Obsah
Experimenty z nás dělají hrdiny.
(Blikat)
I když nástroj Okamžité plnění (Výplň bleskem) se v Excelu objevil od verze 2013, ale z nějakého důvodu tato skutečnost zůstala pro mnoho uživatelů nepovšimnuta. A naprosto marně. V mnoha případech se ukazuje, že je jednodušší, snadnější a rychlejší než podobná řešení založená na vzorcích nebo makrech. Podle mých zkušeností toto téma na školeních způsobuje neustálé „wow!“ publikum – bez ohledu na pokrok a/nebo únavu posluchačů.
Mechanismus fungování tohoto nástroje je jednoduchý: pokud máte jeden nebo více sloupců s počátečními údaji a začnete je psát vedle sebe do dalšího sloupce, ale v nějaké upravené podobě, kterou potřebujete, dříve nebo později vám Excel napoví, že je připraven pokračovat dále za vás:
K odhalení logiky (vzoru, vzoru) transformace a spuštění této funkce Excelu obvykle stačí ručně zadat první 1-3 výsledné hodnoty. Pokud vám navrhovaná možnost vyhovuje, stačí kliknout vstoupit – a zbytek seznamu bude okamžitě dokončen.
Pokud jste již zadali první 2-3 hodnoty a pokračování se stále nezobrazuje, můžete proces vynutit klávesovou zkratkou Ctrl+E nebo použijte tlačítko Okamžité plnění (Výplň bleskem) Karta Data (Datum):
Podívejme se na pár příkladů, jak lze tento nástroj využít v praxi, abychom pochopili jeho schopnosti.
Extrahování slov z textu a permutace
Napsat vzorec, který vyjme z textu v buňce například třetí slovo, není žádná maličkost. Pomocí analyzujte frázi mezerou do různých sloupců Data – Text po sloupcích (Data — Text do sloupců) Také to není rychlé. S okamžitým plněním to jde snadno a krásně. Kromě toho můžete současně měnit extrahovaná slova na místech a kombinovat je v libovolném pořadí:
Rozdělení textu podle rejstříku
Pro zvýraznění slov pro okamžité vyplnění není absolutně nutné mít mezeru. Jakýkoli jiný oddělovač bude fungovat dobře, například čárka nebo středník po importu souboru CSV. Co je ale opravdu super je, že oddělovač nemusí být vůbec – stačí jen velká písmena:
Implementovat takové vzorce je velmi obtížné. Pokud bez okamžitého plnění, pak pomůže pouze makro.
Lepení textu
Pokud umíte dělit, pak můžete lepit! Instant Fill pro vás snadno sestaví dlouhou frázi z několika fragmentů a proloží je potřebnými mezerami, čárkami, spojeními nebo slovy:
Extrahování jednotlivých znaků
Obvykle se k vytažení jednotlivých znaků a podřetězců v Excelu používají funkce LEVSIMV (VLEVO, ODJET), PRÁVO (ŽE JO), PSTR (střední) a podobně, ale okamžité plnění tento problém snadno vyřeší. Klasickým příkladem je vytvoření celého jména:
Extrahujte pouze čísla, text nebo data
Pokud jste někdy zkoušeli vytáhnout z alfanumerické kaše pouze požadovaný datový typ, měli byste pochopit složitost tohoto zdánlivě jednoduchého úkolu. Okamžité plnění a tady si poradí s třeskem, ale ve formě potřebujete lehký pendel Ctrl+E:
Totéž platí pro extrakci textu.
Problémem nejsou ani data (i když jsou psána v různých formátech):
Převod čísel nebo formátů data
Flash Fill může pomoci změnit vzhled existujících dat nebo je přivést ke stejnému jmenovateli. Chcete-li například převést běžné datum „topsy-turvy“ do formátu Unix:
Zde je nuance, že před zadáním musíte změnit formát výsledných buněk na text předem, aby se Excel nepokoušel rozpoznat „špatná“ data zadaná ručně jako vzorek.
Podobně můžete také správně reprezentovat telefonní čísla přidáním kódu země a třímístného předčíslí operátora (města) v závorkách:
Nezapomeňte nejprve změnit formát buněk ve sloupci B na text – jinak bude Excel považovat hodnoty uXNUMXbuXNUMXb začínající znaménkem „+“ za vzorce.
Převeďte text (čísla) na datum
Při stahování z různých ERP a CRM systémů je datum často reprezentováno jako 8místné číslo ve formátu RRRRMMDD. Můžete jej převést do normálního tvaru buď pomocí funkce DATOVÝ IDENTIFIKÁTOR (DATEVALUE), nebo mnohem jednodušší – okamžité plnění:
Změnit velikost písmen
Pokud jste dostali text se špatnými velkými a malými písmeny, můžete v dalším sloupci jednoduše naznačit, na jaký druh jej chcete převést – a okamžité vyplňování udělá veškerou práci za vás:
Bude to trochu obtížnější, pokud potřebujete změnit velikost písmen pro různé části textu. Například velké pouze druhé slovo ponechte v normálním tvaru. Zde dvě hodnoty zadané jako vzorek nebudou stačit a budete muset provést změny, které okamžité plnění okamžitě zohlední ve výsledcích:
Omezení a nuance
Při používání Flash Fill v práci je třeba mít na paměti několik věcí:
- Funguje pouze pokud zadávejte vzorky striktně vedle sebe – v předchozím nebo následujícím sloupci vpravo od údajů. Pokud z původního textu ustoupíte o jeden prázdný sloupec, nebude fungovat nic.
- Když se najde vzor jsou brány v úvahu všechny hodnoty v řadě — vlevo a vpravo od vstupního sloupce. Morální: další sloupce, které mohou zmást algoritmus nebo zavést šum, by měly být předem odděleny od pracovních dat prázdnými sloupci nebo odstraněny.
- Okamžité plnění funguje skvěle v chytrých tabulkách.
- sebemenší chyba nebo překlep při psaní vzorových buněk může dojít k tomu, že flash výplň neodhalí vzor a nebude fungovat. Buď opatrný.
- Jsou situace, kdy je šablona definována špatně, tzn vždy je potřeba kontrolovat zjištěníkteré jste obdrželi (alespoň selektivně).
- Jak extrahovat poslední slovo z textu v buňce
- Fuzzy Text Search (Pushkin = Pushkin) s Fuzzy vyhledáváním v Excelu
- Tři způsoby vložení textu v Excelu