Obsah
V procesu práce na dokumentu aplikace Excel je často nutné, aby se k němu připojilo několik lidí najednou. A velmi často lze jejich počet spočítat v několika desítkách. Proto se otázka spolupráce neomezuje pouze na propojování lidí, protože často mohou provádět protichůdné změny, které se potřebují naučit rychle a efektivně upravovat.
Kdo to dokáže? Osoba, která má status hlavního uživatele. Stručně řečeno, co je třeba udělat, aby byla společná práce s dokumentem nejen možná, ale také efektivní?
Práce se sdíleným souborem v Excelu má své vlastní charakteristiky. Některé akce tedy nejsou uživatelům dostupné:
- Vytváření tabulek.
- Správa scénářů včetně jejich prohlížení.
- Odebírání listů.
- Uživatelé nemají možnost sloučit několik buněk nebo naopak rozdělit dříve sloučené.
- Jakékoli operace s daty XML.
Jak lze tato omezení obejít? Stačí odebrat obecný přístup a v případě potřeby jej vrátit.
Zde je další tabulka s některými úkoly, které mohou nebo nemusí být možné, pokud na stejné tabulce pracujete s více lidmi.
Nejprve musíte pochopit, který soubor musí být zpřístupněn pro úpravy několika lidem najednou. Může to být buď nový soubor, nebo existující.
Nastavení
Vše, co musíte udělat pro sdílení souboru v Excelu, je v sekci Book Sharing, kterou najdete na kartě Review.
Zobrazí se okno se dvěma kartami. Nás zajímá první, který se otevírá automaticky. Musíme zaškrtnout políčko vedle položky označené na snímku obrazovky červeným obdélníkem. S ním umožňujeme více uživatelům spravovat dokument.
Poté, co jsme otevřeli přístup pro úpravy, musíme jej nakonfigurovat. Chcete-li to provést, otevřete druhou kartu.
Po zadání parametrů potvrdíme naše akce. Chcete-li to provést, klikněte levým tlačítkem na tlačítko „OK“. Sdílení může být otevřené pro jakoukoli knihu, novou i stávající. V prvním případě pro ni budete muset vymyslet jméno.
Poté musíte soubor uložit do počítače.
Důležité! Formát by měl být takový, aby soubor mohl otevřít každý uživatel se svou verzí tabulek.
Soubor musíte uložit do sdílené síťové složky nebo složky, která má přístup k účastníkům, kteří chtějí soubor použít. Po výběru adresáře stačí kliknout na tlačítko „Uložit“.
K uložení sdíleného souboru však není povoleno používat webový server.
Po provedení všech výše popsaných operací je třeba zkontrolovat, zda je možné připojit další osoby. Chcete-li to provést, otevřete kartu „Data“ a přímo pod ní najděte položku „Připojení“. Pokud na něj kliknete, budete moci změnit odkazy nebo odkazy. Pokud neexistuje žádné odpovídající tlačítko, pak nejsou žádné přidružené soubory.
Dále se otevře karta „Stav“, pomocí které je možné zkontrolovat připojení. Skutečnost, že je vše v pořádku, poznáte podle přítomnosti tlačítka „OK“.
Excel také umožňuje otevřít sdílený sešit. Chcete-li to provést, musíte kliknout na tlačítko Office. Když se objeví vyskakovací panel, musíme vybrat položku „Otevřít“ a vybrat knihu, která bude použita ke sdílení. Poté znovu klikněte na tlačítko Office a otevřete okno „Možnosti Excelu“, které najdete ve spodní části.
Na levé straně okna, které se objeví, si budete moci vybrat kategorii nastavení, nás ale zajímá ta úplně první, která obsahuje nejobecnější parametry.
Dále přejděte na položku „Osobní nastavení“, kde je třeba zadat údaje, které vám umožní filtrovat uživatele – uživatelské jméno, přezdívka.
Po provedení těchto operací bude možné upravit informace v dokumentu nebo přidat některá data. Po provedení změn nezapomeňte uložit.
To může někdy způsobit problémy při ukládání. Například sdílení je dostupné pouze při prvním otevření a když se pokusíte otevřít dokument podruhé, program vyhodí chybu. K tomu může dojít z následujících důvodů:
- Pokud několik účastníků zadává údaje najednou do stejné buňky. Nebo jakákoliv jiná část.
- Generování protokolu změn, který způsobí zvětšení velikosti sešitu. To vede k problémům.
- Uživatel byl odebrán ze sdílení. V takovém případě nebude uložení změn fungovat pouze na jeho počítači.
- Síťový prostředek je přetížený.
Chcete-li problém vyřešit, musíte provést následující kroky:
- Vymažte protokol změn nebo z něj vymažte nadbytečné informace.
- Odstraňte nadbytečné informace ze samotného dokumentu.
- Restartujte sdílení.
- Otevřete dokument aplikace Excel v jiném kancelářském editoru a poté jej znovu uložte ve formátu xls.
Pravda, v posledních verzích se tato chyba nestává tak často jako ve starších.
Jak zobrazit aktivitu členů
V průběhu společné práce je třeba neustále sledovat, aby některý z účastníků něco nezkazil. Proto se musíte naučit porozumět tomu, jaké činy spáchal jeden z nich. Chcete-li to provést, musíte provést následující kroky.
- Přejděte na kartu „Recenze“ a najděte položku „Opravy“. V nabídce vyberte položku „Vybrat opravy“.
6 - Dále se zobrazí okno, ve kterém zjistíte, jaké změny uživatelé provedli. Tento seznam je generován automaticky. Skutečnost, že tomu tak skutečně je, můžete ověřit pohledem na zaškrtávací políčko vedle příslušné položky v tomto dialogovém okně.
7 V tomto případě se v seznamu v levém horním rohu zobrazí pouze ty změny, které byly provedeny od posledního uložení. To je provedeno pro pohodlí, vždy můžete vidět dřívější úpravy v deníku.
- Každému účastníkovi je přiřazena specifická barva, podle které můžete pochopit, kdo provedl změny. Štítky jsou v levém horním rohu. Můžete také nastavit sledování změn podle času, konkrétního uživatele nebo v konkrétním rozsahu a také zakázat jejich zobrazení.
8 - Když najedete na buňku, která má takovou značku, objeví se malý blok, ze kterého můžete pochopit, kdo provedl změny.
9 - Chcete-li upravit pravidla pro zobrazování oprav, musíte se vrátit do okna nastavení a poté najít pole „Podle času“, kde můžete nastavit výchozí bod pro prohlížení změn. Tedy čas, od kterého se budou opravy zobrazovat. Můžete nastavit období od posledního uložení, nastavit zobrazení všech změn po celou dobu, výhradně nezobrazené, nebo určit datum, od kterého se budou zobrazovat.
10 - Můžete také ovládat zobrazení oprav provedených pouze konkrétním členem.
11 - Pomocí odpovídajícího pole můžete nastavit rozsah listu, do kterého se budou zaznamenávat akce příkazu.
Zaškrtnutím příslušných políček na správných místech můžete provést i další změny.
Seznam změn není mrtvá váha. Hlavní uživatel může kontrolovat úpravy ostatních účastníků, potvrzovat je nebo odmítat. Jak to udělat?
- Přejděte na kartu „Recenze“. K dispozici je nabídka „Opravy“, kde může uživatel spravovat opravy. Ve vyskakovacím panelu musíte vybrat možnost „Přijmout / odmítnout opravy“, po které se zobrazí okno, ve kterém se zobrazí opravy.
13 14 - Výběr úprav lze provádět podle stejných kritérií, jaká byla popsána výše: podle času, konkrétního uživatele nebo v určitém rozsahu. Po nastavení požadovaných parametrů stiskněte tlačítko OK.
- Dále se zobrazí všechny úpravy, které splňují podmínky nastavené v předchozím kroku. S konkrétní úpravou můžete souhlasit nebo ji odmítnout kliknutím na příslušné tlačítko ve spodní části okna. Je také možné dávkové přijetí nebo odmítnutí úprav.
15
Nyní byly ponechány potřebné úpravy a ty nadbytečné byly odstraněny.
Jak odstranit uživatele ze souboru aplikace Excel
Čas od času je nutné odstranit uživatele ze spoluvytváření. Důvodů může být velké množství: dostali jiný úkol, účastník začal provádět úpravy z jiného počítače a tak dále. Implementace tohoto úkolu v Excelu není vůbec složitá.
Nejprve otevřete kartu „Recenze“. Je zde skupina „Změny“, kde je možnost „Přístup ke knize“.
Poté se na obrazovce objeví stejné okno, které jsme viděli dříve. Seznam všech lidí, kteří mohou provádět změny v tabulce, najdete na kartě Upravit. Chcete-li odebrat uživatele, kterého v tuto chvíli nepotřebujeme, musíte jej najít v tomto seznamu, vybrat jej stisknutím levého tlačítka myši a kliknout na tlačítko „Odstranit“, které se nachází níže.
Dále Excel upozorní uživatele, že opravy provedené tímto účastníkem nemusí být uloženy, pokud právě provádí změny v sešitu. Pokud souhlasíte, klikněte na „OK“ a uživatel již nebude sdílen.
Nejlepší způsob, jak omezit používání sdílené účetní knihy, je odebrat uživatele. Pokud to nevyhovuje, můžete nastavit právo na prohlížení nebo úpravu knihy konkrétním účastníkem.
Jak již bylo řečeno, je důležité si uvědomit, že některá omezení jsou ve sdílení zabudována ve výchozím nastavení. Byly popsány výše. Pamatujme si je, protože opakování je matka učení.
- Je zakázáno vytvářet chytré tabulky, které automaticky aktualizují data a mají mnoho dalších funkcí.
- Nemůžete spravovat skripty.
- Je zde zabudované omezení na mazání listů, spojování nebo odpojování buněk.
- Provádějte všechny operace s daty XML. Jednoduše řečeno, existují omezení pro strukturování velkého množství dat, včetně úprav jejich polí. XML je jedním z nejobskurnějších typů souborů pro začátečníky, ale je opravdu docela jednoduchý. Pomocí tohoto typu souboru můžete přenášet data hromadnými změnami v dokumentu.
Jednoduše řečeno, spoluvytváření umožňuje provádět standardní operace s dokumentem, ale profesionálnější možnosti jsou dostupné pouze pro jednu osobu. Důvodem je, že stejná makra nebo dávkové změny XML je poněkud obtížnější vrátit zpět.
Zakázání sdílení a jeho opětovné povolení je další způsob, jak omezit to, co mohou uživatelé aplikace Excel dělat. Potřebné změny můžete provést sami, čímž dočasně připravíte ostatní o možnost něco upravit.
Chcete-li to provést, musíte postupovat podle těchto kroků.
- Otevřete kartu „Recenze“, přejděte na položku „Opravy“ a z rozbalovací nabídky vyberte položku „Zvýraznit revize“.
- Poté se zobrazí okno, ve kterém musíte zrušit zaškrtnutí políček vedle položek „Uživatel“ a „V rozsahu“.
- Poté se objeví changelog, který je nezbytný pro zálohování dat.
Poté můžete sdílení vypnout. Chcete-li to provést, na stejné kartě na pásu karet vyberte položku „Přístup ke knize“ a zrušte zaškrtnutí políčka „Povolit více uživatelům upravovat soubor“.
To je vše, sdílení je nyní zakázáno.
Takže je docela snadné nastavit spoluautorství v Excelu. Samozřejmě existují určitá omezení, která vám neumožňují využít dokument naplno. Jsou ale vyřešeny zcela jednoduše, stačí sdílení na chvíli vypnout a po provedení potřebných změn jej zapnout.