Dostali jste někdy za úkol vytvořit vývojový diagram pro zmapování obchodních procesů v organizaci? Některé společnosti platí za drahý, vysoce specializovaný software, který vytváří vývojové diagramy v několika krocích a kliknutích. Jiné podniky dávají přednost používání stávajících nástrojů, které budou stejně snadné, jakmile se je naučíte. Jedním z nich je Excel.
Naplánujte si kroky
Protože účelem vývojového diagramu je označit logické pořadí událostí, přijímaných rozhodnutí a výsledků těchto rozhodnutí, většina lidí považuje za nejlepší znázornit to ve formě vývojového diagramu. A je pro ně mnohem snazší to udělat, když si pár minut utřídí myšlenky.
A skutečně je. Pokud vaše myšlenky nejsou dostatečně promyšlené, pak vývojový diagram nebude dobrý.
Proto se před přímým přistoupením k vytvoření vývojového diagramu doporučuje udělat si určité poznámky. Formát, ve kterém budou vedeny, není až tak důležitý. Hlavní věcí je vyjmenovat každou fázi procesu, určit každé rozhodnutí a jeho důsledky.
Nastavení položek
- Přejděte na kartu „Vložit“, kde najdete prvek „Tvary“.
- Poté se zobrazí seznam tvarů uspořádaný podle skupin. Dále je musíte všechny procházet, dokud nenajdete skupinu „Vývojový diagram“.
- Vyberte požadovaný prvek.
- Chcete-li přidat text, klikněte pravým tlačítkem na prvek a z kontextové nabídky vyberte „Změnit text“.
Nakonec na pásu karet Formátování musíte vybrat styl a barevné schéma vývojového diagramu.
Po výběru požadovaného prvku musíte přidat další pro konkrétní položku a pokračovat, dokud se nezobrazí každá fáze.
Potom musí být označen tvar, který zobrazuje každý prvek vývojového diagramu. Pak ten, kdo si jej prohlédne, pochopí, jakou roli v něm hraje každý prvek vývojového diagramu a jak souvisí s ostatními.
Každá figurka plní svou standardní funkci. Pokud použijete prvky diagramu nesprávně, někdo, kdo si jej prohlíží, vás může špatně pochopit.
Zde jsou některé z nejběžnějších prvků:
- Začátek nebo konec vývojového diagramu.
- Proces práce.
- Předdefinovaný proces, jako jsou opakující se rutiny.
- Zdroj dat. Může to být buď tabulka, nějaký druh dokumentu nebo webová stránka.
- Přijatá rozhodnutí. Může se například jednat o kontrolu správnosti předem provedeného procesu. Z každého rohu kosočtverce mohou být čáry, které ukazují výsledky učiněného rozhodnutí.
Objednávání prvků
Jakmile jsou prvky umístěny na správná místa, můžete postupovat takto:
- Chcete-li prvky uspořádat do sloupce, musíte vybrat několik prvků stisknutím klávesy SHIFT a následným stisknutím každého z nich a poté vybrat Zarovnat na střed na kartě Formát.
- Pokud potřebujete vytvořit stejné mezery mezi prvky svisle, musíte je vybrat a poté na stejné kartě vybrat položku „Rozmístit svisle“.
- Dále se musíte ujistit, že velikosti všech prvků jsou stejné, aby byl graf vizuálně přitažlivější.
Nastavení linkové linky
Na záložce „Vložit“ je položka „Tvary“, kde je třeba vybrat šipku. Může být buď rovná, nebo úhlová. První se používá pro prvky v přímém sledu. Pokud se po dokončení všech akcí potřebujete vrátit k určitému kroku, použije se zakřivená čára.
Co bude dál?
Obecně Excel nabízí obrovské množství tvarů pro vytváření grafů. Někdy můžete ignorovat standardy a zapnout kreativitu. To bude jedině ku prospěchu.