Nevíte, jak stanovit priority? Použijte tuto jednoduchou metodu

Svět už dávno vykročil kupředu jak z hlediska životních podmínek, tak z hlediska postojů ke každodennímu životu. Nebylo by snadné našim babičkám vysvětlit, že na nic nemáme čas, protože všechno musely zvládat — pracovat, vést domácnost, živit rodinu. Ale v moderním světě jsou čas, flexibilita a různé dovednosti ceněnější než schopnost prát „v díře“. Mytí a mytí nádobí se totiž dnes dá „delegovat“ na domácí spotřebiče (a pak musí někdo nakládat špinavé prádlo do bubnu a po umytí utírat nádobí), ale důležitější úkoly pro život ne.

Abychom se nestali obětí „blokací“, stojí za to naučit se oddělovat úkoly podle priority provedení (pokud mluvíme o profesionálních povinnostech) a podle pravdy touhy v tuto chvíli (pokud například přemýšlíme o tom, jak strávit den).

K rozdělení úkolů je vhodné použít plánovací techniku ​​— Eisenhowerovu matici. Je to docela snadné vytvořit. Napíšeme si seznam úkolů a u každého označíme: je to důležité nebo ne? Naléhavé nebo ne? A nakreslete tabulku takto:

Kvadrant A – důležité a naléhavé záležitosti

Zde jsou úkoly, které, pokud nejsou splněny, ohrožují vaše cíle a problémy související se zdravím. Například naléhavé dopisy, projekty, které vyžadují naléhavé doručení, ostrá bolest nebo zhoršení stavu.

Při ideálním plánování zůstává tento kvadrant prázdný, protože se vám nehromadí úkoly, které bude nutné řešit ve spěchu. Není děsivé, když se zde nějaké body objeví, důležité je, aby jich bylo málo. V opačném případě budete muset revidovat seznam lhůt a případů.

Kvadrant B – důležitý, ale ne naléhavý

Často je to naše hlavní činnost: důležité případy, které nemají uzávěrky, což znamená, že na nich můžeme pracovat v uvolněném režimu. Jedná se o cíle, které vyžadují plánování a jsou zaměřeny na strategický rozvoj. Nebo věci související se seberozvojem a udržováním sociálních vazeb, například: poslechnout si přednášku nebo jít do posilovny, setkat se s přáteli, zavolat příbuzným.

Musíte být opatrní, protože pokud zdržíte plnění úkolů z tohoto kvadrantu, mohou se „přesunout“ do kvadrantu A.

Kvadrant C – naléhavý, ale ne důležitý

Mluvíme o rozptýlení: plnění úkolů tohoto kvadrantu nepomáhá k dosažení cíle, ale naopak vám brání soustředit se na to, co je skutečně důležité, snižuje efektivitu a vyčerpává vás. Nejčastěji se jedná o rutinní úkony, které nám však nemilosrdně „sežerou“ drahocenný čas.

Delegování nám pomůže se s nimi vypořádat: například když doma doděláváte reportáž, můžete požádat partnera, aby venčil psa nebo zaplatil účty. Hlavní věcí je nezaměňovat je s úkoly, které by měly být v kvadrantu A: ujistěte se, že úkoly opravdu nejsou důležité.

Kvadrant D – věci, které nejsou naléhavé a nedůležité

Toto je nesmírně zajímavý kvadrant: shromažďují se zde věci, které nejsou užitečné, ale máme je strašně rádi. Může to být například studium různých stránek a čtení zpráv v instant messengerech – čemu obvykle říkáme „někdy si potřebuješ odpočinout“. Tyto činnosti často ubírají čas od jiných úkolů.

To neznamená, že byste měli úplně opustit zábavu, ale musíte udržovat rovnováhu záležitostí v každém kvadrantu. Pokud máte za pár dní důležitou prezentaci a pak trávíte čas věcmi z kvadrantu D, později riskujete, že budete v kvadrantu A čelit spěchu.

Na příkladu matice je vidět, že pro každého z nás je důležité umět delegovat a umět požádat o pomoc. Ne vždy nás to v očích ostatních činí slabými. Tento přístup spíše naznačuje, že jsme schopni adekvátně posoudit své schopnosti a alokovat čas a zdroje.

A co prokrastinace?

Někdy se to stane takto: věcí je po krk, ale vy si nechcete nic vzít na sebe, tak neděláte vůbec nic. Procházení kanálů sociálních médií nebo držení se série. To vše je velmi podobné prokrastinaci — tendenci neustále odkládat i důležité a naléhavé věci.

Prokrastinace není synonymem lenosti, natož odpočinku. Když je člověk líný, neprožívá negativní emoce a nepotýká se s nepříjemnými následky. Při odpočinku doplňuje energetické zásoby a nabíjí se pozitivními emocemi. A ve stavu prokrastinace plýtváme energií na nesmyslné činnosti a odkládáme důležité věci na poslední chvíli. V důsledku toho neděláme všechno nebo neděláme to, co potřebujeme, ale děláme to špatně, a to snižuje naše sebevědomí, vede k pocitům viny, stresu a ztrátě produktivity.

K prokrastinaci mají větší sklony úzkostliví lidé a perfekcionisté, kteří se raději ujmou nějakého úkolu úplně nebo jej budou neustále odkládat, pokud nedokážou dokončit svůj plán dostatečně dokonale pro svůj obraz světa. V situacích, jako je tato, může pomoci dobré plánování věcí, nalezení důvěryhodné osoby, která je prohlédne, a práce se sekundárními výhodami. To znamená, že stojí za to položit si otázku: co mi způsobuje zpoždění záležitostí? co z toho mám?

Pokud máte potíže s plánováním a plněním úkolů a máte podezření, že na vině je i prokrastinace, zkuste spolupracovat s odborníkem na sebeúctu a sebevědomí, na strach z toho, že nebudete dokonalí a uděláte chyby. Poté pro vás bude mnohem snazší strukturovat svůj život.