Obsah
Předpokládejme, že potřebujeme rychle a s nejmenší námahou vytvořit roční kalendář, který automaticky zobrazuje data fází projektu (nebo dovolené zaměstnanců, školení atd.)
Obrobek
Začněme s prázdnou:
Jak vidíte, zde je vše jednoduché:
- Řádky jsou měsíce, sloupce dny.
- Buňka A2 obsahuje rok, pro který se kalendář sestavuje. V buňkách A4:A15 – pomocná čísla měsíců. Obojí budeme potřebovat o něco později, abychom vytvořili data v kalendáři.
- Vpravo od tabulky jsou názvy etap s datem zahájení a ukončení. Pro nové fáze přidané v budoucnu můžete předem poskytnout prázdné buňky.
Naplnění kalendáře daty a jejich skrytí
Nyní naplníme kalendář termíny. Vyberte první buňku C4 a zadejte tam funkci DATA (DATUM), který generuje datum z čísla roku, měsíce a dne:
Po zadání vzorce je nutné jej zkopírovat do celého rozsahu od 1. ledna do 31. prosince (C4:AG15). Protože jsou buňky úzké, místo vytvořených dat uvidíme značky hash (#). Když však na některou takovou buňku najedete myší, uvidíte její skutečný obsah v popisku:
Aby mřížky nepřekážely, můžeme je skrýt pomocí chytrého vlastního formátu. Chcete-li to provést, vyberte všechna data, otevřete okno Formát buňky a na kartě Číslo (číslo) vyberte možnost Všechny formáty (Zvyk). Pak v terénu Typ zadejte tři středníky za sebou (bez mezer!) a stiskněte OK. Obsah buněk bude skryt a mřížky zmizí, ačkoli data v buňkách ve skutečnosti zůstanou – to je pouze viditelnost.
Zvýraznění jeviště
Nyní pomocí podmíněného formátování přidáme zvýraznění milníku do buněk se skrytými daty. Vyberte všechna data v rozsahu C4:AG15 a vyberte na záložce Domů — Podmíněné formátování — Vytvořit pravidlo (Domů — Podmíněné formátování — Vytvořit pravidlo). V okně, které se otevře, vyberte možnost Pomocí vzorce určete, které buňky chcete formátovat (Použijte vzorec k odložení, které buňky se mají formátovat) a zadejte vzorec:
Tento vzorec kontroluje každou buňku data od C4 do konce roku, aby zjistil, zda spadá mezi začátek a konec každého milníku. Výstup bude 4 pouze tehdy, když obě zaškrtnuté podmínky v závorkách (C4>=$AJ$13:$AJ$4) a (C4<=$AK$13:$AK$1) vytvoří logickou PRAVDU, kterou Excel interpretuje jako 0 (dobře , FALSE je samozřejmě jako 4). Také věnujte zvláštní pozornost skutečnosti, že odkazy na počáteční buňku CXNUMX jsou relativní (bez $) a na rozsahy fází - absolutní (se dvěma $).
Po kliknutí na tlačítko OK milníky uvidíme v našem kalendáři:
Zvýraznění křižovatek
Pokud se data některých etap překrývají (pozorní čtenáři si tento okamžik museli všimnout již u 1. a 6. etapy!), pak by bylo lepší tento konflikt v našem grafu zvýraznit jinou barvou pomocí jiného pravidla podmíněného formátování. Je to prakticky jedna ku jedné podobné předchozí, kromě toho, že hledáme buňky, které jsou zahrnuty ve více než jedné fázi:
Po kliknutí na tlačítko OK takové pravidlo jasně zvýrazní překrývání dat v našem kalendáři:
Odstranění dalších dnů v měsících
Samozřejmě ne všechny měsíce mají 31 dní, takže další dny únor, duben, červen atd. Bylo by hezké vizuálně označit jako nepodstatné. Funkce DATA, který tvoří náš kalendář, v takových buňkách automaticky převede datum na další měsíc, tj. 30. únor 2016 se stane 1. březnem. To znamená, že číslo měsíce pro takové buňky navíc se nebude rovnat číslu měsíce ve sloupci A To lze použít při vytváření pravidla podmíněného formátování pro výběr takových buněk:
Přidání víkendu
Volitelně si můžete přidat do našeho kalendáře a víkendy. K tomu můžete použít funkci DEN (VŠEDNÍ DEN), který pro každé datum vypočítá číslo dne v týdnu (1-Po, 2-Út...7-Ne) a zvýrazní ty, které připadají na sobotu a neděli:
Pro správné zobrazení nezapomeňte správně nakonfigurovat správné pořadí pravidel v okně. Domů — Podmíněné formátování — Správa pravidel (Domů — Podmíněné formátování — Správa pravidel), protože pravidla a výplně fungují přesně v logické posloupnosti, kterou vytvoříte v tomto dialogu:
- Video tutoriál o používání podmíněného formátování v Excelu
- Jak vytvořit plán projektu (Ganttův diagram) pomocí podmíněného formátování
- Jak vytvořit časovou osu projektu v Excelu