Obsah
Práce s časem a datem je důležitým aspektem používání aplikace Microsoft Excel. Dnes se dozvíte, jak můžete zadat datum různými způsoby, jak určit dnešní datum pomocí časového razítka nebo použít dynamicky se měnící hodnoty. Také pochopíte, jaké akce můžete použít k vyplnění sloupce nebo řádku dny v týdnu.
Existuje několik možností, jak přidat data do aplikace Excel. V závislosti na tom, jaké cíle sledujete, se akce liší. A úkoly mohou být jakékoli: zadejte dnešní datum nebo přidejte datum do listu, který se automaticky aktualizuje a vždy zobrazuje, co je právě na hodinách a kalendáři. Nebo chcete, aby se tabulka automaticky vyplnila pracovními dny, nebo chcete zadat náhodné datum. Bez ohledu na to, jaké cíle sledujete, dnes se dozvíte, jak jich dosáhnout.
Jak zadat datum v Excelu
Uživatel může zadat datum do tabulky pomocí různých metod a formátů. Můžete to například napsat jako 1. ledna 2020 nebo jako 1.01.2020. ledna XNUMX, XNUMX. Bez ohledu na formát, ve kterém datum zadáte, program automaticky určí, že jej uživatel chce zaznamenat. Velmi často program sám formátuje hodnotu na základě formátu nastaveného ve Windows, ale v některých případech je formátování možné ve tvaru určeném uživatelem.
V každém případě, pokud formát data uživatele nevyhovuje, může jej změnit v nastavení buňky. Jak pochopit, že hodnotu, kterou uživatel zadal, Excel definoval jako datum? To je indikováno zarovnáním hodnoty doprava, nikoli doleva.
Pokud Excel nebyl schopen určit zadaná data a přiřadit správný formát a vidíte, že se nenacházejí na pravém okraji buňky, můžete zkusit zadat datum v jakémkoli jiném formátu, který se blíží standardnímu . Chcete-li zjistit, které z nich jsou aktuálně dostupné, můžete přejít do nabídky „Formát buňky“, kterou naleznete v části „Číslo“, která se nachází na kartě „Domů“.
Pokud je to potřeba, uživatel může snadno změnit pohled na reprezentaci buňky, která je zaznamenána jako ta, která obsahuje datum. Chcete-li to provést, můžete použít stejné okno Formát buněk, které bylo popsáno výše.
Lze jej také vyvolat pomocí kombinace kláves Ctrl + 1.
Někdy je uživatel konfrontován se situací, kdy je buňka zobrazena ve formě velkého počtu mřížek, které jsou v ní obsaženy. Zpravidla to znamená, že program požádá uživatele o zvětšení velikosti buněk. Řešení tohoto problému je velmi jednoduché. Stačí dvakrát kliknout na pravý okraj sloupce, ve kterém je tato chyba zobrazena. Poté bude šířka buněk v tomto sloupci určena automaticky na základě největší délky textového řetězce v něm obsaženého.
Případně můžete nastavit správnou šířku přetažením pravého okraje, dokud nebude šířka buňky správná.
Vložení aktuálního data a času
Existují dvě možnosti pro vložení aktuálního času a data v Excelu: statické a dynamické. První slouží jako časové razítko. Druhá možnost umožňuje ponechat v buňce vždy aktuální datum a čas.
Co lze udělat pro zajištění toho, aby časové razítko bylo vždy aktuální? Chcete-li to provést, použijte stejné vzorce jako níže. Vždy zobrazí aktuální datum a čas.
Pokud potřebujete nastavit statický čas, můžete použít speciální nástroje Excelu, které se volají pomocí horkých kláves:
- Ctrl + ; nebo Ctrl + Shift + 4 – tyto horké klávesy automaticky vloží do buňky datum, které je relevantní v okamžiku, kdy osoba klikne na tato tlačítka.
- Ctrl + Shift + ; nebo Ctrl+Shift+6 – s jejich pomocí můžete zaznamenávat aktuální čas.
- Pokud potřebujete vložit jak čas, tak datum, které jsou aktuálně relevantní, musíte nejprve stisknout první kombinaci kláves, poté stisknout mezerník a vyvolat druhou kombinaci.
Jaké konkrétní klíče použít? Vše závisí na aktuálně aktivovaném rozložení. Pokud je nyní zapnuto anglické rozložení, použije se první kombinace, ale pokud je rozložení druhé (tj. to, které následuje bezprostředně za slovem „nebo“).
Je třeba poznamenat, že použití těchto klávesových zkratek není vždy ideální. V některých případech funguje pouze jedna z výše popsaných kombinací bez ohledu na vybraný jazyk. Nejlepší způsob, jak pochopit, který z nich použít, je proto otestovat.
Vzor je zpravidla následující: vše závisí na tom, který jazyk byl nainstalován v době otevření souboru. Pokud angličtina, tak i když změníte rozložení na , situace se vůbec nezmění. Pokud byl jazyk nainstalován, i když jej změníte na angličtinu, musíte použít vzorec, který je pro daný jazyk vhodný.
Jak automaticky nastavit trvalé časové razítko (se vzorci)
Aby buňka vždy zobrazovala čas, existují speciální vzorce. Konkrétní vzorec však závisí na tom, jaké úkoly uživatel vykonává. Pokud tedy stačí obvyklé zobrazení času v tabulce, pak je potřeba funkci využít TDATA(), která neobsahuje žádné argumenty. Po vložení do buňky změníme jeho formát na „Čas“ výše popsaným způsobem.
Pokud později na základě těchto dat budete dělat něco jiného a výsledný výsledek použít ve vzorcích, pak je lepší použít dvě funkce najednou: =DATUM()-DNES()
V důsledku toho bude počet dní nula. Jako výsledek vrácený tímto vzorcem tedy zůstane pouze čas. Zde je ale také potřeba použít formát času, aby vše fungovalo jako hodinky. Při používání vzorců je třeba věnovat pozornost následujícím nuancím:
- Data nejsou neustále aktualizována. Aby se datum a čas změnily na aktuální, musíte zavřít okno, které jste předtím uložili, a poté je znovu otevřít. K aktualizaci také dojde, pokud povolíte makro, které je pro tuto funkci nakonfigurováno.
- Tato funkce používá jako zdroj dat systémové hodiny. Pokud jsou tedy nesprávně nakonfigurovány, vzorec také nebude fungovat dobře. Proto je doporučeno nastavit automatickou detekci data a času z internetu.
Nyní si takovou situaci představme. Tabulku se seznamem zboží máme umístěnou ve sloupci A. Ihned po odeslání musí zákazník do speciální buňky zadat hodnotu „Ano“. Úkol: automaticky opravit čas, kdy osoba napsala slovo „Ano“ a zároveň jej chránit před změnou.
Jaká opatření lze podniknout k dosažení tohoto cíle? Můžete například zkusit použít funkci LI, který bude také obsahovat stejnou funkci, ale s daty závislými na hodnotě jiné buňky. Je mnohem jednodušší to demonstrovat na příkladu. Vzorec bude vypadat takto: =IF(B2=”Ano”, IF(C2=””;DATUM(); C2); “”)
Pojďme dešifrovat tento vzorec.
- B je sloupec, do kterého musíme zaznamenat potvrzení o doručení.
- C2 je buňka, kde se časové razítko zobrazí poté, co do buňky B2 napíšeme slovo „Ano“.
Výše uvedený vzorec funguje následovně. Zkontroluje, zda je v buňce B2 slovo „Ano“. Pokud ano, provede se druhá kontrola, která zkontroluje, zda je buňka C2 prázdná. Pokud ano, vrátí se aktuální datum a čas. Pokud žádná z výše uvedených funkcí IF obsahovat jiné parametry, pak se nic nemění.
Pokud chcete, aby kritérium bylo „pokud je obsažena alespoň nějaká hodnota“, musíte v podmínce použít operátor „není rovno“ <>. V tomto případě bude vzorec vypadat takto: =IF(B2<>“”; IF(C2=””;DATE(); C2); “”)
Tento vzorec funguje takto: nejprve zkontroluje, zda je v buňce alespoň nějaký obsah. Pokud ano, spustí se druhá kontrola. Dále, sled akcí zůstává stejný.
Pro plný výkon tohoto vzorce musíte povolit interaktivní výpočty v záložce „Soubor“ a v části „Možnosti – Vzorce“. V tomto případě je nežádoucí ujistit se, že buňka na ni odkazuje. Výkon bude z toho horší, ale funkčnost se nezlepší.
Jak automaticky vyplňovat data v Excelu
Pokud potřebujete zaplnit většinu tabulky daty, můžete použít speciální funkci zvanou automatické doplňování. Podívejme se na některé speciální případy jeho použití.
Předpokládejme, že potřebujeme vyplnit seznam dat, z nichž každé je o jeden den starší než to předchozí. V tomto případě musíte použít automatické doplňování jako u jakékoli jiné hodnoty. Nejprve musíte zadat počáteční datum v buňce a poté pomocí značky automatického doplňování posunout vzorec buď dolů nebo doprava, v závislosti na pořadí, ve kterém jsou informace v tabulce umístěny konkrétně ve vašem případě. Značka automatického vyplňování je malý čtvereček, který se nachází v pravém dolním rohu buňky, jeho přetažením můžete automaticky vyplnit obrovské množství informací. Program automaticky určí, jak správně vyplnit, a ve většině případů se to ukáže jako správné. Na tomto snímku obrazovky jsme vyplnili dny ve sloupci. Dostali jsme následující výsledek. 
Tím ale možnosti automatického doplňování nekončí. Můžete jej provádět i ve vztahu ke všedním dnům, měsícům nebo rokům. Jsou dva celé způsoby, jak to udělat.
- Použijte standardní token automatického doplňování, jak je popsáno výše. Poté, co program vše automaticky dokončí, je třeba kliknout na ikonu s možnostmi automatického doplňování a vybrat vhodnou metodu.
- Přetáhněte značku automatického vyplňování pravým tlačítkem myši a po jejím uvolnění se automaticky zobrazí nabídka s nastavením. Vyberte si způsob, jakým chcete, a užívejte si.
Je také možné provádět automatické vkládání každých N dní. Chcete-li to provést, musíte do buňky přidat hodnotu, kliknout pravým tlačítkem na úchyt automatického doplňování, podržet jej a přetáhnout na místo, kde chcete, aby číselná řada končila. Poté vyberte možnost výplně „Progrese“ a vyberte hodnotu kroku.
Zápatí je oblast dokumentu, která je jakoby univerzální pro celou knihu. Lze tam zadat různé údaje: jméno osoby, která dokument sestavila, den, kdy byl dokument vyhotoven. Včetně uvedení aktuálního data. Postupujte podle následujících pokynů:
- Otevřete nabídku „Vložit“, ze které vyvoláte nabídku nastavení záhlaví a zápatí.
- Přidejte prvky záhlaví, které potřebujete. Může to být buď prostý text, nebo datum, čas.
Důležitá poznámka: datum bude statické. To znamená, že neexistuje žádný automatizovaný způsob, jak neustále aktualizovat informace v záhlaví a zápatí. Stačí z klávesnice napsat data, která jsou v tu chvíli relevantní.
Vzhledem k tomu, že záhlaví a zápatí jsou určeny k zobrazení servisních informací, které přímo nesouvisí s obsahem dokumentu, nemá smysl tam vkládat vzorce a podobně. Pokud potřebujete použít vzorce, můžete vždy napsat požadované hodnoty do prvního řádku (a přidat prázdný řádek na toto místo, pokud jsou tam již uložena nějaká data) a opravit to pomocí „View“ nebo „Window“ ” v závislosti na verzi kancelářského balíku, který používáte (první možnost je pro edice, které byly vydány po roce 2007, a druhá pro edice, které byly před touto dobou).
Proto jsme přišli na různé způsoby, jak automaticky vložit datum a čas do Excelu. Vidíme, že v tom není nic složitého a přijde na to i dítě.