Převeďte CSV do Excelu jako tabulku

Obsah databází je obvykle extrahován jako soubor .csv. Je to však jen textový soubor, nepříliš čitelný. Pro práci s obsahem databáze je nutné ji prezentovat v jiném formátu – často jsou nejvhodnější excelové listy. O tom, jaké metody k tomu existují, která z nich je lepší a jaké chyby existují při přenosu dat, bude diskutováno v tomto článku.

Jak převést CSV do formátu Excel

Existují různé způsoby, jak lze dokument CSV stažený z databáze přenést do aplikace Excel. Probereme tři z nich:

1. Přímé otevření v Excelu.
2. Otevření pomocí Průzkumníka Windows.
3. Import dokumentu se změnou formátu.

Otevření CSV dokumentu v Excelu

Excel umí otevírat dokumenty .csv přímo bez konverze. Formát se po otevření tímto způsobem nezmění, přípona .csv je uložena – i když příponu lze po úpravě změnit.

1. Spusťte Excel, klikněte na „Soubor", Pak"Otevřená".
2. V okně, které se zobrazí, vyberte možnost „Textové souboryz rozšířeného seznamu.

3. Najděte požadovaný dokument a dvakrát na něj klikněte.

Dokumenty .csv se v Excelu otevírají okamžitě, bez dalších manipulací. Soubory .txt však budou vyžadovat konverzi – objeví se okno „Průvodce importem textu".

Jsou případy, kdy je lepší dokument přímo neotevírat, ale zavolat Mistr. Tento přístup je opodstatněný v následujících případech:

• oddělovací znak použitý v dokumentu je nestandardní nebo existuje několik druhů;
• dokument obsahuje data v různých formátech;
• převádíte čísla, která začínají nulami a chcete je takto zachovat;
• než přenesete data, chcete vidět, jak bude konečný výsledek vypadat;
• obecně chcete větší přenositelnost.

Mistr se spustí, pokud změníte příponu dokumentu na .txt. Můžete také začít importovat soubor jinak, o čemž bude řeč později, po popisu druhého způsobu otevírání.

Pokud v dokumentu po jeho otevření provedete změny, Excel vás vyzve k jeho uložení jako .xls (nebo .xlsx), protože jinak dojde ke ztrátě části formátování. Vždy pak bude možnost změnit formát zpět, může však dojít ke ztrátě další části obsahu – na začátku číslic mohou zmizet nuly, některé záznamy mohou změnit svůj vzhled.

Otevření dokumentu CSV pomocí Průzkumníka Windows

Tato cesta se nijak zásadně neliší od té předchozí. Chcete-li otevřít dokument, stačí na něj dvakrát kliknout v Průzkumníku Windows.

Před otevřením se ujistěte, že vedle názvu dokumentu je ikona programu Excel a ne nějaká jiná – to znamená, že jako program, který má takové soubory otevřít, je vybrán Excel. Jinak se otevře nějaký jiný program. Můžete jej změnit na Excel takto:

1. Vyvolejte kontextovou nabídku kliknutím pravým tlačítkem na libovolný soubor .csv a použijte Otevřít pomocí... > Vyberte Program.
2. vybrat Excel (počítač) of Doporučené programy, označte jej jako program, který by měl být pro takové soubory vždy používán (zaškrtněte políčko níže) a zavřete okno stisknutím OK.

Import CSV do Excelu

Otevřený dokument je také možné přeměnit na excelový sešit. Formát se změní na .xls pro dřívější verze aplikace Excel (2000, 2003) a .xlsx pro všechny ostatní. Veškerý obsah se zobrazí na jednom listu.

1. Klikněte na buňku v listu, kde má import začít. Toto je obvykle úplně první buňka v tabulce, A1. Počínaje tím se vyplní tolik řádků, kolik je v otevřeném souboru, a tolik sloupců, kolik je hodnot v každém sloupci.
2. Na kartě „Data" ve skupině "Získání externích dat" vybrat „Z textu".

3. V okně, které se zobrazí, najděte požadovaný dokument a dvakrát na něj klikněte (můžete také použít tlačítko import ve spodní části okna).

4. Dále musíte postupovat podle podrobných pokynů k otevření Průvodce importem textu.

Obrázek níže ukazuje původní dokument a očekávaný výsledek. Aby vše po importu vypadalo přesně takto, je potřeba použít různá nastavení, o kterých bude řeč později.

Krok 1. Průvodce vás vyzve k výběru typu souboru – jak asi tušíte, bude to “s oddělovači" (v angličtině - ohraničené), a řádek, od kterého bude přenos obsahu začínat – s největší pravděpodobností musíte začít podmínky 1pokud nechcete přenášet pouze část obsahu. Níže uvedené okno zobrazí první řádky z vybraného dokumentu.

Krok 2. Nyní musíte pochopit, který z nich se používá oddělovač (může jich být více) v souboru a zadejte tento znak v Masters. Má možnosti výběru ze standardních oddělovačů, ale pokud je v dokumentu použit atypický znak, můžete si vybrat Ostatní a zadejte požadovaný znak. V souboru použitém pro demonstraci jsou oddělovače − Čárka и Tab. Čárky oddělují buňky s charakteristikami produktu, jako je sériové číslo a počet prodaných kopií, a tabulátory oddělují jeden produkt od druhého – informace o každém musí začínat na novém řádku.

Je také nutné definovat a specifikovat oddělovač textu. Jedná se o znak umístěný před a za každým textem, který musí být umístěn v jedné buňce. Díky oddělovači je každý takový segment vnímán jako samostatná hodnota, i když uvnitř jsou znaky zvolené pro oddělení hodnot. V našem dokumentu je každá hodnota orámována uvozovkami – tedy i když obsahuje čárku (například „začátek, pak pokračovat“), veškerý její text bude umístěn do jedné buňky, nikoli do dvou po sobě jdoucích.

Krok 3. Zde se stačí podívat na náhled a pokud nevykazuje žádné nepřijatelné nedostatky, kliknout úprava. Může se stát, že některé hodnoty nebudou odděleny jedním oddělovačem, ale několika, v důsledku toho se mezi nimi objeví buňky bez hodnot. Chcete-li tomu zabránit, zaškrtněte políčko Zacházejte s po sobě jdoucími oddělovači jako s jedním.

5. Vyberte cílovou cestu (může to být nový list nebo existující list) a klepněte OKk dokončení procesu importu.

Můžete také kliknout Materiály - jsou i jiné možnosti. Můžete například formátovat obsah, přizpůsobit označení a způsob aktualizace informací.

Někdy je výsledek konverze daleko od očekávání. Jak lze tento výsledek změnit, bude probráno v další části článku.

Problémy při převodu a jejich řešení

Za celou dobu, co formát CSV existuje, se nikdo neobtěžoval jej oficiálně zdokumentovat. Ačkoli se tedy předpokládá, že by se k oddělení hodnot měly používat čárky, ve skutečnosti různé databáze používají různé oddělovače – středníky, tabulátory a další.

Oddělovače textu se také mohou lišit – nejčastěji jsou to buď uvozovky, nebo značka pořadí bajtů. Oddělovače nemusí být vůbec žádné – pak je znak použitý jako oddělovač vždy vnímán jako takový (pak to většinou není čárka – ta se v textu používá příliš často – ale jiný, méně obvyklý znak).

Nestandardní soubory se nemusí správně otevřít – aby se zobrazovaly tak, jak mají, musíte změnit nastavení počítače nebo otevíracího programu. Podívejme se, jaké potíže existují a jaká řešení pro ně existují.

Soubor se neotevře správně

Důkaz. Celý obsah dokumentu je umístěn v prvním sloupci.

Způsobit. Dokument používá jako oddělovač znak, který jako takový není označen v nastavení počítače nebo je vyhrazen pro jinou funkci. Například čárka může být vyhrazena pro oddělení desetinných částí čísla, a proto nemůže oddělovat hodnoty v souboru.

Řešení. Tento problém lze vyřešit různými způsoby:

1. Změňte oddělovací znak v samotném dokumentu. Otevřete jej v Poznámkovém bloku nebo podobném editoru a do úvodního řádku (prázdného, ​​všechna data by měla být v řádcích níže) zadejte následující text:

• změnit oddělovač na čárku: září
• změnit na středník: sep=;

Další postava napsaná po září = v počátečním řádku se také stane oddělovačem.

2. Znak oddělovače použitý v souboru lze také zadat v samotném Excelu. Ve verzích 2016, 2013 nebo 2010 k tomu musíte otevřít kartu Data a zvolte „Text po sloupcích” ve skupině "Práce s daty".

Tím se otevře okno“Průvodci distribucí textu do sloupců“. Tam je třeba z navrhovaných datových formátů vybrat ty s oddělovači. Pak musíte stisknout další a po výběru oddělovače úprava.

3. Chcete-li automaticky otevřít dokument pomocí Průvodce importema nejen v excelovém listu, příponu lze změnit z .csv na .txt. V Masters jako oddělovač je možné zadat libovolný znak – jak to udělat, je vysvětleno dříve v článku.
4. Použijte VBA. Můžete použít např. – je vhodný pro Excel 2000 nebo 2003. Kód lze změnit tak, aby byl vhodný pro jiné verze.

Výše uvedená řešení jsou navržena pro jednotlivé dokumenty, jejichž nastavení se liší od běžných. Tyto sekvence akcí bude nutné použít pro každý soubor, který se neotevře správně. Pokud se většina dokumentů neotevře správně, možná nejlepším řešením je změnit nastavení počítače – to je popsáno v pátém řešení.

5. Změňte oddělovač a desetinnou čárku v nastavení počítače

В řídicí panel, vyvolané tlačítkem Home, vyberte „Extra možnosti” ze seznamu"Regionální standardy". Po kliknutí se objeví oknoNastavení formátu" – v něm můžete vybrat „Oddělovač seznamu” a oddělovač celého čísla a zlomkové části čísla. Pokud soubory vyžadují čárku jako oddělovač, nejprve nastavte tečku jako desetinnou čárku. Může to být naopak – jako oddělovací znak potřebujete středník. Pak pro zlomky můžete ponechat libovolné znaménko, nezpůsobí to konflikt.

Po dokončení všech nastavení klepněte na OK na obou otevřených oknech – zavřou se a změny se uloží. Mějte na paměti, že nyní fungují pro všechny programy v počítači.

Odstraňte úvodní nuly

Podepsat. Některé hodnoty ve zdrojovém dokumentu jsou čísla začínající nulami, které nejsou odděleny zlomkem (například šifry a kódy s pevným počtem číslic, přihlašovací jména a hesla, údaje z měřidel a přístrojů). V Excelu nuly na začátku takových čísel zmizí. Pokud soubor upravíte a poté jej uložíte jako sešit aplikace Excel, již v tomto sešitu nebude možné najít, kde byla čísla s nulami.

Způsobit. Excel má samostatné formáty pro text a čísla. V textových souborech k takovému oddělení nedochází, a proto Excel všem hodnotám přiřadí formát Obecný. To znamená, že text se zobrazuje jako text a čísla bez abecedních znaků se zobrazují jako čísla, která nemohou začínat nulami.

Řešení. Změňte příponu na TXT, abyste povolili Průvodce importem při otevření dokumentu. Když se dostanete ke kroku 3, změňte formát sloupců s čísly začínajícími nulami na text.

Některé hodnoty vypadají jako data

Podepsat. Data zobrazují hodnoty, které jsou původně prostým textem nebo čísly.

Způsobit. Obecný formát zahrnuje přeměnu hodnot na data, která se podobají těm pro Excel. Pokud dokument CSV obsahuje jednu hodnotu jako may12, pak se v listu Excel zobrazí jako datum.

Řešení. Podobně jako v předchozím případě. Změňte příponu na .txt, in Masters změnit formát hodnot převedených na data na text.

Pokud naopak chcete zobrazit obsah určitého sloupce jako data, nastavte jeho formát datum. Existuje několik typů formátu data, vyberte si ze seznamu ten, který potřebujete.

Jak importovat více souborů CSV do aplikace Excel

Excel dokáže otevřít více souborů CSV najednou.

1. Stisknout Soubor> Otevřít a vyberte možnost Textové soubory z rozbalovacího seznamu níže.
2. Chcete-li vybrat více souborů vedle sebe, nejprve vyberte první a poté klikněte směna a klikněte na poslední. Kromě vybraných souborů budou vybrány všechny soubory mezi nimi.
3. klikněte Otevřená.

Nevýhodou této metody je, že každý vybraný soubor bude otevřen samostatně v Excelu. Přechod z jednoho dokumentu do druhého může zvýšit časové náklady. Poté je však možné zkopírovat obsah všech z nich do listů ve stejném sešitu.

Vysvětlení bylo dlouhé, nicméně nyní budete moci bez větších potíží otevřít jakýkoli soubor CSV v Excelu. Pokud se vám něco zdá na první pohled nepochopitelné, postupujte podle uvedených kroků a vše bude jasné.