Nejde oddělit hlavní od vedlejšího? Neumíte říct ne kolegům v práci? Pak pravděpodobně zůstanete v kanceláři až do pozdních hodin. Jak se stát efektivním zaměstnancem, říká novinář a publicista Psychologies Oliver Burkeman.
Všichni odborníci a guru time managementu se neunaví opakováním stejných hlavních rad. Oddělte důležité od nedůležitého. Skvělý nápad, ale snadněji se řekne, než udělá. Už jen proto, že v zápalu věcí se vše zdá být nesmírně důležité. No, nebo, řekněme, jsi nějak zázračně oddělil důležité od nedůležitého. A pak vám zavolá šéf a požádá vás, abyste udělal nějakou naléhavou práci. Zkuste mu říct, že tento projekt není na vašem seznamu hlavních priorit. Ale ne, nezkoušejte to.
Obejmi to nesmírné
Autor bestsellerů XNUMX návyků vysoce efektivních lidí Stephen Covey1 doporučuje přeformulovat otázku. Jakmile se v toku věcí nenajde nedůležité, pak je nutné oddělit důležité od naléhavého. Co se alespoň teoreticky udělat nedá, z toho, že to prostě nejde neudělat.
Za prvé, opravdu dává šanci správně stanovit priority. A za druhé pomáhá upozornit na další důležitý problém — nedostatek času. Stanovení priorit často slouží jako převlek za nepříjemný fakt, že je prostě nemožné udělat celé množství nezbytné práce jednoduše z definice. A k těm nedůležitým se nikdy nedostanete. Pokud je tomu tak, pak nejlepší, co uděláte, je být ke svému vedení upřímný a vysvětlit mu, že vaše pracovní vytížení přesahuje vaši kapacitu.
„Pro většinu z nás je nejúčinnějším obdobím ráno. Začněte den a naplánujte si ty nejtěžší věci.“
Energie místo důležitosti
Dalším užitečným tipem je přestat posuzovat případy z hlediska jejich důležitosti. Změnit samotný systém hodnocení, zaměřit se nikoli na významnost, ale na množství energie, kterou bude jejich realizace vyžadovat. Pro většinu z nás je nejúčinnějším obdobím ráno. Proto byste si na začátku dne měli naplánovat věci, které vyžadují velké úsilí a vysokou koncentraci. Poté, jak „úchop slábne“, můžete přejít k méně energeticky náročným úkolům, ať už jde o třídění pošty nebo nezbytné hovory. Tato metoda vám pravděpodobně nezaručí, že budete mít na všechno čas. Ale alespoň vás to zachrání před situacemi, kdy musíte převzít zodpovědné věci v době, kdy na to prostě nejste připraveni.
Ptačí oko
Další zajímavé doporučení pochází od psychologa Joshe Davise.2. Navrhuje metodu «psychologického distancování». Zkuste si představit, že se na sebe díváte z ptačí perspektivy. Zavřete oči a představte si. Vidíš toho malého človíčka hluboko dole? To jsi ty. A co myslíte z výšky: na co by se měl tento mužíček nyní zaměřit? co udělat jako první? Určitě to zní divně. Ale je to skutečně účinná metoda.
A nakonec poslední. Zapomeňte na spolehlivost. Pokud kolegové (nebo manažeři) žádají (nebo nařizují), aby vše odložili a přidali se k nějakému jejich důležitému projektu, nespěchejte s hrdinstvím. Nejprve se ujistěte, že zaměstnanci a vedení jsou si plně vědomi toho, co zůstane nedokončeno v důsledku vašeho přechodu. Z dlouhodobého hlediska, když budete moci říct ano na první hovor na úkor práce, kterou děláte, vaši pověst ani v nejmenším nezlepší. Spíše naopak.
1 S. Covey „Sedm návyků vysoce efektivních lidí. Výkonné nástroje osobního rozvoje“ (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis „Dvě úžasné hodiny: Strategie založené na vědě, jak využít svůj nejlepší čas a udělat svou nejdůležitější práci“ (HarperOne, 2015).