
- Před uživatelem se objeví seznam příkazů. Zajímavostí je „Vložit speciál“. Po kliknutí na něj vyskočí samostatné okno pro nastavení, kde je potřeba zaškrtnout políčko u poznámek. Zbývá uložit změny kliknutím na „OK“.
Jak vytisknout list s poznámkami
Pokud neprovedete určité úpravy, standardně se dokumenty Excel tisknou bez poznámek. Chcete-li je přidat do výtisku, musíte nakonfigurovat program:
- Přejděte do části „Rozvržení stránky“.
- Přejděte na kartu „Nastavení stránky“ a klikněte na „Tisk záhlaví“.
- Otevře se okno s jednotlivými položkami pro tisk. Naproti slovu „Poznámky“ je můžete přidat do výtisku nebo nechat tuto akci zrušenou.
Odborná rada! Při přidávání poznámek k tisku existují dvě možnosti jejich zobrazení na vytištěném dokumentu. Pokud vyberete „Na konci listu“ – zobrazí se úplně dole na stránce. Můžete zvolit možnost „Jako na list“ – poznámky budou vytištěny tak, jak jsou uvedeny v elektronické verzi dokumentu.
Změna uživatelského jména při vytváření poznámek
Při práci v Excelu se zapnutým sdílením se při vytváření poznámek neuvádí jméno uživatele, který je zanechává. Chcete-li ji změnit na svou vlastní přezdívku, musíte provést několik kroků:
- V levém horním rohu klikněte na záložku „Soubor“.
- Přejděte do části „Nastavení“, „Obecné“.
- V zobrazené nabídce vyberte „Uživatelské jméno“.
- Před uživatelem se otevře volné pole, do kterého je nutné zapsat požadované jméno.
Příklady použití poznámek v Excelu
Abyste pochopili, jak užitečné mohou být další komentáře k buňce v excelové tabulce, doporučujeme zvážit několik praktických příkladů ze zkušeností jiných uživatelů:
- Když mají zaměstnanci jedné společnosti společnou pracovní základnu zaznamenanou v dokumentu Excel, kolegové pracující na stejné stránce ve směnách mohou zanechat komentáře jako posunovači, dávat pokyny, vyměňovat si určité informace.
- Umístění fotografií – pokud tabulka obsahuje údaje o určitých osobách, obrázky jakýchkoli předmětů, pokud se jedná o jejich uložení, prodej.
- Vysvětlivky ke vzorcům, které zjednoduší další výpočty, výpočty.
Pokud zanecháte komentáře správným způsobem – tak, aby se objevily ve správný čas a nepřekážely ostatním uživatelům při práci, můžete výrazně zvýšit produktivitu práce související s tabulkami v Excelu.
Videonávody na poznámky v Excelu
Výše uvedené pokyny vám pomohou pochopit základy vytváření, úprav, prohlížení, pokročilého nastavení komentářů k buňkám v excelové tabulce. Pokud však narazíte na nějaké potíže, potíže s určitými akcemi týkajícími se poznámek, doporučujeme se podívat na tréninková videa. Obsahují podrobné pokyny pro provádění různých operací s komentáři buněk.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Vytváření, úpravy a prohlížení komentářů k různým buňkám v Excelu není tak složité, jak by se na první pohled mohlo zdát. Bude užitečné mít takové dovednosti nejen pro lidi, kteří pracují ve velkých organizacích, sledují něco pomocí tabulek, ale také pro jednotlivé uživatele, kteří pracují v Excelu pro sebe. Nesmíme zapomenout, že do pole poznámky můžete přidávat nejen text, ale i obrázky, což značně zvyšuje jejich využitelnost při práci.