Na dálku na Univerzitě praktické psychologie pracujeme na různých metodách sebeorganizace a zvyšování efektivity. Včetně toho, jak správně stanovit priority.
Proč upřednostňovat.
První důvod je zřejmý: nejdříve udělat to nejdůležitější. Druhý důvod je méně zřejmý: abyste v kteroukoli danou chvíli přesně věděli, jaké podnikání nyní děláte. Aby nebylo na výběr, protože právě ve chvíli volby začíná házení, výmluvy, myšlenky typu „měl bych jít pít čaj“ a tak dále.
Pryč s házením, stanovte si priority.
Chci se s vámi podělit o můj autorský způsob upřednostňování, nikde jinde se o této metodě nedočtete. Podle mého názoru je to nejefektivnější způsob stanovení priorit, ale má to jednu nevýhodu. Vyžaduje to znalost vyšší matematiky pro druhý stupeň, respektive schopnost násobit a dělit.
Tak si to představte máte seznam úkolů. Dovolte mi načrtnout příklad:
- Natočte video pro web
- Objednejte si počítačový stůl
- Odpovězte na urgentní e-maily
- Demontujte krabici ve skříni
No, to je asi takový seznam, který jsem vzal ze stropu. Dále vyhodnotíme význam každého případu. Význam se bude skládat ze tří parametrů:
- Význam Jak důležité je to udělat? Stane se něco hrozného, když se rozhodnete to nedělat vůbec? Jak moc závisí na jeho realizaci?
- Naléhavost — Jak rychle by to mělo být provedeno? Zahodit všechno a prostě to udělat? Nebo když to uděláte do týdne, je to v podstatě normální?
- Komplexita — Jak dlouho bude tato práce trvat? Potřebuji vyjednávat a komunikovat s ostatními lidmi, abych toho dosáhl? Do jaké míry je to emocionálně a morálně jednoduché, nebo naopak složité a nepříjemné?
Ohodnoťte všechny případy na těchto třech parametrech na stupnici od 1 do 10 v pořadí důležitosti – naléhavosti – obtížnosti. Nakonec skončíte s něčím takovým:
- Natočte video pro web 8 6 7
- Objednejte si počítačový stůl 6 2 3
- Odpovědět na naléhavé e-maily 7 9 2
- Demontujte krabici ve skříni 2 2 6
Všechny případy jsou tedy hodnoceny podle tří kritérií Důležitost-Naléhavost-Složitost, ale zatím nebude možné upřednostňovat, protože stále není jasné, které případy dát na první místo, důležité nebo naléhavé? Nebo možná nejdříve ty nejjednodušší, aby byly rychle hotové a aby neodváděly pozornost?
K upřednostnění Předpokládáme konečný význam každého případu.
Význam = Důležitost * Naléhavost / Složitost
Vynásobte důležitost naléhavostí a vydělte složitostí. Takže úplně nahoře budeme mít věci, které jsou velmi důležité a velmi naléhavé, a přitom jsou velmi jednoduché. No, naopak. A náš seznam bude vypadat takto:
- Natočte video pro web 8 * 6 / 7 = 6.9
- Objednejte počítačový stůl 6 * 2 / 3 = 4.0
- Odpovědět na urgentní e-maily 7 * 9 / 2 = 31.5
- Rozeberte krabici ve skříni 2 * 2 / 6 = 0.7
K výpočtu jsem použil kalkulačku a zaokrouhlil hodnoty na desetiny, taková přesnost bude dostačující. Nyní tedy vidíme, jak snadné je uspořádat věci podle priority:
- Odpovědi na urgentní e-maily 31.5
- Natočte video pro stránky 6.9
- Objednejte si počítačový stůl 4.0
- Demontujte krabici ve skříni 0.7
Nejlepší na tomto postupu je, že ano nejsou nutná žádná složitá rozhodnutí, existuje připravený algoritmus, který bude vždy správně upřednostňovat. Vaším úkolem je pouze adekvátně posoudit důležitost, naléhavost a složitost případu přebírá technika.
Tímto způsobem upřednostňujte seznam, který jste provedli v předchozím úkoluabychom se ujistili, že to není jen jednoduché, ale že konečný seznam je zcela adekvátní. Na prvních místech jsou věci, které je opravdu rozumné dělat na prvním místě.