Seskupování a oddělování dat v Excelu. Pokyny krok za krokem s fotografií

Nyní je informační věk. Množství dat, které musí lidé každý den zpracovávat, stále více roste. To platí pro všechny možné oblasti života včetně práce. Nyní je stále více oblastí lidské činnosti, ve kterých je akutní potřeba schopnosti rychle zpracovávat velké množství informací.

Jednou z funkcí Excelu, která vám to umožňuje, je seskupování. Faktem je, že strukturování informací pomáhá pracovat ne se všemi dostupnými daty, ale pouze s malými částmi. Pokud sbalíte stejný typ informací do jednoho bloku, pak je to jednodušší pro počítač i pro člověka samotného. Neexistuje téměř žádná oblast, ve které by nebyla poptávka po strukturování informací:

1. Zpracování prodejních dat. Sklady pravidelně dostávají obrovské dávky široké škály zboží s různou cenou, hmotností, dodavatelem, názvem a tak dále. Strukturování dat usnadňuje navigaci v celém tomto poli informací.
2. Studie. Kvalita vzdělávání a sebevzdělávání úzce souvisí s tím, jak dobře jsou informace strukturovány. Pokud tedy správně seskupíte data stejného typu vedle sebe, bude snazší plnit nejen praktické úkoly související například se statistikou, ale také úkoly teoretické, organizovat domácí úkoly a podobně.
3. Účetní zpráva. Účetní se pravidelně musí vypořádat s čísly, z nichž každé má spojení s jinými čísly. A aby bylo pohodlnější pracovat s velkým množstvím vzájemně souvisejících hodnot uXNUMXbuXNUMX a informacemi jiného typu, je velmi výhodné použít seskupování dat.

Funkce seskupování dat vám také umožňuje skrýt zastaralé informace. Pojďme se podívat, jak to funguje a jak to můžete použít.

Jak nastavit parametry funkce

Chcete-li pracovat se seskupováním dat, musíte je nejprve nakonfigurovat. Chcete-li to provést, přejděte na kartu „Data“ a najděte tam možnost „Struktura“. Dále se objeví vyskakovací panel, ve kterém musíte najít tlačítko v pravém dolním rohu.

Poté se objeví okno, ve kterém musíte zaškrtnout příslušná zaškrtávací políčka a stisknout klávesu OK. Tato nastavení řídí, jak budou data zobrazena.

důležité: v praxi je pro mnoho lidí poměrně nepohodlné zobrazovat součty pod daty. Proto můžete toto políčko nechat nezaškrtnuté. Doporučuje se také zaškrtnout políčko „Automatické styly“.

Po dokončení těchto kroků můžete okamžitě začít seskupovat informace.

Jak seskupit data podle řádků

Nyní pojďme zjistit, co je třeba udělat pro seskupení řádků v praxi.

1. Vytvořte nový řádek nad nebo pod těmi, které chceme seskupit. Vše závisí na tom, jaký způsob zobrazení výsledků byl zvolen v předchozí fázi.
2. Dalším krokem je vytvoření názvu tabulky v levé horní buňce přidaného řádku. Toto bude název skupiny, do které budou sloučeny buňky, které jsou na určitém základě společné.
3. Vyberte všechny buňky v oblasti pod nově vytvořeným řádkem nebo nad ním (podle toho, co jsme udělali v prvním kroku). Poté hledáme tlačítko „Struktura“ na záložce Data a tam najdeme možnost „Skupina“. Důležité je nekliknout na šipku nebo název příkazu ve vyskakovacím panelu, ale na ikonu.

Pokud stále kliknete na šipku dolů, zobrazí se další nabídka, ve které můžete vybrat buď funkci seskupení, nebo vytvořit strukturu. Nás v této fázi zajímá především seskupování.

Poté vybereme hlavní funkci, pomocí které bude seskupení provedeno. Mohou to být řádky nebo sloupce. Pokud nic nezměníte, je ve výchozím nastavení vybrána první položka. Poté, co jsme se ujistili, že jsou nastavení nastavena tak, jak potřebujeme, musíme naše akce potvrdit stisknutím tlačítka OK. Vzhledem k tomu, že seskupujeme podle řádků, nemusíme nic měnit, stačí dvakrát zkontrolovat.

důležité: pokud před zahájením seskupování objektů nevyberete buňku, ale celé sloupce nebo řádky na panelu souřadnic, pak se toto dialogové okno nezobrazí. Program sám přijde na to, co má dělat.

Skutečnost, že čáry byly seskupeny, pochopíme podle znaménka mínus na souřadnicovém panelu. To nám říká, že data byla zveřejněna. Nyní je můžeme skrýt kliknutím na tuto ikonu nebo kliknutím na tlačítko 1 o něco výše (označuje stupeň seskupení).

Vidíme, že řádky jsou skryté a znaménko mínus se změnilo na plus. Chcete-li otevřít požadovaný řádek, můžete na něj kliknout a program to udělá sám. Pokud potřebujete rozbalit všechny řádky, musíte kliknout na tlačítko „2“, které se v tomto případě nachází v horní části panelu souřadnic.

Jak seskupit sloupce

Pro seskupení sloupců je algoritmus akcí přibližně stejný:

1. Podle toho, jaké možnosti jsme zvolili v nastavení, musíme vložit nový sloupec vlevo nebo vpravo od oblasti, která se bude seskupovat.
2. Název skupiny zapíšeme do horní buňky zobrazeného sloupce.
3. Vybereme všechny sloupce, které potřebujeme seskupit (stačí nechat ten, který jsme přidali v první fázi), a poté klikněte na tlačítko „Seskupit“ stejným způsobem jako výše popsaný algoritmus.
4. Nyní musíme kliknout na položku „Sloupce“ v malém okně a kliknout na tlačítko „OK“.
5. Hodně štěstí.

Notes. Stejně jako při seskupování řádků, pokud ve vodorovném souřadnicovém pruhu vybereme celé sloupce, nezískáme malé dialogové okno.

Jak vytvořit víceúrovňové seskupení

Excel je funkční program, ale jeho možnosti nekončí jednoúrovňovým seskupováním, jak je popsáno v příkladech výše. Existuje také schopnost seskupovat buňky do několika úrovní. To se provádí následujícím způsobem:

1. Pro začátek je hlavní skupina vytvořena výše popsaným způsobem. Poté se do něj přidají podskupiny.
2. Poté se ujistíme, že je otevřena hlavní skupina. V něm také provádíme akce popsané výše. Konkrétní kroky závisí na tom, zda osoba pracuje s řádky nebo sloupci.
3. V důsledku toho mohou být vytvořeny skupiny několika úrovní.

Pokyny pro oddělení dat

Může nastat situace, kdy dříve vytvořená skupina nebo podskupina již není potřeba. K tomu existuje samostatná funkce – „Ungroup“. Chcete-li jej implementovat, musíte provést následující kroky:

1. Vyberte prvky, které jsou součástí skupiny.
2. Otevřete kartu „Data“.
3. Najdeme tam skupinu „Struktura“, otevřete ji šipkou níže.
4. Zde klikněte na tlačítko „Oddělit skupinu“. Je velmi důležité kliknout na ikonu, nikoli na nápis.

Dále si vybereme, co přesně chceme seskupit. Vybereme položku, která je vhodná v závislosti na tom, co jsme předtím seskupili. Po dokončení akce stiskněte tlačítko OK.

Pozor! Pokud bylo předtím vytvořeno víceúrovňové seskupení nebo bylo vytvořeno několik různých skupin, měly by být reformovány samostatně.

Zde také dostáváme takový výsledek.

Toto je obecný algoritmus pro oddělování buněk, ale jako v každém podnikání existuje mnoho nuancí. Pojďme se na ně podívat podrobněji.

Jak oddělit listy

Čas od času může být nutné oddělit listy. Chcete-li to provést, musíte provést následující posloupnost akcí:

1. Nejprve najdeme ty listy, které byly seskupeny. Pokud byly listy předem seskupeny, zobrazí se ve stejné barvě nebo bude nadpis tučně.
2. Poté musíte kliknout pravým tlačítkem myši na jeden z listů ze skupiny a poté kliknout na tlačítko „Oddělit listy“ v kontextové nabídce. Nyní budou seskupeny a všechny změny v nich budou provedeny nezávisle na ostatních.

Dalším způsobem, jak oddělit listy, je použít klávesu Shift a poté kliknout na aktivní list ve skupině, kterou chcete oddělit. To znamená, že musíte definovat skupinu, jejíž oddělení je požadováno, poté kliknout na jednu z karet a poté na ni kliknout při stisknuté klávese Shift.

Po provedení změn můžete nyní seskupit některé listy. Chcete-li to provést, stiskněte klávesu Ctrl nebo Cmd (první je pro počítače se systémem Windows a druhá je pro technologii Apple) a při podržení tlačítka střídavě klikejte na listy, které chcete sloučit do skupiny. Poté program udělá vše za uživatele.

Jak oddělit ručně seskupená data

Před oddělením buněk musíte nejprve pochopit, jak byly seskupeny: ručně nebo automaticky. Manuální seskupování je považováno za metodu popsanou výše. K automatickému generování skupin dochází, když jsou vytvořeny pomocí určitých funkcí. Například po vygenerování mezisoučtů. To, že byla tato příležitost využita, je patrné z řádku „Mezivýsledky“.

Pokud byla data seskupena pomocí stejnojmenné funkce Vynikat, pak, abyste ji rozpustili, musíte se ujistit, že je skupina nasazena. Pokud ne, musíte kliknout na tlačítko + na postranním panelu vlevo. To, že je skupina nasazena, můžeme posoudit podle tlačítka – na stejném místě. Když rozbalíme skupinu, začneme vidět skryté řádky i skupiny. Poté pomocí klávesnice nebo levého tlačítka myši vyberte všechny buňky ve skupině a poté – podle výše popsaného algoritmu.

Málokdo ví, že existuje další způsob, jak ručně seskupené buňky rozdělit – pomocí klávesových zkratek.

Chcete-li to provést, musíte nejprve vybrat ty sloupce, které byly seskupeny, a poté stisknout klávesy Alt + Shift + šipka doleva. Pokud se práce provádí na počítači ovládaném pod Mac OS, musíte použít kombinaci kláves Command + Shift + J.

Jak oddělit data seskupená automaticky

Pokud se v důsledku kontroly, která byla provedena v předchozím odstavci, ukázalo, že data byla seskupena automaticky, pak je vše poněkud komplikovanější, protože standardní funkce oddělování skupiny v tomto případě nebude fungovat. Akce závisí na tom, co přesně provedlo seskupení dat. Pokud se jedná o funkci „Mezisoučty“, pořadí akcí je následující:

1. Na hlavním panelu (nebo pásu karet, jak se tomu také často říká) otevřeme stejnou kartu s daty.
2. Poté, co klikneme na tlačítko „Mezisoučty“ (což je přesně to, co musíme udělat jako druhý krok), budeme mít okno. Samotné tlačítko se nachází ve stejné sekci – Struktura. Poté se objeví okno, ve kterém musíme kliknout na tlačítko „Smazat vše“. Nachází se v levém dolním rohu okna nebo jinde (v závislosti na verzi Office a konkrétním tabulkovém procesoru).

Pozor! Tato metoda odstraní nejen skupinu, ale i mezisoučty. Pokud je tedy potřebujete zachovat, je lepší zkopírovat prvky skupiny na jiný list a použít je jako neseskupené.

Důrazné doporučení pro všechny operace s tabulkou pro seskupování nebo oddělování dat. Než to uděláte, musíte vytvořit kopii původní tabulky. V tomto případě můžete obnovit původní zobrazení dokumentu, pokud něco nejde podle plánu.

Excel má tedy velmi širokou funkcionalitu pro strukturování dat. Za člověka samozřejmě nezvládne vše, ale umožňuje pohodlněji organizovat práci se strukturovanými daty. Zbytek bude muset udělat osoba. Jedná se však o velmi funkční nástroj, který bude velmi užitečný pro ty, kteří musí pracovat s obrovským množstvím číselných a textových informací.