2 způsoby, jak změnit pozadí v Excelu

V tomto článku se dozvíte dva jednoduché způsoby, jak změnit pozadí buněk na základě jejich obsahu v nejnovějších verzích Excelu. Také pochopíte, které vzorce použít ke změně odstínu buněk nebo buněk, kde jsou vzorce napsány špatně nebo kde nejsou vůbec žádné informace.

Každý ví, že úprava pozadí jednoduché buňky je jednoduchý postup. Klikněte na „barva pozadí“. Co když ale potřebujete korekci barev na základě určitého obsahu buněk? Jak to mohu provést automaticky? Následuje řada užitečných informací, které vám umožní najít správný způsob, jak splnit všechny tyto úkoly.

Dynamická změna barvy pozadí buňky

Úkol: Máte tabulku nebo sadu hodnot a potřebujete upravit barvu pozadí buněk podle toho, jaké číslo je tam zadáno. Musíte také zajistit, aby odstín reagoval na měnící se hodnoty.

Řešení: Pro tento úkol je k dispozici funkce „podmíněné formátování“ aplikace Excel pro barevné buňky s čísly většími než X, menšími než Y nebo mezi X a Y.

Řekněme, že máte sadu produktů v různých státech s jejich cenami a potřebujete vědět, který z nich stojí více než 3,7 $. Proto jsme se rozhodli ty produkty, které jsou nad touto hodnotou, zvýraznit červeně. A buňky, které mají podobnou nebo větší hodnotu, bylo rozhodnuto obarvit do zeleného odstínu.

Poznámka: Snímek obrazovky byl pořízen ve verzi programu 2010. To však nic neovlivňuje, protože posloupnost akcí je stejná, bez ohledu na to, kterou verzi – nejnovější nebo ne – uživatel používá.

Zde je to, co musíte udělat (krok za krokem):

1. Vyberte buňky, ve kterých chcete upravit odstín. Například rozsah $ B $ 2: $ H $ 10 (názvy sloupců a první sloupec, který uvádí názvy států, jsou z ukázky vyloučeny).

2. Klikněte na "Home" ve skupině "styl". Bude tam položka "Podmíněné formátování". Tam je také potřeba vybírat „Nové pravidlo“. V anglické verzi Excelu je sled kroků následující: „Domů“, „Skupina stylů“, „Podmíněné formátování > Nové pravidlo».

3. V okně, které se otevře, zaškrtněte políčko "Formátovat pouze buňky, které obsahují" („Formátovat pouze buňky, které obsahují“ v anglické verzi).

4. V dolní části tohoto okna pod nápisem "Formátovat pouze buňky, které splňují následující podmínku" (Formátovat pouze buňky pomocí) můžete přiřadit pravidla, podle kterých se bude formátování provádět. Zvolili jsme formát pro zadanou hodnotu v buňkách, která musí být větší než 3.7, jak můžete vidět na snímku obrazovky: 

5. Dále klikněte na tlačítko "Formát". Zobrazí se okno s oblastí pro výběr barvy pozadí vlevo. Předtím však musíte kartu otevřít "Vyplnit" ("Vyplnit"). V tomto případě je to červená. Poté klikněte na tlačítko „OK“.

6. Poté se vrátíte do okna "Nové pravidlo formátování", ale již ve spodní části tohoto okna si můžete prohlédnout, jak bude tato buňka vypadat. Pokud je vše v pořádku, musíte kliknout na tlačítko „OK“.

V důsledku toho získáte něco takového:

Dále musíme přidat ještě jednu podmínku, to znamená změnit pozadí buněk s hodnotami menšími než 3.45 na zelené. Chcete-li provést tento úkol, musíte kliknout na "Nové pravidlo formátování" a opakujte výše uvedené kroky, pouze je potřeba nastavit podmínku jako „menší nebo ekvivalentní“ (v anglické verzi „menší nebo rovno“ a poté napište hodnotu. Na konci musíte kliknout na tlačítko „OK“.

Nyní je tabulka naformátována tímto způsobem.

Zobrazuje nejvyšší a nejnižší ceny paliva v různých státech a můžete okamžitě určit, kde je situace nejoptimističtější (samozřejmě v Texasu).

Doporučení: V případě potřeby můžete použít podobný způsob formátování, kdy neupravíte pozadí, ale písmo. Chcete-li to provést, v okně formátování, které se objevilo v páté fázi, musíte vybrat kartu "Písmo" a postupujte podle pokynů v okně. Vše je intuitivně jasné a přijde na to i začátečník.

V důsledku toho získáte tabulku, jako je tato:

Jak zachovat stejnou barvu buňky, i když se hodnota změní?

Úkol: Je třeba obarvit pozadí tak, aby se nikdy nezměnilo, i když se pozadí v budoucnu změní.

Řešení: najít všechny buňky s konkrétním číslem pomocí funkce Excel “Najít vše” „Najít vše“ nebo doplněk "Vyberte speciální buňky" („Vybrat speciální buňky“) a poté pomocí funkce upravte formát buňky "Formátovat buňky" ("Formát buněk").

Toto je jedna z těch vzácných situací, které nejsou popsány v příručce k Excelu, a dokonce i na internetu lze najít řešení tohoto problému poměrně zřídka. Což není překvapivé, protože tento úkol není standardní. Pokud chcete pozadí upravit trvale, aby se nikdy nezměnilo, dokud nebude ručně upraveno uživatelem programu, musíte postupovat podle výše uvedených pokynů.

Vyberte všechny buňky, které obsahují určitou podmínku

Existuje několik možných metod v závislosti na tom, jaký druh konkrétní hodnoty má být nalezen.

Pokud potřebujete označit buňky s konkrétní hodnotou se speciálním pozadím, musíte přejít na kartu "Home" A zvolte „Najít a vybrat“ – „Najít“.

Zadejte požadované hodnoty a klikněte na "Najít vše".

Pomoc: Můžete kliknout na tlačítko „Možnosti“ na pravé straně můžete využít některá další nastavení: kde hledat, jak prohlížet, zda respektovat velká a malá písmena a tak dále. Můžete také napsat další znaky, jako je hvězdička (*), abyste našli všechny řádky obsahující tyto hodnoty. Pokud použijete otazník, můžete najít jakýkoli jednotlivý znak.

Pokud jsme v našem předchozím příkladu chtěli najít všechny ceny paliva mezi 3,7 a 3,799 XNUMX USD, mohli bychom náš vyhledávací dotaz upřesnit.

Nyní vyberte kteroukoli z hodnot, které program našel ve spodní části dialogového okna, a klikněte na jednu z nich. Poté stisknutím kombinace kláves „Ctrl-A“ vyberte všechny výsledky. Dále klikněte na tlačítko „Zavřít“. 

Zde je návod, jak vybrat všechny buňky s konkrétními hodnotami pomocí funkce Najít vše. V našem příkladu potřebujeme najít všechny ceny pohonných hmot nad 3,7 $ a Excel vám to bohužel neumožňuje pomocí funkce Najít a nahradit.

„Soudek medu“ zde vychází najevo, protože existuje další nástroj, který vám pomůže s tak složitými úkoly. Jmenuje se Vybrat speciální buňky. Tento doplněk (který je třeba nainstalovat do Excelu samostatně) pomůže:

• najít všechny hodnoty v určitém rozsahu, například mezi -1 a 45,
• získat maximální nebo minimální hodnotu ve sloupci,
• najít řetězec nebo rozsah,
• najít buňky podle barvy pozadí a mnoho dalšího.

Po instalaci doplňku stačí kliknout na tlačítko “Vybrat podle hodnoty” („Vybrat podle hodnoty“) a poté upřesněte vyhledávací dotaz v okně doplňku. V našem příkladu hledáme čísla větší než 3,7. lis "Vybrat" („Vyberte“) a za sekundu dostanete výsledek jako je tento:

Pokud vás doplněk zaujal, můžete si stáhnout zkušební verzi na odkaz.

Změna pozadí vybraných buněk pomocí okna „Formát buněk“.

Nyní, poté, co byly všechny buňky s určitou hodnotou vybrány pomocí jedné z výše popsaných metod, zbývá pro ně určit barvu pozadí.

Chcete-li to provést, musíte otevřít okno "Formát buňky"stisknutím klávesy Ctrl + 1 (můžete také kliknout pravým tlačítkem na vybrané buňky a levým tlačítkem na položku „formátování buňky“) a upravit formátování, které potřebujete.

Vybereme oranžový odstín, ale můžete si vybrat jakýkoli jiný.

Pokud potřebujete upravit barvu pozadí bez změny dalších parametrů vzhledu, můžete jednoduše kliknout na "barevná výplň" a vyberte si barvu, která vám dokonale vyhovuje.

Výsledkem je taková tabulka:

Na rozdíl od předchozí techniky se zde barva buňky nezmění, i když je hodnota upravena. Toho lze využít například pro sledování dynamiky zboží v určité cenové skupině. Jejich hodnota se změnila, ale barva zůstala stejná.

Úprava barvy pozadí pro speciální buňky (prázdné nebo s chybami při psaní vzorce)

Podobně jako v předchozím příkladu má uživatel možnost upravit barvu pozadí speciálních buněk dvěma způsoby. Existují statické a dynamické možnosti.

Použití vzorce pro úpravu pozadí

Zde bude barva buňky upravena automaticky na základě její hodnoty. Tato metoda uživatelům velmi pomáhá a je žádaná v 99 % situací.

Jako příklad můžete použít předchozí tabulku, ale nyní budou některé buňky prázdné. Musíme určit, které z nich neobsahují žádné údaje, a upravit barvu pozadí.

1. Na kartě "Home" musíte kliknout na "Podmíněné formátování" ->  „Nové pravidlo“ (stejně jako v kroku 2 v první části „Dynamicky měnit barvu pozadí“.

2. Dále musíte vybrat položku „Použijte vzorec k určení…“.

3. Zadejte vzorec =JePrázdné() (ISBLANK ve verzi), pokud chcete upravit pozadí prázdné buňky, popř =IsError() (Ve verzi ISERROR), pokud potřebujete najít buňku, kde je chybně napsaný vzorec. Protože v tomto případě potřebujeme upravit prázdné buňky, zadáme vzorec =JePrázdné()a poté umístěte kurzor mezi závorky a klikněte na tlačítko vedle pole pro zadání vzorce. Po těchto manipulacích by měl být ručně vybrán rozsah buněk. Navíc si rozsah můžete určit sami, např. =JePrázdné(B2:H12).

4. Klikněte na tlačítko „Format“ a vyberte příslušnou barvu pozadí a proveďte vše, jak je popsáno v odstavci 5 v části „Změna barvy pozadí dynamické buňky“, a poté klikněte na „OK“. Tam také můžete vidět, jakou barvu bude mít buňka. Okno bude vypadat nějak takto.

5. Pokud se vám líbí pozadí buňky, musíte kliknout na tlačítko „OK“ a změny se okamžitě projeví v tabulce.

Statická změna barvy pozadí speciálních buněk

V této situaci, jakmile je přiřazena, zůstane barva pozadí taková, bez ohledu na to, jak se buňka změní.

Pokud potřebujete trvale změnit speciální buňky (prázdné nebo obsahující chyby), postupujte podle následujících pokynů:

1. Vyberte dokument nebo několik buněk a stisknutím klávesy F5 otevřete okno Přejít a poté stiskněte tlačítko "Zvýraznit".
2. V dialogovém okně, které se otevře, vyberte tlačítko „Prázdné“ nebo „Prázdné buňky“ (v závislosti na verzi programu – nebo angličtině) a vyberte prázdné buňky.
3. Pokud potřebujete zvýraznit buňky, které obsahují vzorce s chybami, měli byste vybrat položku "Vzorce" a ponechte jedno zaškrtávací políčko vedle slova „Chyby“. Jak vyplývá z výše uvedeného snímku obrazovky, buňky lze vybírat podle libovolných parametrů a v případě potřeby je k dispozici každé z popsaných nastavení.
4. Nakonec je třeba změnit barvu pozadí vybraných buněk nebo je upravit jiným způsobem. Chcete-li to provést, použijte metodu popsanou výše.

Pamatujte, že změny formátování provedené tímto způsobem zůstanou zachovány, i když vyplníte mezery nebo změníte speciální typ buňky. Samozřejmě je nepravděpodobné, že někdo bude chtít tuto metodu použít, ale v praxi se může stát cokoliv.

Jak z Excelu vytěžit maximum?

Jako nároční uživatelé aplikace Microsoft Excel byste měli vědět, že obsahuje mnoho funkcí. Některé z nich známe a milujeme, jiné zůstávají pro běžného uživatele záhadné a velké množství blogerů se je snaží alespoň trochu osvětlit. Existují však běžné úkoly, které bude muset provést každý z nás, a Excel nezavádí některé funkce nebo nástroje pro automatizaci některých složitých akcí.

A řešením tohoto problému jsou doplňky (addony). Některé z nich jsou distribuovány zdarma, jiné za peníze. Existuje mnoho podobných nástrojů, které mohou plnit různé funkce. Najděte například duplikáty ve dvou souborech bez záhadných vzorců nebo maker.

Pokud tyto nástroje zkombinujete se základní funkcí Excelu, můžete dosáhnout velmi skvělých výsledků. Můžete například zjistit, které ceny pohonných hmot se změnily, a poté v souboru najít duplikáty za uplynulý rok.

Vidíme, že podmíněné formátování je šikovný nástroj, který vám umožní automatizovat práci na tabulkách bez jakýchkoli specifických dovedností. Nyní víte, jak vyplnit buňky několika způsoby na základě jejich obsahu. Nyní zbývá jen uvést to do praxe. Hodně štěstí!