Obsah
Time management «S prací, kterou mám a jsem uvězněn na zbytečné schůzce»
Ekonom Pilar Lloret vysvětluje v «30minutových schůzkách», jak tyto pracovní schůzky optimalizovat na maximum
Pokud když vás v práci upozorní na novou schůzku, bezstarostně a rezignovaně odfrknete, něco není v pořádku. Tyto pracovní schůzky by měly být nástroji ke zlepšení naší profesionální práce a mnohokrát skončí jako pouhá ztráta času.
Tato situace - mnohem častější, než se zdá - byla tím, co ekonoma motivovalo Pilar Lloret, specializující se na podnikání a analýzu rizik, psát «30minutová setkání», kniha, ve které prostřednictvím jasných pokynů a rad navrhuje způsob, jak zvýšit účinnost těchto setkání, a tím naplnit svůj cíl.
Mluvili jsme s autorkou a požádali ji o klíče, abychom přestali ztrácet čas a maximálně využili schůzek, kterých jsme se nuceni účastnit:
Proč je organizace při plánování schůzky tak důležitá?
Pokud nebudeme mít dobré plánování a organizaci, cíle nebudou jasné, ani body, o nichž se bude diskutovat, ani čas, který je k dispozici ... Proto budeme nekontrolované trvání a nesplníme očekávání účastníků. Můžeme být frustrovaní a bude to ztráta času každého.
Jaké negativní důsledky může mít setkání, které je špatně naplánováno a při kterém není dosaženo požadovaného účelu?
Kromě nákladů z ekonomického hlediska generuje účast na schůzkách špatně naplánovaných a po 90, 60 nebo 30 minutách nedojde k žádnému závěru. negativní vnímání a odrazování mezi účastníky. A pokud tato situace pokračuje, je snadné, že se po čase dostaneme do stresu a přemýšlíme „s prací, kterou mám, a musím se zúčastnit zbytečné schůzky“.
Má také negativní vliv na názor účastníků na organizátora, který je ve většině případů obvykle šéf.
Proč je 30 minut optimální doba trvání schůzky?
30 minut je výzva, kterou v knize představuji na základě svých vlastních zkušeností s organizováním schůzek, které fungují. Zřejmě jsou schůzky, které budou potřebovat více času, jiné, ve kterých lze váš cíl zachytit i za méně času, a samozřejmě při nějaké příležitosti lze například 30 nebo dokonce 60 minut samotné schůzky nahradit hovorem nebo e-mailem.
Jak funguje postava rozhodovatele, o kterém v knize mluvíte?
Když mluvíme o účastnících 30minutové schůzky, musí to být jasné ideální počet by neměl překročit maximálně pět lidí. A vaše volba musí být správná. Můžeme rozlišit postavy moderátora, koordinátora, sekretářky (mohou to být stejné osoby) a účastníků. V zásadě je rozhodování na schůzce 30 minut a maximálně pěti lidí konsensuální a nemělo by vytvářet konflikt.
Jak bychom měli uspořádat schůzku, aby byla co nejefektivnější?
Do pěti bodů můžeme shrnout, jak schůzku zorganizovat, a to následovně. První by byl definovat cíl a požadovaný výsledek schůzky. Druhý, vybrat správné účastníky. Třetí je naplánovat schůzku; Mimo jiné sepište program, vyberte místo konání, čas zahájení a dobu trvání a pošlete jej spolu s klíčovými dokumenty schůzky zájemcům v dostatečném časovém předstihu, aby ji mohli připravit.
Začtvrté, musíme vzít v úvahu konstrukce struktury schůzky, tj. provozní pravidla a samozřejmě to, jak je 30 minut, po které schůzka trvá, strukturováno podle obsahu. Nakonec je důležité vytvořit a sledování schůzky. Zajistěte, aby byli všichni účastníci informováni o uzavřených dohodách a v případě, že bude nutné provést jakoukoli následnou akci, jaké úkoly jsou každému přiřazeny a doba provedení