Obsah
Někdy může být obtížné rychle a efektivně sladit časové plány projektů. Grafické znázornění termínů a milníků projektu pomůže identifikovat případná úzká místa během plánování.
Samozřejmě stojí za zvážení využití systémů projektového řízení. Takový systém ukáže čas začátku a konce projektových úkolů na obecném pozadí. Takové systémy jsou ale dost drahé! Dalším řešením je zkusit použít pruhový graf časové osy Excelu, když plánujete zobrazit všechny konflikty v projektu. Spolupráce s týmem a specialisty třetích stran bude mnohem snazší, pokud budou akce všech vidět na stejném listu!
Bohužel vytvoření časové osy v aplikaci Microsoft Excel není snadný úkol. Nedoporučoval bych vytvářet složitý Ganttův diagram v Excelu, ale jednoduchou časovou osu lze vytvořit podle našich podrobných pokynů:
Krok 1: Připravte data
Pro začátek potřebujeme datovou tabulku, v jejímž levém sloupci (sloupec А) obsahuje všechny názvy úkolů a dva sloupce napravo jsou vyhrazeny pro datum zahájení a dobu trvání úkolu (sloupce В и С).
Krok 2: Vytvořte graf
Zvýrazněte připravenou datovou tabulku a poté na kartu Vložit (Vložit) v sekci Diagramy (grafy) klikněte Ruled Stacked (Skládaný pruh).
Krok 3: Správné vykreslení dat do grafu
Tento krok je vždy nejobtížnější, protože graf je zpočátku vykreslován se správnými daty na nesprávných místech, pokud se tato data v grafu někdy objevila!
Klikněte na tlačítko Vyberte data (Vyberte Data). Stavitel (Design). Zkontrolujte, co je v oblasti Položky legendy (řádky) (Legend Entries (Series)) jsou zapsány dva prvky – trvání (Duration) a počáteční datum (Start Date). Měly by existovat pouze tyto dva prvky.
Nech mě hádat. Posunuly se všechny informace nebo se posunuly stranou? Pojďme to napravit.
Chcete-li opravit svá data, klikněte přidat (Přidat) nebo Přeměna (Upravit) v oblasti Položky legendy (řádky) (Záznamy legend (série)). Chcete-li přidat počáteční datum, zadejte buňku B1 v oboru Název řádku (Název série) a v poli Hodnoty (Hodnoty řady) – rozsah B2:B13. Stejným způsobem můžete v poli přidávat nebo měnit dobu trvání úkolů (Duration). Název řádku (Název řady) zadejte buňku C1a v terénu Hodnoty (Hodnoty řady) – rozsah C2:C13.
Chcete-li udělat pořádek v kategoriích, klikněte na tlačítko Přeměna (Upravit) v oblasti Popisky vodorovné osy (kategorie) (štítky vodorovné osy (kategorie). Rozsah dat by měl být specifikován zde:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
V tomto okamžiku by měl graf vypadat jako skládaný graf s názvy úkolů na svislé ose a daty na vodorovné ose.
Krok 4: Převedení výsledku do Ganttova diagramu
Zbývá pouze změnit barvu výplně levých částí všech výsledných pruhů grafu na bílou nebo průhlednou.
★ Přečtěte si více o vytváření Ganttova diagramu v článku: → Jak vytvořit Ganttův diagram v Excelu – pokyny krok za krokem
Krok 5: Zlepšení vzhledu grafu
Posledním krokem je udělat diagram hezčí, aby jej bylo možné odeslat manažerovi. Zkontrolujte vodorovnou osu: viditelné by měly být pouze pruhy trvání projektu, tj. musíme odstranit prázdné místo, které se objevilo v předchozím kroku. Klepněte pravým tlačítkem myši na vodorovnou osu grafu. Objeví se panel Parametry os (Možnosti osy), ve kterém můžete změnit minimální hodnotu osy. Přizpůsobte si barvy pruhů Ganttova diagramu, nastavte něco zajímavějšího. V neposlední řadě nezapomeňte na titulek.
Časová osa v Excelu (Ganttův diagram) může být použita pro různé účely. Vedení jistě ocení, že si takový rozvrh můžete vytvořit bez dalších nákladů na nákup drahého softwaru pro řízení projektů!