Příkaz IF v Excelu. Vše o operátorovi – aplikace, příklady

Sada funkcí v programu Excel je samozřejmě opravdu obrovská. Zejména je možné do určité míry naprogramovat zpracování dat. Zodpovídá za to mimo jiné funkce IF. Umožňuje realizovat téměř jakýkoli úkol. Proto je tento operátor využíván mnohem častěji než ostatní. Dnes se pokusíme vysvětlit, co dělá a jak se dá použít.

Funkce IF – definice a rozsah

Pomocí funkce IF uživatel může dát programu pokyn, aby zkontroloval, zda konkrétní buňka odpovídá danému kritériu. Pokud máme podmínku, při které potřebujeme pouze provést úkol, pak Excel nejprve zkontroluje, načež zobrazí výsledek výpočtu v buňce, ve které je tato funkce zapsána. Ale to pouze v případě, že se tato funkce používá ve spojení s jinou funkcí. Sám provozovatel IF přináší dva výsledky:

1. SKUTEČNÝ. To je, pokud výraz nebo buňka odpovídá určitému kritériu.
2. NEPRAVDIVÉ. Tento operátor se zobrazí, pokud neexistuje žádná shoda.

Syntaxe vzorce je následující (v univerzální podobě): =IF(podmínka; [hodnota, pokud je podmínka splněna]; [hodnota, pokud podmínka není splněna]). Funkci lze kombinovat s dalšími. V tomto případě musí být v odpovídajících argumentech zapsány další operátory. Můžete to například udělat tak, že zkontroluje, zda je číslo kladné, a pokud ano, najděte aritmetický průměr. Samozřejmě existuje jedna funkce, která dělá totéž, ale tento příklad zcela jasně ukazuje, jak funkce funguje. IF. Pokud jde o aplikace, ve kterých lze funkci použít IF, pak je jich obrovské množství:

1. Klimatologie.
2. Prodej a obchod.
3. Marketing
4. Účetnictví.

A tak dále. Ať už pojmenujete jakoukoli oblast, bude pro tuto funkci existovat aplikace.

Jak používat funkci IF v Excelu – příklady

Vezměme si další příklad, jak můžeme funkci použít IF v Excelu. Předpokládejme, že máme tabulku obsahující názvy tenisek. Řekněme, že probíhá velký výprodej dámských bot, který vyžaduje 25procentní slevu na všechny položky. K provedení této kontroly slouží speciální sloupec s uvedením pohlaví, pro které je teniska určena.

Podmínkou tohoto úkolu tedy bude rovnost pohlaví se samicí. Pokud se na základě kontroly zjistí, že toto kritérium je pravdivé, pak na místě, kde je tento vzorec zobrazen, musíte napsat částku slevy – 25 %. Pokud je nepravda, zadejte hodnotu 0, protože sleva se v tomto případě neposkytuje.

Požadované buňky můžete samozřejmě vyplnit ručně. To ale může zabrat spoustu času. Navíc nebyl zrušen ani lidský faktor, kvůli kterému může docházet k tiskovým chybám a zkreslení informací. Počítač nedělá chyby. Pokud je tedy množství informací příliš velké, pak je lepší funkci použít IF.

K dosažení cíle stanoveného v první fázi je nutné vybrat buňku, kde se bude výsledná hodnota zobrazovat, a napsat následující vzorec: =IF(B2=”žena”,25%,0). Pojďme dekódovat tuto funkci:

1. IF je přímo operátor.
2. B2=„ženský“ je kritérium, které musí být splněno.
3. Následuje hodnota, která se zobrazí, pokud jsou tenisky vytvořeny pro ženy, a zobrazená hodnota, pokud se zjistí, že jsou tenisky pánské, dětské nebo jakékoli jiné, které nesplňují podmínku uvedenou v prvním argumentu.

Kde je nejlepší místo pro psaní tohoto vzorce? Obecně lze místo zvolit libovolně, ale v našem případě se jedná o buňky pod záhlavím sloupce „Sleva“.

Důležité je nezapomenout dát před vzorec znak =. V opačném případě jej Excel přečte jako prostý text.

Po zadání vzorce je třeba stisknout klávesu enter, po které se tabulka automaticky vyplní správnou hodnotou. V tabulce níže vidíme, že první kontrola dopadla správně. Program automaticky určil pohlaví těchto tenisek a přidělil jim slevu ve výši čtvrtiny ceny. Výsledek byl dosažen.

Nyní zbývá vyplnit zbývající řádky. Chcete-li to provést, nemusíte kopírovat vzorec do každé buňky jednotlivě. Stačí najít čtvereček v pravém dolním rohu, najet na něj kurzor myši, přesvědčit se, že se změnil na ikonu křížku a přetáhnout značku na úplně spodní řádek tabulky. Pak Excel udělá vše za vás.

Použití funkce IF s více podmínkami

Dříve byl zvažován nejjednodušší případ použití funkce IF, ve kterém je pouze jeden logický výraz. Ale co když potřebujete zkontrolovat buňku podle několika podmínek? To lze také provést pomocí vestavěné funkce aplikace Excel.

Jedním ze speciálních případů kontroly několika podmínek je kontrola shody s první, a pokud se ukáže, že je nepravdivá, kontrola druhé, třetí a tak dále. Nebo, pokud je hodnota pravdivá, zkontrolujte jiné kritérium. Zde, jak uživatel chce, bude logika akcí přibližně stejná. Pokud jste si zamyšleně přečetli, co je napsáno výše, možná už tušíte, jak na to. Ale přidejme větší viditelnost.

Abychom to udělali, ztížíme úkol. Slevu nyní potřebujeme přiřadit výhradně dámským teniskám, ale v závislosti na sportu, pro který jsou určeny, by se velikost slevy měla lišit. Vzorec na první pohled bude poněkud složitější, ale obecně bude spadat do stejné logiky jako předchozí: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

Dále provedeme stejné akce jako v předchozím případě: stiskněte Enter a vyplňte všechny následující řádky. Dostaneme takový výsledek.

Jak tento vzorec funguje? První funkce IF kontroluje, zda je obuv mužská. Pokud ne, provede se druhá funkce. IF, která nejprve zkontroluje, zda jsou boty určeny pro běh. Pokud ano, je přidělena sleva 20 %. Pokud ne, sleva je 10%. Jak vidíte, jako argumenty funkce lze použít další funkce, což dává další možnosti.

Jak používat funkci KDYŽ ke splnění 2 podmínek najednou

Pomocí Excelu navíc můžete zkontrolovat dodržování dvou podmínek najednou. K tomu slouží další funkce, která se nazývá И. Tento logický operátor kombinuje dvě podmínky a nedělá to pouze ve funkci IF. Lze jej použít i v mnoha dalších funkcích.

Vraťme se k našemu stolu. Nyní by měla být sleva větší, ale vztahuje se pouze na dámské běžecké boty. Pokud se po kontrole ukáže, že obě podmínky byly splněny, pak se do pole „Sleva“ zapíše částka slevy 30 %. Pokud se zjistí, že alespoň jedna z podmínek nefunguje, pak se sleva na takový produkt nevztahuje. Vzorec by v tomto případě byl: =KDYŽ(A(B2=”žena”;C2=”běží”);30%;0).

Dále všechny provedené akce opakují dva předchozí příklady. Nejprve stiskneme klávesu enter a poté přetáhneme hodnotu do všech ostatních buněk, které jsou v této tabulce.

Syntaxe funkce AND, jak vidíme, se skládá z několika argumentů. První je první podmínka, druhá je druhá a tak dále. Můžete použít více než dva argumenty a zkontrolovat více podmínek najednou. Ale v praxi k takovým situacím dochází jen zřídka. Více než tři stavy současně – téměř nikdy se nestane. Pořadí akcí prováděných touto funkcí je následující:

1. Nejprve vzorec kontroluje první podmínku – zda ​​jsou boty dámské.
2. Excel následně analyzuje druhé kritérium – zda ​​jsou boty určeny pro běh.
3. Pokud se v důsledku testu ukáže, že obě kritéria vracejí hodnotu TRUE, pak výsledek funkce IF se ukáže být pravdou. Proto se provede akce naprogramovaná v odpovídajícím argumentu.
4. Pokud se ukáže, že alespoň jedna z kontrol vrátí výsledek LEŽÍCÍ, to a funkce И vrátí tento výsledek. Zobrazí se tedy výsledek zapsaný ve třetím argumentu funkce IF.

Jak vidíte, logika akcí je velmi jednoduchá a snadno pochopitelná na intuitivní úrovni.

Operátor OR v Excelu

Operátor OR funguje podobným způsobem a má podobnou syntaxi. Typ ověření je ale trochu jiný. Tato funkce vrací hodnotu TRUE pokud alespoň jedna kontrola vrátí výsledek TRUE. Pokud všechny kontroly dávají nesprávný výsledek, pak funkce OR vrátí hodnotu LEŽÍCÍ.

V souladu s tím, pokud funkce OR  vrátí výsledek TRUE pro alespoň jednu z hodnot, pak funkce IF zapíše hodnotu, která byla zadána ve druhém argumentu. A pouze pokud hodnota nesplňuje všechna kritéria, je vrácen text nebo číslo zadané ve třetím argumentu této funkce.

Abychom tento princip demonstrovali v praxi, použijme opět příklad. Problém je nyní následující: sleva se poskytuje buď na pánské boty nebo tenisky. V tomto případě bude sleva 35 %. Pokud jsou boty dámské nebo určené na běhání, pak na takový nadpis nebude sleva.

Chcete-li dosáhnout takového cíle, musíte do buňky, která se nachází přímo pod nápisem „Sleva“ napsat následující vzorec: =IF(OR(B2=”žena”; C2=”běžící”);0;35%). Poté, co stiskneme klávesu enter a přetáhneme tento vzorec do zbývajících buněk, dostaneme následující výsledek.

Jak definovat funkci IF pomocí Formula Builder

Psaní vzorce rukou je samozřejmě do jisté míry ještě pohodlnější než použití jiných nástrojů. Ale pokud jste začátečník, pak se situace dramaticky změní. Aby nedošlo k záměně při zadávání argumentů a také k označení správného názvu každé z funkcí, existuje speciální nástroj, který se nazývá Průvodce zadáním funkcí nebo Formula Builder. Pojďme se podívat na podrobný mechanismus jeho práce. Předpokládejme, že jsme dostali od vedení úkol analyzovat dostupný sortiment produktů a přidělit 25% slevu na všechny dámské tenisky. Pořadí akcí v tomto případě bude následující:

1. Průvodce zadáním funkce otevřeme kliknutím na příslušné tlačítko na kartě Vzorce (na snímku je zvýrazněno červeným obdélníkem).
2. Dále se otevře malý panel pro tvorbu vzorců, ve kterém vybereme funkci, kterou potřebujeme. Lze jej vybrat přímo ze seznamu nebo vyhledávat pomocí vyhledávacího pole. Už ho máme v seznamu 10 těch, které byly v poslední době použity, tak na něj klikneme a klikneme na tlačítko “Vložit funkci”.
3. Poté se nám před očima otevře okno pro nastavení argumentů funkce. Ve spodní části tohoto panelu také vidíte, co vybraná funkce dělá. Každý z argumentů je podepsán, takže si pořadí nemusíte pamatovat. Nejprve zadáme logický výraz, který obsahuje číslo nebo buňku a také hodnotu, kterou je třeba zkontrolovat. Dále se zadávají hodnoty, pokud je pravda, a hodnota, pokud je nepravda.
4. Po dokončení všech kroků klikněte na tlačítko „Dokončit“.

Nyní dostáváme výsledek. S ním provádíme stejné akce jako v předchozím případě, konkrétně namíříme myš na čtverec v pravém dolním rohu a přetáhneme vzorec do všech zbývajících buněk. Takže funkce IF je skutečně nejoblíbenějším a nejdůležitějším operátorem ze všech existujících. Zkontroluje data podle určitých kritérií a provede příslušné akce, pokud kontrola vrátí výsledek. TRUE or LEŽÍCÍ. To vám umožní výrazně zjednodušit zpracování velkých dat a nedělat velké množství akcí, které delegují tuto špinavou práci na počítač.