Základy práce s daty a časy v Excelu

Video

Jak už to tak bývá, kdo potřebuje rychle – podívejte se na video. Podrobnosti a nuance – v textu níže:

Jak zadávat data a časy v Excelu

Pokud budeme mít na paměti regionální nastavení, pak Excel umožňuje zadávat datum velmi odlišnými způsoby – a rozumí jim všem:

Vzhled (zobrazení) data v buňce se může velmi lišit (s rokem i bez, měsíc jako číslo nebo slovo atd.) a nastavuje se pomocí kontextového menu – klikněte pravým tlačítkem na buňku a poté Formát buňky (Formát buněk):

Čas se do buněk zadává pomocí dvojteček. Například

16:45

V případě potřeby můžete dodatečně zadat počet sekund – zadejte je také oddělené dvojtečkou:

16:45:30

A konečně, nikdo nezakazuje specifikovat datum a čas najednou přes mezeru, tzn 

27.10.2012 16: 45

Rychlé zadávání dat a časů

Chcete-li do aktuální buňky zadat dnešní datum, můžete použít klávesovou zkratku Ctrl + Ж (nebo CTRL+SHIFT+4 pokud máte jiný výchozí systémový jazyk).

Pokud kopírujete buňku s datem (přetáhněte z pravého dolního rohu buňky), podržte přesně tlačítko myši, můžete si vybrat, jak zkopírovat vybrané datum:

Pokud často musíte do buněk listu zadávat různá data, je mnohem pohodlnější to udělat pomocí vyskakovacího kalendáře:

Pokud chcete, aby buňka vždy obsahovala skutečné dnešní datum, je lepší použít funkci DNES (DNES):

Jak Excel ve skutečnosti ukládá a zpracovává data a časy

Pokud vyberete buňku s datem a nastavíte pro něj Obecný formát (klikněte pravým tlačítkem na buňku Formát buňky – tab Číslo - obecně), můžete vidět zajímavý obrázek:

Tedy z pohledu Excelu 27.10.2012/15/42 41209,65417:XNUMX pm = XNUMX

Ve skutečnosti Excel ukládá a zpracovává jakékoli datum přesně takto – jako číslo s celým číslem a zlomkovou částí. Celá část čísla (41209) je počet dní, které uplynuly od 1. ledna 1900 (bráno jako referenční bod) do aktuálního data. A zlomková část (0,65417), respektive podíl dne (1 den = 1,0)

Ze všech těchto skutečností vyplývají dva čistě praktické závěry:

• Za prvé, Excel neumí (bez dalších nastavení) pracovat s daty dřívějšími než 1. ledna 1900. Ale to přežijeme! 😉
• Za druhé je možné v Excelu provádět libovolné matematické operace s daty a časy. Právě proto, že jsou to vlastně čísla! To už ale uživateli otevírá spoustu příležitostí.

Počet dní mezi dvěma daty

Je to považováno za jednoduché odečítání – odečteme počáteční datum od koncového data a převedeme výsledek do obecně (Všeobecné) číselný formát pro zobrazení rozdílu ve dnech:

Počet pracovních dnů mezi dvěma daty

Zde je situace trochu složitější. Soboty, neděle a svátky se nesmí brát v úvahu. Pro takový výpočet je lepší použít funkci ČISTÍ PRACOVNÍCI (NETWORKDAYS) z kategorie Datum a čas. Jako argumenty pro tuto funkci musíte zadat počáteční a koncové datum a buňky s víkendovými daty (státní svátky, dny nemoci, prázdniny, dny volna atd.):

Poznámka: Tato funkce se objevuje ve standardní sadě funkcí Excelu od verze 2007. Ve starších verzích musíte doplněk nejprve připojit Balíček analýzy. Chcete-li to provést, přejděte do nabídky Služba – doplňky (Nástroje — Doplňky) a zaškrtněte políčko vedle Balíček analýzy (Nástroj Analisys). Poté v Průvodci funkcí v kategorii Datum a čas objeví se funkce, kterou potřebujeme ČISTÍ PRACOVNÍCI (NETWORKDAYS).

Počet celých let, měsíců a dní mezi daty. Věk v letech. Zkušenosti.

O tom, jak to správně vypočítat, je lepší si přečíst zde.

Posuňte datum o zadaný počet dní

Vzhledem k tomu, že jeden den v systému datových odkazů v Excelu je brán jako jednotka (viz výše), pro výpočet data, které je od daného data vzdáleno řekněme 20 dní, stačí toto číslo k datu přidat.

Posuňte datum o zadaný počet pracovních dnů

Tuto operaci provádí funkce PRACOVNÍ DEN (PRACOVNÍ DEN). Umožňuje vypočítat datum, které je vpřed nebo vzad vzhledem k datu zahájení o požadovaný počet pracovních dnů (s přihlédnutím k sobotám a nedělím a státním svátkům). Použití této funkce je úplně stejné jako použití funkce ČISTÍ PRACOVNÍCI (NETWORKDAYS) popsáno výše.

Výpočet dne v týdnu

Nenarodil ses v pondělí? Ne? Tak určitě? Lze to snadno zkontrolovat pomocí funkce DEN (VŠEDNÍ DEN)z kategorie Datum a čas.

Prvním argumentem této funkce je buňka s datem, druhým je typ počítání dnů v týdnu (nejvhodnější jsou 2).  

Výpočet časových intervalů

Vzhledem k tomu, že čas v Excelu, jak je uvedeno výše, je stejné číslo jako datum, ale pouze jeho zlomková část, jsou možné jakékoli matematické operace také s časem, jako s datem – sčítání, odčítání atd.

Je zde pouze jedna nuance. Pokud při sčítání více časových intervalů vyjde součet více než 24 hodin, Excel jej vynuluje a začne sčítat znovu od nuly. Abyste tomu zabránili, musíte použít formát na poslední buňku 37:30:55:

• Jak vypočítat věk (zkušenost) v celých letech-měsících-dnech
• Jak vytvořit rozevírací kalendář pro rychlé zadání libovolného data do libovolné buňky.
• Při zadávání dat automaticky přidat aktuální datum do buňky.
• Jak vypočítat datum druhé neděle v únoru 2007 atd.