Práce s tabulkami v Excelu

Excel je mnohými považován za tabulkový procesor. Proto se otázka, jak tabulky tvořit a pracovat s nimi, může na první pohled zdát zvláštní. Málokdo ale ví, jaký je hlavní rozdíl mezi Excelem a tabulkami. Navíc tato součást balíku Microsoft Office není vždy interakce s tabulkami. Kromě toho je hlavním úkolem Excelu zpracování informací, které mohou být prezentovány v různých formách. Také v tabulkové podobě.

Nebo může nastat situace, kdy je potřeba vybrat pro tabulku samostatný rozsah a podle toho ji naformátovat. Obecně platí, že možností využití tabulek je obrovské množství, pojďme se na ně tedy podívat podrobněji.

Koncept inteligentních tabulek

Stále je rozdíl mezi excelovým listem a chytrou tabulkou. První je jednoduše oblast obsahující určitý počet buněk. Některé z nich mohou být naplněny určitými informacemi, zatímco jiné jsou prázdné. Zásadní rozdíl mezi nimi ale z technického hlediska není.

Ale excelová tabulka je zásadně odlišný koncept. Není omezen na rozsah dat, má své vlastnosti, název, určitou strukturu a obrovské množství výhod.

Proto můžete pro tabulku Excel zvolit samostatný název – „Inteligentní tabulka“ nebo Inteligentní tabulka.

Vytvořte si chytrý stůl

Předpokládejme, že jsme vytvořili datový rozsah s informacemi o prodeji.

Ještě to není stůl. Chcete-li do něj převést rozsah, musíte jej vybrat a najít kartu „Vložit“ a tam najít tlačítko „Tabulka“ ve stejnojmenném bloku.

Objeví se malé okno. V něm můžete upravit sadu buněk, které chcete přeměnit na tabulku. Kromě toho musíte určit, že první řádek obsahuje záhlaví sloupců. Stejné dialogové okno můžete vyvolat také pomocí klávesové zkratky Ctrl + T.

V zásadě není ve většině případů potřeba nic měnit. Po potvrzení akce stisknutím tlačítka „OK“ se z dříve zvoleného rozsahu okamžitě stane tabulka.

Před přímým nastavením jeho vlastností musíte pochopit, jak program sám vidí tabulku. Poté se spousta věcí vyjasní.

Pochopení struktury tabulky Excel

Všechny tabulky mají konkrétní název zobrazený na speciální kartě Návrh. Zobrazí se hned po výběru libovolné buňky. Ve výchozím nastavení má název tvar „Tabulka 1“ nebo „Tabulka 2“, resp.

Pokud potřebujete mít v jednom dokumentu několik tabulek, doporučuje se jim dát takové názvy, abyste později pochopili, jaké informace jsou kde obsaženy. V budoucnu pak bude mnohem jednodušší s nimi komunikovat, a to jak pro vás, tak pro lidi, kteří si váš dokument prohlížejí.

Pojmenované tabulky lze navíc použít v Power Query nebo řadě dalších doplňků.

Nazvěme naši tabulku „Report“. Jméno lze vidět v okně nazvaném správce jmen. Chcete-li jej otevřít, musíte jít po následující cestě: Vzorce – Definovaná jména – Správce názvů.

Je také možné ručně zadat vzorec, kde vidíte i název tabulky.

Nejzábavnější ale je, že Excel dokáže tabulku vidět současně v několika sekcích: celou, i v jednotlivých sloupcích, nadpisech, součtech. Potom budou odkazy vypadat takto.

Obecně jsou takové konstrukce uvedeny pouze za účelem přesnější orientace. Ale není třeba se je učit nazpaměť. Automaticky se zobrazují v nápovědách, které se objeví po výběru Tabulka a způsobu otevírání hranatých závorek. Chcete-li je vložit, musíte nejprve povolit anglické rozložení.

Požadovanou možnost lze najít pomocí klávesy Tab. Nezapomeňte uzavřít všechny závorky, které jsou ve vzorci. Čtverce zde nejsou výjimkou. 

Pokud chcete sečíst obsah celého sloupce s prodejem, musíte napsat následující vzorec:

= SUM (D2: D8)

Poté se automaticky změní na =SUM(Přehled[Prodej]). Jednoduše řečeno, odkaz povede na konkrétní sloupec. Pohodlné, souhlasíte?

Jakýkoli graf, vzorec, rozsah, kde bude použita chytrá tabulka pro přebírání dat, bude tedy automaticky využívat aktuální informace.

Nyní si povíme podrobněji, které tabulky mohou mít vlastnosti.

Excelové tabulky: Vlastnosti

Každá vytvořená tabulka může mít více záhlaví sloupců. První řádek rozsahu pak slouží jako zdroj dat.

Pokud je navíc velikost tabulky příliš velká, při rolování dolů se místo písmen označujících odpovídající sloupce zobrazí názvy sloupců. To bude podle přání uživatele, protože nebude nutné oblasti ručně opravovat.

Obsahuje také automatický filtr. Pokud ji ale nepotřebujete, můžete ji vždy vypnout v nastavení.

Také všechny hodnoty, které jsou zapsány bezprostředně pod poslední buňkou sloupce tabulky, jsou k ní připojeny. Lze je tedy nalézt přímo v jakémkoli objektu, který při své práci využívá data z prvního sloupce tabulky.

Zároveň jsou pro návrh tabulky naformátovány nové buňky a automaticky se do nich zapisují všechny vzorce specifické pro tento sloupec. Jednoduše řečeno, chcete-li zvětšit velikost tabulky a rozšířit ji, stačí zadat správná data. Vše ostatní přidá program. Totéž platí pro nové sloupce.

Pokud je vzorec zadán alespoň do jedné buňky, pak se automaticky rozšíří na celý sloupec. To znamená, že nemusíte ručně vyplňovat buňky, vše se stane automaticky, jak ukazuje tento animovaný snímek obrazovky.

Všechny tyto vlastnosti jsou dobré. Stůl si ale můžete sami upravit a rozšířit jeho funkčnost.

Nastavení stolu

Nejprve musíte otevřít kartu „Návrhář“, kde jsou umístěny parametry tabulky. Můžete si je přizpůsobit přidáním nebo zrušením zaškrtnutí konkrétních políček umístěných ve skupině „Možnosti stylu tabulky“.

K dispozici jsou následující možnosti:

1. Přidejte nebo odeberte řádek záhlaví.
2. Přidejte nebo odeberte řádek se součty.
3. Proveďte střídání čar.
4. Zvýrazněte extrémní sloupce tučně.
5. Povolí nebo zakáže prokládané řádkové výplně.
6. Zakázat automatický filtr.

Můžete také nastavit jiný formát. To lze provést pomocí voleb umístěných ve skupině Styly tabulek. Zpočátku se formát liší od výše uvedeného, ​​ale v takovém případě si vždy můžete upravit vzhled, který chcete.

Můžete také najít skupinu „Nástroje“, kde můžete vytvořit kontingenční tabulku, odstranit kopie a převést tabulku na standardní rozsah.

Nejzábavnější funkcí je ale vytváření plátků.

Řez je typ filtru, který se zobrazuje v samostatném grafickém prvku. Chcete-li jej vložit, musíte kliknout na stejnojmenné tlačítko „Insert Slicer“ a poté vybrat sloupce, které chcete opustit.

To je vše, nyní se objeví panel, který uvádí všechny jedinečné hodnoty obsažené v buňkách tohoto sloupce.

Chcete-li tabulku filtrovat, musíte vybrat kategorii, která je v tuto chvíli nejzajímavější.

Pomocí sliceru lze vybrat více kategorií. Chcete-li to provést, musíte před zahájením výběru stisknout klávesu Ctrl nebo kliknout na tlačítko v pravém horním rohu vlevo od odstranění filtru.

Pro nastavení parametrů přímo na pásu karet můžete použít stejnojmennou kartu. S jeho pomocí je možné upravovat různé vlastnosti řezu: vzhled, velikost tlačítka, množství a tak dále.

Klíčová omezení inteligentních tabulek

Navzdory skutečnosti, že tabulky Excel mají mnoho výhod, uživatel se stále bude muset smířit s některými nevýhodami:

1. Pohledy nefungují. Jednoduše řečeno, neexistuje způsob, jak si zapamatovat určité parametry listu.
2. Knihu nemůžete sdílet s jinou osobou.
3. Není možné vkládat mezisoučty.
4. Nelze použít maticové vzorce.
5. Neexistuje způsob, jak sloučit buňky. To se ale nedoporučuje.

Existuje však mnohem více výhod než nevýhod, takže tyto nevýhody nebudou příliš patrné.

Příklady inteligentních tabulek

Nyní je čas pohovořit o situacích, ve kterých jsou potřeba chytré excelové tabulky a jaké akce lze provést, které nejsou možné se standardním rozsahem.

Předpokládejme, že máme tabulku, která ukazuje peněžní příjmy z nákupu triček. První sloupec obsahuje jména členů skupiny a v ostatních kolik triček se prodalo a jakou mají velikost. Použijme tuto tabulku jako příklad, abychom viděli, jaké možné akce lze provést, které jsou v případě běžného rozsahu nemožné.

Shrnutí funkcí Excelu

Na obrázku výše můžete vidět naši tabulku. Shrňme si nejprve jednotlivě všechny velikosti triček. Pokud k dosažení tohoto cíle použijete rozsah dat, budete muset ručně zadat všechny vzorce. Pokud vytvoříte tabulku, pak tato zatěžující zátěž již nebude existovat. Stačí zahrnout jednu položku a poté se řádek se součty vygeneruje sám.

Dále klikněte pravým tlačítkem na libovolné místo. Zobrazí se vyskakovací nabídka s položkou „Tabulka“. Má možnost „celkový řádek“, kterou musíte povolit. Lze jej také přidat pomocí konstruktoru.

Dále se ve spodní části tabulky objeví řádek se součty. Pokud otevřete rozevírací nabídku, uvidíte zde následující nastavení:

1. Průměrný.
2. Množství.
3. Maximum.
4. ofsetová odchylka.

A mnohem víc. Chcete-li získat přístup k funkcím, které nejsou uvedeny ve výše uvedeném seznamu, musíte kliknout na položku „Další funkce“. Zde je výhodné, že se rozsah určuje automaticky. Zvolili jsme funkci SOUČET, protože v našem případě potřebujeme vědět, kolik triček se celkem prodalo.

Automatické vkládání vzorců

Excel je opravdu chytrý program. Uživatel možná ani neví, že se snaží předvídat jeho další akce. Na konec tabulky jsme přidali sloupec, abychom mohli analyzovat výsledky prodeje pro každého z kupujících. Po vložení vzorce do prvního řádku se okamžitě zkopíruje do všech ostatních buněk a poté se celý sloupec zaplní hodnotami, které potřebujeme. Komfortní?

funkce řazení

Mnoho lidí používá kontextové menu k použití té či oné funkce. Existují téměř všechny akce, které je ve většině případů nutné provést. Pokud používáte chytré tabulky, pak se funkčnost ještě rozšíří.

Potřebujeme například zkontrolovat, kdo již převedl zálohu. Chcete-li to provést, musíte seřadit data podle prvního sloupce. Naformátujme text tak, aby bylo možné pochopit, kdo již platbu provedl, kdo ne a kdo k tomu nedodal potřebné dokumenty. První bude označena zeleně, druhá červeně a třetí modře. A předpokládejme, že stojíme před úkolem seskupit je dohromady. 

Navíc Excel může udělat vše za vás. 

Nejprve musíte kliknout na rozbalovací nabídku umístěnou poblíž záhlaví sloupce „Název“ a kliknout na položku „Seřadit podle barvy“ a vybrat červenou barvu písma.

Vše, nyní jsou jasně uvedeny informace o tom, kdo platbu provedl. 

filtrace

Je také možné přizpůsobit zobrazení a skrytí určitých informací tabulky. Pokud například chcete zobrazit pouze ty lidi, kteří nezaplatili, můžete data filtrovat podle této barvy. Filtrování podle jiných parametrů je také možné.

Závěry

Chytré tabulky v Excelu tak poslouží jako skvělí pomocníci pro řešení jakýchkoli problémů, se kterými se prostě musíte potýkat.