Všichni musíme komunikovat s ostatními o pracovních záležitostech. Pro dosažení dobrého výsledku je důležité umět správně sdělovat informace zaměstnancům, správně formulovat požadavky, přání a připomínky. Zde je uvedeno, co dělat a co nedělat.
Možná jste sami více než jednou začali svou žádost nebo úkol slovy „Potřebuji tě“, zejména v rozhovorech s podřízenými. Bohužel to není nejlepší způsob, jak delegovat povinnosti a obecně komunikovat s kolegy. A právě proto.
Tím se omezí možnost adekvátní zpětné vazby
Podle organizační psycholožky Laury Gallagherové při oslovování kolegy nebo podřízeného slovy „Potřebuji tě“ nenecháváme v dialogu prostor pro diskusi. Ale možná partner nesouhlasí s vaší objednávkou. Možná nemá čas, nebo má naopak obsáhlejší informace a ví, jak problém efektivněji řešit. Ale prostě tomu člověku nedáme šanci promluvit (i když to pravděpodobně děláme nevědomě).
Místo „Potřebuji tě“ Gallagher radí obrátit se na kolegu se slovy: „Chtěl bych, abyste udělal to a to. Co myslíš?" nebo „Narazili jsme na tento problém. Máte nějaké možnosti, jak to vyřešit?“. To je důležité zejména v případech, kdy zpětná vazba od zaměstnance ovlivňuje celkový výsledek. Neukládejte své rozhodnutí partnerovi, nejprve jej nechte mluvit.
Nedává kolegovi šanci cítit se důležitý.
„Úkol, který zadáte zaměstnanci, mu bere čas a zdroje. Obecně to ovlivňuje, jak bude plynout pracovní den člověka,“ vysvětluje Loris Brown, expertka na vzdělávání dospělých. „Při předávání úkolů kolegům však mnozí obvykle neberou v úvahu své priority a to, jak nový úkol ovlivní realizaci všeho ostatního.
Navíc „Potřebuji tě“ je vždy o nás a našich prioritách. Zní to dost nestydatě a neslušně. Aby zaměstnanci vyšli vstříc vašim potřebám, je důležité je motivovat a ukázat jim, jak splnění úkolu ovlivní celkové výsledky.“
Většina z nás má navíc vysokou potřebu komunikace a sociálních kontaktů a lidé obvykle rádi dělají něco, co bude přínosem pro celou jejich sociální skupinu. „Ukažte, že váš úkol je důležitý pro obecné dobro, a ten člověk to udělá ochotněji,“ poznamenává odborník.
V každém případě se postavte na místo druhé strany – měli byste chuť pomoci?
Pokud kolegové ignorují vaše požadavky, přemýšlejte o tom: možná jste předtím udělali něco špatně – například jste zneužili jejich čas nebo vůbec nevyužili výsledky jejich práce.
Abyste tomu zabránili, snažte se vždy jasně uvést, s čím potřebujete pomoc. Například: „Pozítřek v 9:00 mám prezentaci v kanceláři klienta. Budu Vám vděčný, když report pošlete zítra do 17:00, abych si ho mohl projít a doplnit prezentaci o aktuální údaje. Co myslíte, půjde to?
A pokud si zvolíte možnosti formulování svého požadavku nebo pokynu, v každém případě se postavte na místo druhé strany — měli byste chuť pomoci?