V procesu práce s dokumenty aplikace Excel uživatelé pravidelně potřebují nejen vkládat buňky, ale také je odstraňovat. Samotný proces je poměrně snadný, ale existují určité způsoby, jak tento postup implementovat, které jej mohou urychlit a zjednodušit. V tomto článku podrobně prozkoumáme všechny metody odstranění buněk z dokumentu.
Postup pro mazání buněk
Uvažované prvky tabulky mohou být 2 typů: ty, které obsahují informace, a prázdné. S ohledem na to se bude proces jejich mazání lišit, protože samotný program poskytuje možnost automatizace postupu výběru a dalšího mazání nepotřebných buněk.
Zde je také třeba říci, že v procesu mazání jednoho nebo více prvků tabulky mohou informace v nich změnit svou vlastní strukturu, protože v důsledku provedených kroků mohou být některé části tabulky přemístěny. V tomto ohledu je nutné před vymazáním nepotřebných buněk zvážit nepříznivé důsledky a pro jistotu vytvořit záložní kopii tohoto dokumentu.
Důležité! V procesu mazání buněk nebo několika prvků, nikoli celých řádků a sloupců, se informace uvnitř tabulky aplikace Excel posunou. Proto je třeba pečlivě zvážit provedení daného postupu.
Nejprve musíte zvážit implementaci příslušného postupu prostřednictvím kontextového menu. Tato metoda je jednou z nejběžnějších. Lze jej použít pro vyplněné buňky a pro prázdné prvky tabulky.
- Je nutné vybrat 1 buňku nebo několik prvků, které mají být odstraněny. Kliknutím na výběr pravým tlačítkem myši. Dále byste měli spustit kontextovou nabídku. V něm musíte zaškrtnout políčko „Smazat…“.
1 - Na monitoru se zobrazí okno se 4 funkcemi. Protože potřebujeme odstranit přímo buňky a ne celé řádky nebo sloupce, pak je vybrána 1 ze 2 akcí – odstranění prvků s posunem doleva nebo s posunem nahoru. Volba akce by měla být založena na konkrétních úkolech, kterým uživatel čelí. Poté, když byla vybrána určitá možnost, je akce potvrzena stisknutím tlačítka „OK“.
2 - Podle plánu budou z dokumentu odstraněny všechny označené prvky. Byla zvolena 2. možnost (posun nahoru), protože skupina buněk, která je pod označenou oblastí, byla posunuta nahoru o tolik řádků, kolik bylo ve zvolené mezeře.
3 - Pokud zvolíte 1. možnost (posun doleva), každá buňka, která je napravo od smazaných, se posune doleva. Tato možnost by byla v naší situaci optimální, protože napravo od zadaného rozsahu byly prázdné prvky. Vzhledem k tomu se navenek zdá, že informace označeného intervalu byly jednoduše vymazány při zachování integrity struktury dokumentu. I když ve skutečnosti je podobného efektu dosaženo přímo díky skutečnosti, že prvky tabulky, které nahradily původní, v sobě nemají data.
4
Metoda 2: Nástroje pásu karet
Buňky v tabulkách aplikace Excel můžete také odstranit pomocí nástrojů na pásu karet.
- Nejprve musíte nějakým způsobem označit prvek, který chcete odstranit. Poté byste se měli přepnout na hlavní kartu a kliknout na „Odstranit“ (nachází se v nabídce „Buňky“).
5 - Nyní můžete vidět, že zaškrtnutá buňka byla odstraněna z tabulky a prvky pod ní se přesunuly nahoru. Navíc je třeba zdůraznit, že tato metoda vám po samotném odstranění neumožní určit směr, kterým se prvky posunou.
6
Když je nutné odstranit horizontální skupinu buněk pomocí této metody, stojí za to vzít na vědomí následující doporučení:
- Je vybrán rozsah vodorovných buněk. Klikněte na „Odstranit“ na kartě „Domů“.
7 - Stejně jako v předchozím případě jsou zadané prvky odstraněny s posunutím nahoru.
8
Když je odstraněna vertikální skupina buněk, dojde k posunu v opačném směru:
- Je zvýrazněna skupina vertikálních prvků. Klikněte na „Smazat“ na pásu karet.
9 - Vidíte, že na konci tohoto postupu jsou označené prvky smazány s posunem doleva.
10
Nyní, když jsou základní operace pokryty, je možné použít flexibilnější metodu odstraňování prvků. Zahrnuje práci s tabulkami a rozsahy horizontálních a vertikálních buněk:
- Požadovaný interval dat se zvýrazní a stiskne se tlačítko smazat umístěné na pásu karet.
- Vybrané pole se odstraní a sousední buňky se posunou doleva.
Důležité! Použití klávesy Delete, která se nachází na pásu nástrojů, bude méně funkční než mazání pomocí kontextové nabídky, protože neumožňuje uživateli upravit odsazení buněk.
Pomocí nástrojů na pásu karet je možné odstranit prvky předvolbou směru posunu. Měli byste si prostudovat, jak se to provádí:
- Rozsah, který má být odstraněn, je zvýrazněn. Nyní však na záložce „Buňky“ není kliknuto na tlačítko „Odstranit“, ale na trojúhelník, který se nachází na pravé straně klíče. V rozbalovací nabídce klikněte na „Odstranit buňky…“.
11 - Nyní si můžete všimnout, že se již objevuje okno s možnostmi pro mazání a posun. Vybere se ten, který bude vyhovovat konkrétním účelům, a stisknutím tlačítka „OK“ získáte konečný výsledek. Půjde například o posun nahoru.
12 - Proces odstranění byl úspěšný a posun nastal přímo nahoru.
13
Metoda 3: pomocí klávesových zkratek
Daný postup je také možné provést pomocí sady kombinací klávesových zkratek:
- Vyberte rozsah v tabulce, který chcete odstranit. Poté musíte stisknout kombinaci tlačítek „Ctrl“ + „-“ na klávesnici.
14 - Poté je třeba otevřít již známé okno pro mazání buněk v tabulce. Vybere se požadovaný směr odsazení a klikne se na tlačítko OK.
15 - V důsledku toho můžete vidět, že se vybrané buňky odstraní se směrem odsazení zadaným v posledním odstavci.
16
Metoda 4: Odstranění nesourodých prvků
Existují situace, kdy chcete odstranit více rozsahů, které nejsou považovány za souvislé, nacházejících se na různých místech v dokumentu. Lze je odstranit jednou z výše uvedených metod, manipulací s každou buňkou zvlášť. To však často zabere poměrně hodně času. Existuje možnost odstranit rozptýlené prvky z tabulky, což pomáhá vyrovnat se s úkolem mnohem rychleji. Pro tento účel je však třeba je nejprve identifikovat.
- První buňka se vybere standardní metodou, podržením levého tlačítka myši a kroužením kurzorem. Dále musíte podržet klávesu „Ctrl“ a kliknout na zbývající rozptýlené prvky nebo kroužit rozsahy pomocí kurzoru se stisknutým levým tlačítkem myši.
- Poté, když jsou vybrány potřebné buňky, je možné provést odstranění kterýmkoli z výše uvedených způsobů. Poté budou všechny potřebné buňky smazány.
17
Metoda 5: Odstranění prázdných buněk
Když uživatel potřebuje odstranit prázdné buňky v dokumentu, je možné daný postup automatizovat a nevybírat každý z prvků jednotlivě. Existuje několik možností, jak problém vyřešit, ale nejjednodušší způsob, jak to udělat, je pomocí nástroje pro výběr.
- Je vybrána tabulka nebo jiný rozsah na listu, kde je požadováno odstranění. Poté se na klávesnici klikne na funkční klávesu „F5“.
18 - Přechodové okno je povoleno. V něm musíte kliknout na tlačítko „Vybrat…“, které se nachází vlevo dole.
19 - Poté se otevře okno pro výběr skupin prvků. V samotném okně je přepínač nastaven do polohy „Empty Cells“ a poté se klikne na tlačítko „OK“ vpravo dole.
20 - Poté si můžete všimnout, že po poslední akci se zvýrazní prázdné buňky v označeném rozsahu.
21 - Nyní bude muset uživatel provést pouze odstranění příslušných buněk některou z výše uvedených možností.
Metoda 1. Hrubá a rychlá
Chcete-li podobným způsobem odstranit nepotřebné buňky v tabulce aplikace Excel, postupujte takto:
- Vyberte požadovaný rozsah.
- Poté se po tlačítku „Select (Special)“ stiskne funkční tlačítko „F5“. V nabídce, která se objeví, vyberte „Blanks“ a klikněte na „OK“. Poté by měly být vybrány všechny prázdné prvky v rozsahu.
22 - Poté nabídka vydá příkaz k odstranění zadaných prvků tabulky RMB – „Smazat buňky (Delete Cells) s posunem nahoru“.
Metoda 2: Vzorec pole
Chcete-li zjednodušit postup pro mazání nepotřebných buněk v tabulce, měli byste požadovaným pracovním rozsahům přiřadit názvy pomocí „Správce názvů“ na kartě „Vzorce“ nebo – v aplikaci Excel 2003 a starších – „okno Vložit“ – „Název“ – „Přiřadit“.
Například rozsah B3:B10 bude mít název „IsEmpty“, rozsah D3:D10 – „NoEmpty“. Mezery musí mít stejnou velikost a mohou být umístěny kdekoli.
Po provedených operacích se vybere první prvek druhého intervalu (D3) a zadá se následující vzorec: =IF(ROW()-ROW(NeEmpty)+1>NOTROWS(AnoPrázdné)-COUNTBLANK(AnoPrázdné);”«;NEPŘÍMÉ(ADRESA(NEJNIŽŠÍ((IF(Prázdné<>“«;ŘÁDEK(TamPrázdný);ŘÁDEK)) + ŘÁDKY (jsou prázdné))); ŘÁDEK ()-ŘÁDEK (žádné prázdné) + 1); SLOUPEK (jsou prázdné); 4))).
Zadává se jako maticový vzorec, po vložení musíte kliknout na „Ctrl + Shift + Enter“. Poté lze příslušný vzorec zkopírovat pomocí automatického vyplňování (v pravém dolním rohu prvku se táhne černé znaménko plus) – poté bude získán původní rozsah, ale bez prázdných prvků.
Metoda 3. Vlastní funkce ve VBA
Když uživatel musí pravidelně opakovat příslušnou operaci, aby odstranil nepotřebné buňky z tabulky, doporučuje se takovou funkci přidat do sady jednou a použít ji v každém dalším případě. Za tímto účelem se otevře Editor jazyka Visual Basic, vloží se nový prázdný modul a zkopíruje se text funkce.
Důležité je nezapomenout soubor uložit a vrátit se z editoru jazyka Visual Basic do Excelu. Chcete-li použít danou funkci v konkrétním příkladu:
- Zvýrazní se požadovaný rozsah prázdných prvků, například F3:F10.
- Otevřete záložku „Vložit“ a poté „Funkce“ nebo stiskněte tlačítko „Vložit funkci“ v sekci „Vzorce“ v nové verzi editoru. V režimu definovaném uživatelem je vybrána možnost NoBlanks.
- Jako argument funkce zadejte počáteční rozsah s mezerami (B3:B10) a stiskněte „Ctrl + Shift + Enter“, to vám umožní zadat funkci jako maticový vzorec.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Na základě článku je známo značné množství metod, pomocí kterých je možné mazat nepotřebné buňky v excelových tabulkách. Nutno podotknout, že implementace mnoha z nich je podobná a v některých situacích je postup vlastně totožný. Uživatelé si tak mohou vybrat metodu, která jim umožní řešit konkrétní problém rychleji a efektivněji. Kromě toho editor přímo pro funkci mazání prvků tabulky poskytuje „horká tlačítka“, která vám umožní ušetřit čas na danou operaci. Navíc, když dokument obsahuje prázdné buňky, není nutné pro další mazání vybírat každou zvlášť. Pro tyto účely je možné použít seskupovací nástroj, který automaticky vybere prvky, které neobsahují data. Poté je uživatel potřebuje pouze odstranit některým z výše uvedených způsobů.