Práce s buňkami v Excelu

Obrovské množství uživatelů Excelu dělá stejnou chybu. Zaměňují dva zásadně odlišné typy operací: uvnitř buňky a za ní. Rozdíl mezi nimi je ale obrovský.

Faktem je, že každá buňka je plnohodnotným prvkem, což je vstupní pole se spoustou možností. Zadávají se tam vzorce, čísla, text, logické operátory a tak dále. Samotný text lze stylovat: změňte jeho velikost a styl a také umístění uvnitř buňky.

Například na tomto obrázku můžete vidět, že text uvnitř buňky je červený a tučný.

V tomto případě je důležité věnovat pozornost skutečnosti, že buňka zobrazená na obrázku je aktuálně v režimu úprav obsahu. Chcete-li pochopit, v jakém konkrétním stavu je buňka ve vašem případě, můžete použít textový kurzor uvnitř. Ale i když to není vidět, buňka může být v režimu úprav. Pochopíte to přítomností aktivních tlačítek pro potvrzení a zrušení zadání. 

Důležitou vlastností tohoto režimu je, že s buňkou v něm nelze provádět všechny možné operace. Pokud se podíváte na pás karet, uvidíte, že většina tlačítek není aktivních. Zde je vyjádřena hlavní chyba. Pojďme si ale o všem popovídat popořadě, počínaje úplnými základy a poté zvýšíme úroveň složitosti, aby se každý mohl naučit něco užitečného.

Základní pojmy

Hlavním prvkem tabulky je tedy buňka. Nachází se na průsečíku sloupce a řádku, a proto má svou vlastní adresu, kterou lze ve vzorcích použít, abychom na něj ukázali, získali určitá data a podobně. 

Například buňka B3 má následující souřadnice: řádek 3, sloupec 2. Můžete ji vidět v levém horním rohu, přímo pod navigační nabídkou. 

Druhým důležitým pojmem je pracovní sešit. Jedná se o dokument otevřený uživatelem, který obsahuje seznam listů, které se zase skládají z buněk. Žádný nový dokument zpočátku neobsahuje žádné informace a v odpovídajícím poli vína adresu aktuálně vybrané buňky.

Zobrazí se také názvy sloupců a řádků. Když je vybrána jedna z buněk, odpovídající prvky v pruhu souřadnic se zvýrazní oranžově.

Pro zadávání informací je nutné, jak jsme již pochopili výše, přepnout do režimu úprav. Je třeba vybrat příslušnou buňku kliknutím levým tlačítkem myši na ni a poté pouze zadat údaje. Mezi různými buňkami můžete také procházet pomocí klávesnice pomocí tlačítek se šipkami.

Základní operace s buňkami

Vyberte buňky v jednom rozsahu

Seskupování informací v Excelu se provádí podle speciálního rozsahu. V tomto případě je vybráno několik buněk najednou, stejně jako řádky a sloupce. Pokud je vyberete, zobrazí se celá oblast a adresní řádek poskytuje souhrn všech vybraných buněk.

Sloučení buněk

Jakmile jsou buňky vybrány, lze je nyní sloučit. Před tím se doporučuje zkopírovat vybraný rozsah stisknutím kombinace kláves Ctrl + C a přesunout jej na jiné místo pomocí kláves Ctrl + V. Tímto způsobem si můžete uložit záložní kopii svých dat. To je nutné provést, protože při sloučení buněk se všechny informace v nich obsažené vymažou. A abyste jej mohli obnovit, musíte mít jeho kopii.

Dále musíte kliknout na tlačítko zobrazené na snímku obrazovky. Existuje několik způsobů, jak sloučit buňky. Musíte si vybrat ten, který nejlépe vyhovuje situaci.

Nalezení požadovaného tlačítka. V navigační nabídce na kartě „Domů“ najděte tlačítko, které bylo označeno na předchozím snímku obrazovky, a zobrazte rozevírací seznam. Vybrali jsme Sloučit a vycentrovat. Pokud je toto tlačítko neaktivní, musíte opustit režim úprav. To lze provést stisknutím klávesy Enter. 

Pokud potřebujete upravit polohu textu ve výsledné velké buňce, můžete tak učinit pomocí vlastností zarovnání na kartě Domů.

Rozdělení buněk

Jedná se o poměrně jednoduchý postup, který poněkud opakuje předchozí odstavec:

1. Výběr buňky, která byla dříve vytvořena sloučením několika dalších buněk. Oddělení ostatních není možné. 
2. Jakmile je sloučený blok vybrán, rozsvítí se slučovací tlačítko. Po kliknutí na něj se všechny buňky oddělí. Každý z nich dostane svou vlastní adresu. Řádky a sloupce budou automaticky přepočítány. 

Vyhledávání buněk

Je velmi snadné přehlédnout důležité informace, když musíte pracovat s velkým množstvím dat. Chcete-li tento problém vyřešit, můžete použít vyhledávání. Kromě toho můžete hledat nejen slova, ale také vzorce, kombinované bloky a cokoli, co se vám líbí. Chcete-li to provést, musíte provést následující kroky:

1. Ujistěte se, že je otevřená karta Domů. K dispozici je oblast „Úpravy“, kde najdete klávesu „Najít a vybrat“.
2. Poté se otevře dialogové okno se vstupním polem, do kterého můžete zadat požadovanou hodnotu. K dispozici je také možnost zadat další parametry. Pokud například potřebujete najít sloučené buňky, musíte kliknout na „Možnosti“ – „Formát“ – „Zarovnání“ a zaškrtnout políčko vedle hledání sloučených buněk.
3. Potřebné informace se zobrazí ve speciálním okně.

K dispozici je také funkce „Najít vše“ pro vyhledání všech sloučených buněk.

Práce s obsahem buněk Excelu

Zde se podíváme na některé funkce, které umožňují pracovat se vstupním textem, funkcemi nebo čísly, jak provádět operace kopírování, přesouvání a reprodukce. Podívejme se na každou z nich v pořadí.

1. Vstup. Všechno je zde jednoduché. Musíte vybrat požadovanou buňku a začít psát.
2. Odebírání informací. K tomu můžete použít jak klávesu Delete, tak Backspace. Můžete také použít klávesu gumy na panelu Úpravy.
3. Kopírovat. Je velmi pohodlné to provést pomocí horkých kláves Ctrl + C a vložit zkopírované informace na požadované místo pomocí kombinace Ctrl + V. Tímto způsobem lze provádět rychlé množení dat. Lze jej použít nejen v Excelu, ale také téměř v jakémkoli programu se systémem Windows. Pokud byla provedena nesprávná akce (například byl vložen nesprávný text), můžete se vrátit zpět stisknutím kombinace Ctrl + Z.
4. Vystřihování. Provádí se pomocí kombinace Ctrl + X, po které je třeba vložit data na správné místo pomocí stejných horkých kláves Ctrl + V. Rozdíl mezi vyjmutím a kopírováním spočívá v tom, že při kopírování se data ukládají do první místo, přičemž odříznutý fragment zůstává pouze v místě, kam byl vložen. 
5. Formátování. Buňky lze měnit jak vně, tak uvnitř. Přístup ke všem potřebným parametrům lze získat kliknutím pravým tlačítkem myši na požadovanou buňku. Zobrazí se kontextové menu se všemi nastaveními.

Aritmetické operace

Excel je především funkční kalkulačka, která umožňuje provádět víceúrovňové výpočty. To je užitečné zejména pro účetnictví. Tento program umožňuje provádět s čísly všechny myslitelné i nemyslitelné operace. Proto musíte pochopit, jak fungují různé funkce a znaky, které lze zapsat do buňky.

Nejprve musíte pochopit notaci, která označuje konkrétní aritmetickou operaci:

1. + – sčítání.
2. – – odčítání.
3. * – násobení.
4. / – rozdělení.
5. ^ – umocňování.
6. % je procento. 

Začněte zadávat vzorec do buňky se znaménkem rovná se. Například, 

= 7 + 6

Po stisknutí tlačítka „ENTER“ se data automaticky spočítají a výsledek se zobrazí v buňce. Pokud se v důsledku výpočtu ukáže, že za desetinnou čárkou je velký počet číslic, můžete bitovou hloubku snížit pomocí speciálního tlačítka na kartě „Domů“ v části „Číslo“.

Použití vzorců v Excelu

Pokud je nutné sestavit konečnou bilanci, pak samotné sčítání nestačí. Skládá se totiž z obrovského množství dat. Z tohoto důvodu byly vyvinuty technologie, které umožňují vytvořit tabulku pouhými několika kliknutími.

Aby to bylo přehlednější, vytvoříme si takovou jednoduchou tabulku s daty, kde je potřeba vypočítat několik hodnot najednou.

Chcete-li získat konečný výsledek, jednoduše sečtěte hodnoty pro každou položku za první dva týdny. To je snadné, protože malé množství dat můžete zadat i ručně. Ale co, také ruce k obdržení částky? Co je třeba udělat pro systematizaci dostupných informací?

Pokud v buňce použijete vzorec, můžete provádět i ty nejsložitější výpočty a také naprogramovat dokument tak, aby dělal, co chcete.

Vzorec lze navíc vybrat přímo z menu, které se vyvolá stisknutím tlačítka fx. V dialogovém okně jsme vybrali funkci SUM. Chcete-li akci potvrdit, musíte stisknout tlačítko „Enter“. Než funkce skutečně použijete, doporučuje se trochu procvičit v pískovišti. To znamená, že vytvořte testovací dokument, kde si můžete různé vzorce trochu rozpracovat a podívat se, jak fungují. 

Chyby při zadávání vzorce do buňky

V důsledku zadání vzorce se mohou objevit různé chyby:

1. ##### – Tato chyba je vyvolána, pokud je při zadávání data nebo času získána hodnota pod nulou. Lze jej také zobrazit, pokud v buňce není dostatek místa pro uložení všech dat. 
2. #N/A – tato chyba se objeví v případě nemožnosti určit data, jakož i v případě porušení pořadí zadávání argumentů funkce.
3. #ODKAZ! V tomto případě Excel hlásí, že byla zadána neplatná adresa sloupce nebo řádku. 
4. #PRÁZDNÝ! Pokud byla aritmetická funkce sestavena nesprávně, zobrazí se chyba.
5. #ČÍSLO! Pokud je číslo příliš malé nebo velké.
6. #HODNOTA! Označuje, že se používá nepodporovaný datový typ. K tomu může dojít, pokud jedna buňka použitá pro vzorec obsahuje text a druhá obsahuje čísla. V tomto případě se datové typy neshodují a Excel začne nadávat.
7. #DIV/0! – nemožnost dělit nulou.
8. #NÁZEV? – nelze rozpoznat název funkce. Například došlo k chybě.

Klávesové zkratky

Klávesové zkratky usnadňují život, zvláště pokud musíte často opakovat stejný typ akcí. Nejoblíbenější klávesové zkratky jsou následující:

1. CTRL + šipka na klávesnici – výběr všech buněk, které jsou v odpovídajícím řádku nebo sloupci.
2. CTRL + SHIFT + „+“ – vložte čas, který je právě na hodinách.
3. CTRL + ; – vložit aktuální datum s funkcí automatického filtrování podle pravidel Excelu.
4. CTRL + A – výběr všech buněk.

Nastavení vzhledu buňky

Správně zvolený design buňky vám umožní učinit ji atraktivnější a rozsah – snadno čitelný. Existuje několik možností vzhledu buněk, které si můžete přizpůsobit.

Hranice

Rozsah funkcí tabulkového procesoru zahrnuje také nastavení ohraničení. Chcete-li to provést, klikněte na buňky zájmu a otevřete kartu „Domů“, kde klikněte na šipku umístěnou napravo od tlačítka „Hranice“. Poté se objeví nabídka, ve které můžete nastavit potřebné vlastnosti ohraničení.

Lze kreslit hranice. Chcete-li to provést, musíte najít položku „Draw Borders“, která se nachází v této rozbalovací nabídce.

Vyplň barvu

Nejprve musíte vybrat ty buňky, které je třeba vyplnit určitou barvou. Poté na kartě „Domů“ najděte šipku umístěnou napravo od položky „Barva výplně“. Zobrazí se vyskakovací nabídka se seznamem barev. Jednoduše vyberte požadovaný odstín a buňka se automaticky vyplní.

Life hack: pokud umístíte kurzor na různé barvy, můžete vidět, jaký bude vzhled buňky poté, co bude vyplněna určitou barvou.

Styly buněk

Styly buněk jsou hotové možnosti návrhu, které lze přidat několika kliknutími. Nabídku najdete na záložce „Domů“ v sekci „Styly buněk“.