Jak vytvořit Ganttův diagram v Excelu?

Obsah

Co je Ganttův diagram?
Jak vytvořit Ganttův diagram v Excelu 2010, 2007 a 2013
Šablona Ganttova diagramu v Excelu

Pokud byste byli požádáni, abyste pojmenovali tři nejdůležitější součásti aplikace Microsoft Excel, které byste jmenovali? Nejpravděpodobněji listy, na kterých se zadávají data, vzorce, které se používají k provádění výpočtů, a grafy, pomocí kterých lze graficky znázornit data různé povahy.

Jsem si jistý, že každý uživatel Excelu ví, co je graf a jak jej vytvořit. Existuje však typ grafu, který je pro mnohé zahalen nejasnostmi – Ganttův diagram. Tento rychlý průvodce vysvětlí hlavní funkce Ganttova diagramu, řekne vám, jak vytvořit jednoduchý Ganttův diagram v Excelu, řekne vám, kde stáhnout pokročilé šablony Ganttových diagramů a jak používat online službu Project Management k vytváření Ganttových diagramů.

Co je Ganttův diagram?

Ganttův diagram pojmenovaný po Henrym Ganttovi, americkém inženýrovi a konzultantovi managementu, který přišel s diagramem v roce 1910. Ganttův diagram v Excelu představuje projekty nebo úkoly jako kaskádu vodorovných sloupcových grafů. Ganttův diagram zobrazuje členitou strukturu projektu (data zahájení a ukončení, různé vztahy mezi úkoly v rámci projektu) a pomáhá tak řídit plnění úkolů v čase a podle zamýšlených benchmarků.

Jak vytvořit Ganttův diagram v Excelu 2010, 2007 a 2013

Microsoft Excel bohužel nenabízí vestavěnou šablonu Ganttova diagramu. Můžete si jej však rychle vytvořit sami pomocí funkcí sloupcového grafu a malého množství formátování.

Postupujte pečlivě podle těchto kroků a vytvoření jednoduchého Ganttova diagramu nezabere více než 3 minuty. V našich příkladech vytváříme Ganttův diagram v Excelu 2010, ale totéž lze provést v Excelu 2007 a 2013.

Krok 1. Vytvořte tabulku projektu

Nejprve zadáme data projektu do excelového listu. Napište každý úkol na samostatný řádek a sestavte plán rozdělení projektu zadáním datum zahájení (Počáteční datum), promoce (datum ukončení) a trvání (Duration), tedy počet dní, za které je úkol potřeba.

Tip: K vytvoření Ganttova diagramu jsou potřeba pouze sloupce Datum zahájení и Trvání. Pokud však vytvoříte i sloupec Datum ukončení, pak můžete vypočítat dobu trvání úkolu pomocí jednoduchého vzorce, jak je vidět na obrázku níže:

Krok 2. Vytvořte běžný sloupcový graf aplikace Excel na základě databáze sloupců „Datum zahájení“.

Začněte vytvářet Ganttův diagram v Excelu vytvořením jednoduchého skládaný pruhový graf:

Zvýrazněte rozsah Začátek dat spolu se záhlavím sloupce, v našem příkladu to tak je B1:B11. Je nutné vybrat pouze buňky s daty, nikoli celý sloupec listu.
Na kartě Upřesnit Vložit (Vložit) v části Grafy klikněte na Vložit sloupcový graf (Bar).
V nabídce, která se otevře, ve skupině Vládl (2-D Bar) klikněte Ruled Stacked (Skládaný pruh).

V důsledku toho by se na listu měl objevit následující graf:

Poznámka: Některé další pokyny pro vytváření Ganttových diagramů navrhují, abyste nejprve vytvořili prázdný sloupcový graf a poté jej naplnili daty, jak to uděláme v dalším kroku. Ale myslím si, že zobrazená metoda je lepší, protože Microsoft Excel automaticky přidá jeden řádek dat a ušetříme tak čas.

Krok 3: Přidejte do grafu data trvání

Dále musíme do našeho budoucího Ganttova diagramu přidat ještě jednu datovou řadu.

Klepněte pravým tlačítkem myši kdekoli v diagramu a v kontextové nabídce klepněte Vyberte data (Vyberte Data). Otevře se dialogové okno Výběr zdroje dat (Vyberte Zdroj dat). Jak můžete vidět na obrázku níže, sloupec data Datum zahájení již přidáno do pole Položky legendy (řádky) (Záznamy legend (řada). Nyní sem musíte přidat data sloupců Trvání.
lis přidat (Add) pro výběr dalších dat (Duration), která se mají zobrazit v Ganttově diagramu.
V otevřeném okně Změna řádku (Upravit sérii) proveďte toto:
- v Název řádku (Název série) zadejte „Duration“ nebo jakýkoli jiný název, který si přejete. Nebo můžete umístit kurzor do tohoto pole a poté kliknout na název odpovídajícího sloupce v tabulce – název, na který kliknete, bude přidán jako název řady pro Ganttův diagram.
- Klikněte na ikonu výběru rozsahu vedle pole Hodnoty (Sériové hodnoty).
Dialogové okno Změna řádku (Upravit řadu) se sníží. Zvýrazněte data ve sloupci Trváníkliknutím na první buňku (v našem případě je D2) a přetažením dolů do poslední datové buňky (D11). Ujistěte se, že jste omylem nevybrali nadpis nebo prázdnou buňku.
Znovu stiskněte ikonu výběru rozsahu. Dialogové okno Změna řádku (Upravit řadu) se znovu rozbalí a zobrazí se pole Název řádku (název série) č Hodnoty (Sériové hodnoty). Klepněte na tlačítko OK.
Ještě se vrátíme k oknu Výběr zdroje dat (Vyberte Zdroj dat). Nyní v terénu Položky legendy (řádky) (Legend Entries (Series) vidíme sérii Datum zahájení a číslo Trvání. Stačí kliknout OKa data budou přidána do grafu.

Schéma by mělo vypadat nějak takto:

Krok 4: Přidejte popisy úkolů do Ganttova diagramu

Nyní musíte místo čísel zobrazit seznam úkolů na levé straně diagramu.

Klepněte pravým tlačítkem myši kdekoli v oblasti vykreslování (oblast s modrými a oranžovými pruhy) a v nabídce, která se zobrazí, klepněte Vyberte data (Vyberte Data), aby se znovu zobrazilo dialogové okno Výběr zdroje dat (Vyberte Zdroj dat).
V levé části dialogového okna vyberte Datum zahájení A klikněte na tlačítko Přeměna (Upravit) v pravé části okna s názvem Popisky vodorovné osy (kategorie) (Vodorovné (kategorie) štítky osy).
Otevře se malé dialogové okno Štítky os (štítky os). Nyní je potřeba vybrat úkoly stejně jako v předchozím kroku jsme vybrali údaje o trvání úkolů (sloupec Trvání) – klikněte na ikonu výběru rozsahu, poté klikněte na první úkol v tabulce a výběr přetáhněte myší až do posledního úkolu. Pamatujte, že záhlaví sloupce by nemělo být zvýrazněno. Jakmile to uděláte, klikněte znovu na ikonu výběru rozsahu, aby se zobrazilo dialogové okno.
Dvojí poklepání OKzavřete všechna dialogová okna.
Smazat legendu grafu – klikněte na ni pravým tlačítkem a v kontextovém menu klikněte Odstranit (Vymazat).

V tomto okamžiku by Ganttův diagram měl mít popisy úkolů na levé straně a vypadat nějak takto:

Krok 5: Převod sloupcového diagramu na Ganttův diagram

V této fázi je náš graf stále skládaný pruhový graf. Aby to vypadalo jako Ganttův diagram, musíte jej správně naformátovat. Naším úkolem je odstranit modré čáry tak, aby zůstaly viditelné pouze oranžové části grafů, které představují úkoly projektu. Technicky modré čáry neodstraníme, pouze je zprůhledníme, a tím zneviditelníme.

Klikněte na libovolnou modrou čáru v Ganttově diagramu a všechny budou vybrány. Klikněte pravým tlačítkem na výběr a v kontextové nabídce klikněte na Formát datové řady (Formát datové řady).
V zobrazeném dialogovém okně proveďte následující:
- V sekci Vyplnit (Vyplnit) vyberte Bez náplně (Bez výplně).
- V sekci Hranice (Border Color) vyberte žádné čáry (Bez linky).

Poznámka: Toto dialogové okno nezavírejte, budete jej potřebovat v dalším kroku.

Úlohy na Ganttově diagramu, které jsme vytvořili v Excelu, jsou v obráceném pořadí. Za chvíli to napravíme. Kliknutím na seznam úkolů na levé straně Ganttova diagramu zvýrazněte osu kategorií. Otevře se dialogové okno Formát osy (Formát osy). V kapitole Parametry os (Možnosti osy) zaškrtněte políčko Obrácené pořadí kategorií (Kategorie v obráceném pořadí), poté zavřete okno a uložte změny. V důsledku změn, které jsme právě provedli:
- Úkoly na Ganttově diagramu jsou ve správném pořadí.
- Data na vodorovné ose se přesunula ze spodní části grafu nahoru.

Graf se stává podobným běžnému Ganttově diagramu, že? Můj Ganttův diagram nyní vypadá například takto:

Krok 6. Přizpůsobení návrhu Ganttova diagramu v aplikaci Excel

Ganttův diagram se již formuje, ale můžete přidat několik dalších úprav, aby byl opravdu stylový.

1. Odstraňte prázdné místo na levé straně Ganttova diagramu

Při sestavování Ganttova diagramu jsme na začátek grafu vložili modré pruhy, které ukazují datum zahájení. Nyní lze prázdnotu, která zůstala na jejich místě, odstranit a panely úkolů lze posunout doleva, blíže k vertikální ose.

Klikněte pravým tlačítkem na hodnotu prvního sloupce Datum zahájení v tabulce se zdrojovými daty v kontextovém menu vyberte Formát buňky > Číslo > obecně (Formát buněk > Číslo > Obecné). Zapamatujte si číslo, které vidíte v poli Vzorek (Ukázka) je číselné vyjádření data. V mém případě toto číslo 41730. Jak víte, Excel ukládá data jako čísla rovnající se počtu dnů ze dne 1. ledna 1900 před tímto datem (kde 1. leden 1900 = 1). Zde nemusíte provádět žádné změny, stačí kliknout zrušení (Zrušení).
V Ganttově diagramu klikněte na libovolné datum nad grafem. Jedním kliknutím vyberete všechna data, poté na ně klikněte pravým tlačítkem myši a v kontextovém menu klikněte Formát osy (Formát osy).
V nabídce parametry osa (Možnosti osy) změňte možnost Minimální (Minimálně) zapnuto Číslo (Opraveno) a zadejte číslo, které jste si zapamatovali v předchozím kroku.

2. Upravte počet dat na ose Ganttova diagramu

Zde v dialogovém okně Formát osy (Format Axis), který byl otevřen v předchozím kroku, změňte parametry Hlavní divize (major sjednocený) č Mezioddělení (vedlejší jednotka) z Číslo (Opraveno) a zadejte požadované hodnoty pro intervaly na ose. Obvykle platí, že čím kratší jsou časové rámce úkolů v projektu, tím menší krok rozdělení je potřeba na časové ose. Pokud například chcete zobrazit každé druhé datum, zadejte 2 pro parametr Hlavní divize (hlavní jednotka). Jaká nastavení jsem provedl – můžete vidět na obrázku níže:

Tip: Pohrajte si s nastavením, dokud nedosáhnete požadovaného výsledku. Nebojte se udělat něco špatně, vždy se můžete vrátit k výchozímu nastavení nastavením možností na Automaticky (Auto) v Excelu 2010 a 2007 nebo kliknutím resetovat (Resetovat) v Excelu 2013.

3. Odstraňte nadbytečný prázdný prostor mezi pruhy

Uspořádejte panely úkolů na grafu kompaktněji a Ganttův diagram bude vypadat ještě lépe.

Vyberte oranžové pruhy grafů kliknutím na jeden z nich levým tlačítkem myši, poté na něj klikněte pravým tlačítkem a v zobrazené nabídce klikněte na Formát datové řady (Formát datové řady).
V dialogovém okně Formát datové řady (Format Data Series) nastavte parametr na překrývající se řady (Series Overlap) hodnota 100 % (jezdec posunutý úplně doprava) a pro parametr Boční vůle (Šířka mezery) hodnota 0 % nebo téměř 0 % (posuvník úplně nebo téměř úplně doleva).

A zde je výsledek našeho snažení – jednoduchý, ale docela přesný Ganttův diagram v Excelu:

Pamatujte, že takto vytvořený graf Excel je velmi blízký skutečnému Ganttově grafu, přičemž si zachovává veškeré pohodlí grafů Excel:

Ganttův diagram v Excelu se po přidání nebo odebrání úkolů změní.
Změňte datum zahájení úkolu (Datum zahájení) nebo jeho trvání (Duration) a plán okamžitě automaticky zohlední provedené změny.
Ganttův diagram vytvořený v Excelu lze uložit jako obrázek nebo převést do formátu HTML a publikovat na internetu.

RADA:

Přizpůsobte si vzhled Ganttova diagramu změnou možností výplně, ohraničení, stínů a dokonce použitím 3D efektů. Všechny tyto možnosti jsou dostupné v dialogovém okně. Formát datové řady (Formát datové řady). Chcete-li toto okno vyvolat, klikněte pravým tlačítkem na pruh grafu v oblasti vykreslování grafu a v kontextové nabídce klikněte na Formát datové řady (Formát datové řady).
Pokud je vytvořený designový styl příjemný pro oko, pak lze takový Ganttův diagram uložit v Excelu jako šablonu a použít jej v budoucnu. Chcete-li to provést, klikněte na diagram a otevřete kartu Stavitel (Design) a stiskněte Uložit jako šablonu (Uložit jako šablonu).

Stáhněte si ukázku Ganttova diagramu

Šablona Ganttova diagramu v Excelu

Jak vidíte, vytvořit jednoduchý Ganttův diagram v Excelu není vůbec těžké. Ale co když je vyžadován složitější Ganttův diagram, u kterého stínování úkolu závisí na procentu jeho dokončení a milníky projektu jsou označeny svislými čarami? Samozřejmě, pokud patříte k těm vzácným a tajemným tvorům, kterým s úctou říkáme Excel Guru, pak si můžete zkusit takový diagram vytvořit sami.

Bude však rychlejší a jednodušší používat v Excelu předem připravené šablony Ganttových diagramů. Níže je uveden stručný přehled několika šablon Ganttova diagramu pro správu projektů pro různé verze aplikace Microsoft Excel.

Šablona Ganttova diagramu Microsoft Excel 2013

Tato šablona Ganttova diagramu pro Excel se nazývá Plánovač projektu (Gantt Project Planner). Je navržen tak, aby sledoval průběh projektu s různými metrikami, jako je např Plánovaný start (Plan Start) č skutečný start (skutečný začátek), Plánovaná doba trvání (Trvání plánu) a Skutečná doba trvání (skutečné trvání), stejně jako Procento dokončeno (Dokončeno v procentech).

V Excelu 2013 je tato šablona dostupná na kartě Soubor (Soubor) v okně Vytvořit (Nový). Pokud v této části není šablona, můžete si ji stáhnout z webu společnosti Microsoft. K použití této šablony nejsou potřeba žádné další znalosti – klikněte na ni a začněte.

Online šablona grafu Ganta

Smartsheet.com nabízí interaktivní online Ganttův diagram Builder. Tato šablona Ganttova diagramu je stejně jednoduchá a připravená k použití jako předchozí. Služba nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi, takže se neváhejte zaregistrovat pomocí svého účtu Google a začněte ihned vytvářet svůj první Ganttův diagram.

Postup je velmi jednoduchý: do tabulky nalevo zadejte podrobnosti o svém projektu a jak se tabulka zaplňuje, vpravo se vytvoří Ganttův diagram.

Šablony Ganttových diagramů pro Excel, Google Sheets a OpenOffice Calc

Na vertex42.com můžete najít bezplatné šablony Ganttových diagramů pro Excel 2003, 2007, 2010 a 2013, které budou fungovat také s OpenOffice Calc a Google Sheets. S těmito šablonami můžete pracovat stejně jako s jakoukoli běžnou excelovou tabulkou. Stačí zadat datum zahájení a dobu trvání každého úkolu a do sloupce zadat % dokončení % kompletní. Chcete-li změnit časové období zobrazené v oblasti Ganttova diagramu, posuňte posuvník na posuvníku.

A nakonec další šablona Ganttova diagramu v Excelu pro vaše zvážení.

Šablona projektového manažera Ganttova diagramu

Další bezplatná šablona Ganttova diagramu je nabízena na webu professionalexcel.com a nazývá se „Ganttův diagram projektového manažera“. V této šabloně je možné zvolit zobrazení (denní nebo standardní týdenní), v závislosti na době trvání sledovaných úkolů.

Doufám, že alespoň jedna z navrhovaných šablon Ganttova diagramu bude vyhovovat vašim potřebám. Pokud ne, můžete na internetu najít velké množství různých šablon Ganttových diagramů.

Nyní, když znáte hlavní funkce Ganttova diagramu, můžete se v něm dále učit a naučit se, jak vytvořit vlastní komplexní Ganttův diagram v Excelu, abyste překvapili svého šéfa a všechny své kolegy 🙂