Obsah
Uživatelé Excelu jsou často nuceni prezentovat výsledky své práce v prezentacích. Chcete-li to provést, musíte soubor převést do pohodlnějšího formátu, například PDF. Transformace dokumentu navíc umožňuje chránit data před nežádoucími opravami při předávání třetím stranám. Pokud tabulka obsahuje vzorce zapojené do výpočtů, pak převod do formátu PDF umožňuje chránit data před náhodnými změnami nebo před poškozením při přenosu dokumentu do jiného počítače. Podívejme se blíže na všechny způsoby převodu.
Převést soubor Excel do PDF
Ve starších verzích Excelu neexistuje způsob, jak uložit soubor v jiném formátu než xls. Musel jsem hledat speciální konvertorové programy nebo používat internetové zdroje, které by dokázaly přeložit jeden formát dokumentu do jiného. Od vynikat-2010 byla funkčnost programu doplněna o takovou potřebnou funkci, která vám umožní okamžitě převést soubor, aniž byste opustili Excel.
- Nejprve musíte vybrat buňky, které chcete převést. Přejděte do nabídky karty „Soubor“. Před uložením se musíte ujistit, že okraje tabulky nepřesahují list dokumentu PDF.
1 - Dále přejdeme k procesu ukládání. V nabídce „Soubor“, která se otevře, aktivací kategorie „Uložit jako…“ na pravé straně přejděte na možnost „Procházet“.
2 - Poté se objeví okno, ve kterém byste měli rozhodnout o umístění souboru a jeho názvu.
3 - V dolní části okna najdeme kategorii „Typ souboru“ a kliknutím na řádek levým tlačítkem myši počítače vyvoláme seznam možností, ze kterých si můžete vybrat formát dokumentu. V našem případě vyberte typ souboru PDF.
4 - Pod řádkem „Typ souboru“ bude několik dalších parametrů potřebných pro převod. Standardní optimalizace je vhodná pro tisk a publikování na internetu a minimální velikost umožňuje optimalizovat dokument pro umístění na stránkách internetových stránek. Po výběru vhodné možnosti optimalizace byste vedle ní měli dát značku. Aby se takto uložený dokument po konverzi otevřel, vyplatí se zaškrtnout příslušné políčko.
5
Pro jasnou a podrobnou úpravu procesu převodu odborníci doporučují věnovat pozornost dalším parametrům, ve kterých můžete provést všechny objasňující body pro lepší zobrazení obsahu tabulek.
- V okně, které se zobrazí, můžete určit, které stránky chcete převést. Vyberte rozsah dat, například vybrané listy, konkrétní rozsah nebo celý sešit aplikace Excel. K dispozici jsou také další netisknutelná data souboru, která lze vložit do nového dokumentu – tagy struktury dokumentu a jeho vlastnosti. Již nastavené parametry v okně zpravidla odpovídají standardním požadavkům, ale v případě potřeby je lze upravit. Pro aktivaci změn klikněte na „OK“.
6 - Proces převodu dokončíme stisknutím tlačítka „Uložit“.
7 - Proces převodu může nějakou dobu trvat v závislosti na velikosti tabulek. V zadané složce se zobrazí dokument PDF. V souladu s nastavením se dokument ihned po konverzi otevře v editoru, který jej umí číst.
8
Převeďte tabulku Excelu do PDF pomocí externích aplikací
Pokud uživatel pracuje s excelovými tabulkami verze 1997-2003, poté soubor převést do formátu PDF potřeba používat nástroje třetích stran. Jedním z nejpopulárnějších programů je FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Nainstalujeme aplikaci. Instalační soubor si můžete stáhnout na oficiálních stránkách www.foxpdf.com.
- Po spuštění programu se zobrazí pracovní okno, ve kterém přejděte do nabídky „Přidat soubor Excel“ a vyberte požadovaný soubor.
9 - Program umožňuje převádět několik souborů najednou, což je nesporná výhoda. Po rozhodnutí o souborech klikněte na „Otevřít“.
10 - Vybrané soubory se zobrazí v okně programu. Každý soubor musí mít vedle sebe zaškrtnutí. Pokud zaškrtávací políčko není zaškrtnuto, soubor zůstane ve stejném formátu.
11 - Po převodu se soubory uloží do složky, která je ve výchozím nastavení vybrána. Chcete-li vybrat jinou adresu, přejděte na parametr Output Path v dolní části stránky. Po kliknutí na tlačítko se třemi tečkami se zobrazí nabídka s adresou aktuální složky. V případě potřeby lze místo uložení změnit.
12 - Po dokončení všech přípravných kroků pokračujte ke konverzi stisknutím tlačítka PDF napravo od řádku Výstupní cesta.
13
Aplikace online služby pro převod formátu Excel do PDF
Navzdory jednoduchosti aplikace FoxPDF Excel to PDF Converter je tento software placený. A pokud se potřeba převést Excel do PDF objeví extrémně zřídka, můžete použít online zdroje dostupné na internetu.
Tyto zdroje vám umožňují převádět tabulky do PDF zdarma, ale mohou mít omezený počet transakcí za den. K některým službám lze přistupovat pouze po registraci a poskytnutí vaší platné e-mailové adresy, na kterou bude již převedený dokument odeslán.
Kromě toho, abyste mohli pracovat s určitými weby, musíte se ujistit, že soubor splňuje požadavky. Zvažte princip fungování jednoho z těchto internetových zdrojů na příkladu SmallPDF:
- Přejděte na stránku https://smallpdf.com/en. Vyberte kategorii s názvem „Excel do PDF“.
14 - Zde byste měli pomocí tlačítka „Vybrat soubor“ určit požadovaný dokument nebo jednoduše přetáhnout soubor Excel do požadovaného pole. Zdroj umožňuje převést několik dokumentů najednou.
15 - Následuje automatická konverze. Po jeho dokončení je nutné hotový soubor uložit aktivací tlačítka „Uložit soubor“.
16 - Zobrazí se okno, ve kterém byste měli zadat adresu složky pro umístění souborů PDF.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Každá z těchto metod převodu tabulek Excelu do souborů PDF má pozitivní i negativní stránky. Uložení dokumentu přímo v programu Excel samozřejmě umožňuje rychle a pohodlně dosáhnout svého cíle. Ale, jak je uvedeno výše, tato funkce se objevila pouze ve verzi 2010.
Online zdroje můžete použít k převodu souborů pouze v případě, že máte připojení k internetu, a to není vždy k dispozici. Vhodné jsou také speciální aplikace a programy. Zároveň nezapomeňte, že takové služby někdy vyžadují nákup. V každém případě zůstává volba, jak převést xls soubor do pdf, na uživateli.