Zaslání knihy nebo listu e-mailem

Pokud často musíte posílat určité knihy nebo listy e-mailem, pak jste si měli všimnout, že tento postup nelze nazvat rychle. Pokud to děláte „klasicky“, potřebujete:

  • otevřít e-mailový program (například Outlook)
  • vytvořit novou zprávu
  • zadejte adresu, předmět a text
  • připojit soubor ke zprávě (nezapomeňte!)
  • klikněte na tlačítko Poslat

Ve skutečnosti lze poštu snadno odesílat přímo z Excelu mnoha různými způsoby. Jít…

Metoda 1: Embedded Send

Pokud máte stále starý dobrý Excel 2003, pak je vše jednoduché. Otevřete požadovanou knihu/list a vyberte z nabídky Soubor – Odeslat – Zpráva (Soubor – Odeslat – Příjemce pošty). Otevře se okno, ve kterém si můžete vybrat jednu ze dvou možností odeslání:

V prvním případě bude aktuální kniha přidána do zprávy jako příloha, ve druhém případě přejde obsah aktuálního listu přímo do textu zprávy jako textová tabulka (bez vzorců).

Navíc jídelníček Soubor – Odeslat (Soubor – Odeslat) existuje několik dalších exotických možností dopravy:

 

  • Zpráva (pro kontrolu) (Příjemce e-mailu ke kontrole) – odešle se celý sešit a zároveň se mu zapne sledování změn, tj. začne se jasně fixovat – kdo, kdy a v jakých buňkách provedl jaké změny. Provedené změny pak můžete zobrazit v nabídce Služba – Opravy – Zvýraznění oprav (Nástroje — Sledování změn — Zvýraznění změn) nebo na kartě Recenze – Opravy (Recenze – sledování změn) Bude to vypadat takto:

    Barevné rámečky označují změny provedené v dokumentu (každý uživatel má jinou barvu). Když najedete myší, vyskočí okno podobné poznámce s podrobným popisem, kdo, co a kdy v této buňce změnil. Je to velmi výhodné pro kontrolu dokumentů, kdy například upravujete sestavu svých podřízených nebo šéf upravuje tu vaši.

  • Po trase (Příjemce směrování) – zpráva, ke které bude připojena vaše kniha, projde řetězcem příjemců, z nichž každý ji automaticky přepošle dál jako obušek. Pokud chcete, můžete nastavit, aby se vám zpráva vrátila na konci řetězce. Můžete povolit sledování změn, abyste viděli úpravy provedené každou osobou ve vláknu.

V novém Excelu 2007/2010 je situace mírně odlišná. V těchto verzích je pro odeslání knihy poštou nutné vybrat tlačítko Office (tlačítko Office) nebo tab Soubor (Soubor) a tým Poslat (Poslat). Dále je uživateli nabídnuta sada možností odesílání:

Upozorňujeme, že v nových verzích zmizela možnost odeslat samostatný list sešitu vložený do těla dopisu – jako tomu bylo v Excelu 2003 a novějších. Zbývá pouze odeslat celý soubor. Naskytla se ale užitečná možnost posílat ve známém formátu PDF a méně známém XPS (obdoba PDF, ale ke čtení nevyžaduje Acrobat Reader – otevírá se přímo v Internet Exploreru). Příkaz k odeslání knihy ke kontrole lze vytáhnout jako další tlačítko na panelu rychlého přístupu pomocí Soubor – Možnosti – Panel nástrojů Rychlý přístup – Všechny příkazy – Odeslat ke kontrole (Soubor — Možnosti — Panel nástrojů Rychlý přístup — Všechny příkazy — Odeslat ke kontrole).

Metoda 2. Jednoduchá makra k odeslání

Odeslání makra je mnohem jednodušší. Otevření editoru jazyka Visual Basic prostřednictvím nabídky Služba – Makro – Editor jazyka Visual Basic (Nástroje — Makro — Editor jazyka Visual Basic), vložte nový modul do nabídky Vložit – Modul a zkopírujte tam text těchto dvou maker:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopírovat s ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Catch the file" .Close SaveChanges:=False End With End Sub

Poté lze zkopírovaná makra spustit v nabídce Služba – Makro – Makra (Nástroje — Makro — Makra). OdeslatSešit odešle celou aktuální knihu na zadanou adresu a SendSheet — List1 jako příloha.

Když makro spustíte, Excel kontaktuje Outlook, což způsobí, že se na obrazovce zobrazí následující bezpečnostní zpráva:

Počkejte na tlačítko Vyřešit se stane aktivním a kliknutím na něj potvrďte své odeslání. Poté budou automaticky generované zprávy umístěny do složky Vycházející a budou odeslány příjemcům při prvním spuštění aplikace Outlook nebo, pokud ji máte spuštěnou, ihned.

Metoda 3. Univerzální makro

A pokud nechcete poslat aktuální knihu, ale jakýkoli jiný soubor? A text zprávy by bylo také hezké nastavit! Zde nepomohou předchozí makra, která jsou omezena možnostmi samotného Excelu, ale můžete si vytvořit makro, které bude Outlook spravovat z Excelu – vytvořte a vyplňte nové okno zprávy a odešlete. Makro vypadá takto:

Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'spusťte aplikaci Outlook ve skrytém režimu OutApp.Session.Logon On Error Přejít na vyčištění 'pokud ne spuštěno - ukončit Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'vytvořit novou zprávu Při chybě Resume Next 'vyplňte pole zprávy With OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send může být nahrazeno Display pro zobrazení zprávy před odesláním .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub

Adresa, předmět, text zprávy a cesta k přiloženému souboru musí být v buňkách A1:A4 aktuálního listu.

  • Skupinová pošta z Excelu s doplňkem PLEX
  • Makra pro odesílání pošty z Excelu přes Lotus Notes od Dennise Wallentina
  • Co jsou makra, kam vložit kód makra ve Visual Basicu
  • Vytváření e-mailů pomocí funkce HYPERLINK

 

Napsat komentář