Vytvořili jste někdy vývojový diagram pro dokument nebo obchodní proces? Některé společnosti nakupují drahý specializovaný software, který dokáže vytvořit vývojové diagramy pomocí několika kliknutí myší. Jiné firmy volí jinou cestu: používají nástroj, který již mají a ve kterém jejich zaměstnanci vědí, jak pracovat. Myslím, že jste uhodli, že mluvíme o Microsoft Excel.
Naplánovat
Účelem vývojového diagramu je ukázat logickou strukturu událostí, které se musí stát, rozhodnutí, která musí být učiněna, a důsledky těchto rozhodnutí. Proto bude nepochybně snazší sestavit vývojový diagram, pokud nejprve věnujete několik minut tomu, abyste si uspořádali myšlenky. Vývojový diagram složený z chaotických, špatně promyšlených kroků bude málo užitečný.
Udělejte si proto pár minut na poznámky. Je jedno v jakém formátu, hlavní je zapsat si každý krok procesu a opravit každé rozhodnutí s možnými důsledky.
Přizpůsobte položky
Pro každý krok osnovy přidejte do Excelu prvky vývojového diagramu.
- Na kartě Upřesnit Vložit (Vložit) klikněte čísla (Tvary).
- Otevřený seznam obrázků je rozdělen do hlavních skupin. Přejděte dolů ke skupině Blokové schéma (Vývojový diagram).
- Vyberte prvek.
- Chcete-li k prvku přidat text, klepněte na něj pravým tlačítkem a vyberte Změnit text (Upravit text).
- Na kartě Upřesnit Rámec Pás s nabídkou (Formát) Vyberte styl a barevné schéma položky.
Po dokončení s jedním prvkem přidejte další prvek pro další položku zamýšlené struktury, potom další a tak dále, dokud se na obrazovce neobjeví celá struktura.
Věnujte pozornost tvaru každého prvku vývojového diagramu. Formulář říká čtenáři, která funkce se provádí v každém kroku struktury. Doporučuje se používat všechny formuláře v souladu s jejich obecně uznávaným účelem, protože nestandardní použití formulářů může čtenáře zmást.
Zde jsou některé z nejběžnějších položek:
- Začátek nebo konec vývojového diagramu:
- Pracovní postup, postup, který je třeba dodržet:
- Předdefinovaný proces, jako je opakovaně použitelný podprogram:
- Databázová tabulka nebo jiný zdroj dat:
- Učinit rozhodnutí, například vyhodnotit, zda byl předchozí proces proveden správně. Spojovací linie vycházející z každého rohu kosočtverce odpovídají různým možným řešením:
Uspořádejte prvky
Po vložení všech prvků na list:
- Chcete-li prvky uspořádat do sudého sloupce, vyberte několik prvků kliknutím na ně se stisknutou klávesou myši směna, poté na kartě Rámec Klikněte na (Formátovat). Zarovnat centrum (Zarovnat na střed).
- Chcete-li doladit mezery mezi více prvky, vyberte je a na kartě Rámec Klikněte na (Formátovat). Distribuujte svisle (Rozmístit svisle).
- Ujistěte se, že velikosti prvků jsou stejné. Nastavte všechny prvky na stejnou výšku a šířku, aby váš vývojový diagram vypadal hezky a profesionálně. Šířku a výšku prvku lze nastavit zadáním požadovaných hodnot do příslušných polí na kartě Rámec (Formát) Pásy nabídek.
Nastavte linky odkazů
Na kartě Upřesnit Vložit (Vložit) klikněte čísla (Tvary) a vyberte přímou šipku nebo římsu se šipkou.
- Pomocí přímé šipky spojte dva prvky, které jsou v přímém sledu.
- Použijte lištu se šipkou, když je třeba spojku zakřivit, například pokud se chcete vrátit k předchozímu kroku po rozhodovacím prvku.
Další akce
Excel nabízí mnoho dalších prvků pro vytváření vývojových diagramů a nekonečné množství přizpůsobitelných možností formátování. Nebojte se experimentovat a vyzkoušejte všechny dostupné možnosti!