V jednom z článků jsme studovali techniky převodu excelových listů do HTML. Dnes se zdá, že všichni přecházejí na cloudová úložiště, tak proč jsme horší? Nové technologie pro sdílení excelových dat přes internet jsou snadným způsobem s mnoha funkcemi a výhodami, které můžete využít.
S příchodem Excelu Online již nepotřebujete těžkopádný HTML kód pro zveřejňování tabulek na webu. Jednoduše si uložte svůj sešit online a přistupujte k němu doslova odkudkoli, sdílejte jej s ostatními a pracujte společně na stejné tabulce. Pomocí aplikace Excel Online můžete vložit list aplikace Excel na web nebo blog a umožnit návštěvníkům s nimi pracovat, aby získali přesně ty informace, které chtějí najít.
Později v tomto článku se podíváme na tyto a mnoho dalších funkcí, které Excel Online poskytuje.
Jak odeslat listy aplikace Excel 2013 na web
Pokud s cloudovými službami obecně a Excel Online konkrétně začínáte, pak by bylo snadné začít sdílet existující sešit pomocí známého rozhraní Excelu 2013 na vašem počítači.
Všechny listy Excel Online jsou uloženy ve webové službě OneDrive (dříve SkyDrive). Jak pravděpodobně víte, toto online úložiště existuje již nějakou dobu a nyní je integrováno do aplikace Microsoft Excel jako příkaz rozhraní na jedno kliknutí. Hosté, tedy další uživatelé, se kterými své tabulky sdílíte, navíc již nepotřebují vlastní účet Microsoft k prohlížení a úpravám souborů Excel, které s nimi sdílíte.
Pokud ještě nemáte účet OneDrive, můžete si ho vytvořit hned teď. Tato služba je jednoduchá, bezplatná a rozhodně stojí za vaši pozornost, protože většina aplikací sady Microsoft Office 2013 (nejen Excel) podporuje OneDrive. Po registraci postupujte takto:
1. Přihlaste se ke svému účtu Microsoft
Ujistěte se, že jste přihlášeni ke svému účtu Microsoft z aplikace Excel 2013. Otevřete sešit aplikace Excel a podívejte se do pravého horního rohu. Pokud tam vidíte své jméno a fotografii, pokračujte dalším krokem, jinak klikněte Přihlásit se (Vstup).
Excel zobrazí okno s výzvou k potvrzení, že opravdu chcete Office povolit připojení k internetu. Klikněte Ano (Ano) a poté zadejte informace o svém účtu Windows Live.
2. Uložte svůj excelový list do cloudu
Pro svůj klid se ujistěte, že je požadovaný sešit otevřený, tedy přesně ten, který chcete sdílet na internetu. Chci se podělit o knihu Seznam dárků k svátkuaby to mohli sledovat a pomáhat moji rodinní příslušníci a moji přátelé 🙂
Otevřete sešit a přejděte na kartu Filet (Soubor) a klikněte Share (Sdílení) na levé straně okna. Výchozí možnost bude Pozvat lidi (Pozvěte další lidi), pak musíte kliknout Uložit do cloudu (Uložit do cloudu) na pravé straně okna.
Poté vyberte umístění pro uložení souboru Excel. OneDrive je uveden jako první vlevo a je ve výchozím nastavení vybrán. Stačí zadat složku pro uložení souboru v pravé části okna.
Poznámka: Pokud nevidíte položku nabídky OneDrive, pak nemáte účet OneDrive nebo nejste přihlášeni ke svému účtu.
Již jsem vytvořil speciální složku Dárkový plánovača zobrazí se v seznamu posledních složek. Klepnutím na tlačítko můžete vybrat jakoukoli jinou složku KATEGORIE (Přehled) pod oblastí Nedávné složky (Poslední složky), nebo vytvořte novou složku kliknutím pravým tlačítkem a výběrem z kontextové nabídky Nový (Vytvořit) > Desky (složka). Po výběru požadované složky klepněte na Uložit (Uložit).
3. Sdílení listu aplikace Excel uloženého na webu
Váš excelový sešit je již online a můžete si jej zobrazit na OneDrive. Pokud potřebujete sdílet excelové listy uložené na internetu, pak stačí udělat jeden krok – vybrat si jednu z metod, které Excel 2013 pro sdílení nabízí:
- Pozvat lidi (Pozvat další lidi). Tato možnost je vybrána ve výchozím nastavení. Jednoduše zadejte e-mailovou adresu kontaktu (kontaktů), se kterými chcete tabulku Excel sdílet. Když jej začnete psát, automatické doplňování aplikace Excel porovná zadaná data se jmény a adresami ve vašem adresáři a zobrazí vám seznam shodných možností, ze kterých si můžete vybrat. Pokud chcete přidat více kontaktů, zadejte je oddělené středníky. Kromě toho můžete použít vyhledávání kontaktů v adresáři kliknutím na ikonu Hledat v adresáři (Hledejte v adresáři). Přístupová práva pro prohlížení nebo úpravy můžete nastavit výběrem příslušné možnosti z rozevíracího seznamu vpravo. Pokud zadáte více kontaktů, budou oprávnění nastavena na stejná pro všechny, ale později můžete změnit oprávnění pro každou osobu jednotlivě. K pozvánce můžete také přidat osobní zprávu. Pokud nic nezadáte, Excel za vás přidá obecnou výzvu.
Nakonec musíte zvolit, zda musí být uživatel přihlášen ke svému účtu Windows Live, aby mohl získat přístup k online listu aplikace Excel. Nevidím žádný konkrétní důvod, proč je k tomu nutit, ale je to na vás.
Když je vše připraveno, stiskněte tlačítko Share (Obecný přístup). Každý pozvaný obdrží e-mail s odkazem na soubor, který jste sdíleli. Chcete-li otevřít svůj excelový list online, uživatel stačí kliknout na odkaz
Po stisknutí tlačítka Share (Share), Excel zobrazí seznam kontaktů, se kterými jste soubor sdíleli. Pokud chcete odstranit kontakt ze seznamu nebo změnit oprávnění, klikněte pravým tlačítkem myši na jméno tohoto kontaktu a vyberte příslušnou možnost z kontextové nabídky.
- Získejte odkaz na sdílení (Získejte odkaz). Pokud chcete umožnit přístup k online listu aplikace Excel velkému počtu lidí, pak rychlejším způsobem je poslat jim odkaz na soubor, například prostřednictvím seznamu adresátů aplikace Outlook. Zvolte možnost Získejte odkaz na sdílení (Získat odkaz) na levé straně okna se na pravé straně okna objeví dva odkazy: Zobrazit odkaz (Odkaz na zobrazení) a Upravit odkaz (Odkaz pro editaci). Můžete odeslat jednu nebo obě.
- Příspěvek na sociální sítě (Zveřejněte na sociálních sítích). Název této možnosti mluví sám za sebe a stěží vyžaduje další vysvětlení, kromě jedné poznámky. Pokud zvolíte tento způsob, v pravé části okna nenajdete seznam dostupných sociálních sítí. Klikněte na odkaz Kliknutím sem propojíte sociální sítě (Přidat sociální sítě), chcete-li přidat své účty na Facebook, Twitter, Google, LinkedIn atd.
- email (Zaslat e-mailem). Pokud chcete sešit Excel odeslat jako přílohu (jako běžný soubor Excel, PDF nebo XPS) nebo prostřednictvím internetového faxu, vyberte tento způsob v levé části okna a příslušnou možnost na pravé straně.
Tip: Pokud chcete omezit oblast excelového sešitu, kterou mohou zobrazit ostatní uživatelé, otevřete na kartě Filet sekce (Soubor). Informace (Podrobnosti) a stiskněte Možnosti zobrazení prohlížeče (Možnosti zobrazení prohlížeče). Zde můžete nakonfigurovat, které listy a které pojmenované prvky mohou být zobrazeny na webu.
To je vše! Váš sešit aplikace Excel 2013 je nyní online a je k dispozici vybraným uživatelům. A i když neradi s kýmkoli spolupracujete, tato metoda vám umožní přistupovat k souborům Excel odkudkoli, ať už jste v kanceláři, pracujete doma nebo někam cestujete.
Práce se sešity v Excelu Online
Pokud jste sebevědomým obyvatelem Cloud Universe, pak Excel Online snadno zvládnete během polední přestávky.
Jak vytvořit sešit v Excelu Online
Chcete-li vytvořit novou knihu, klikněte na malou šipku vedle tlačítka Vytvořit (Vytvořit) a vyberte z rozevíracího seznamu Sešit aplikace Excel (kniha Excel).
Chcete-li online knihu přejmenovat, klikněte na výchozí název a zadejte nový.
Chcete-li nahrát existující sešit do Excelu Online, klikněte na Nahrát (Nahrát) na panelu nástrojů OneDrive a vyberte požadovaný soubor uložený v počítači.
Jak upravovat sešity v Excelu Online
Po otevření sešitu v Excel Online s ním můžete pracovat pomocí Excel Web App (stejně jako s Excelem nainstalovaným na osobním počítači), tj. zadávat data, třídit a filtrovat, počítat pomocí vzorců a vizualizovat data pomocí grafů.
Mezi webovou verzí a lokální verzí Excelu je pouze jeden podstatný rozdíl. Excel Online nemá tlačítko Uložit (Uložit), protože automaticky uloží sešit. Pokud změníte názor, klikněte Ctrl + Zzrušit akci a Ctrl + Yzopakovat vrácenou akci. Ke stejnému účelu můžete použít tlačítka zrušit (Zrušení) / Předělat kartu (Návrat). Domů (Domů) v sekci zrušit (Zrušení).
Pokud se pokoušíte upravit některá data, ale nic se neděje, pak je kniha s největší pravděpodobností otevřena v režimu pouze pro čtení. Chcete-li povolit režim úprav, klikněte na Upravit sešit (Upravit knihu) > Upravit v aplikaci Excel Web App (Upravte v Excel Online) a provádějte rychlé změny přímo ve webovém prohlížeči. Chcete-li získat přístup k pokročilejším funkcím analýzy dat, jako jsou kontingenční tabulky, křivky nebo odkaz na externí zdroj dat, klikněte na Upravit v Excelu (Otevřít v Excelu) a přepnout na Microsoft Excel v počítači.
Když uložíte list v Excelu, uloží se tam, kde jste ho původně vytvořili, tedy do cloudového úložiště OneDrive.
Tip: Pokud chcete provést rychlé změny v několika knihách, pak je nejlepší otevřít seznam souborů na OneDrive, najít knihu, kterou potřebujete, kliknout na ni pravým tlačítkem a vybrat požadovanou akci z kontextové nabídky.
Chcete-li sdílet svůj list v Excelu Online, klikněte na Share (Sdíleno) > Sdílejte s lidmi (Podíl) …
… a poté vyberte jednu z možností:
- Pozvat lidi (Odeslat přístupový odkaz) – a zadejte e-mailové adresy lidí, se kterými chcete knihu sdílet.
- Získejte odkaz (Získat odkaz) – a připojit tento odkaz k e-mailu, umístit jej na webové stránky nebo na sociální sítě.
Můžete také nastavit přístupová práva pro kontakty: právo pouze prohlížet nebo udělovat oprávnění k úpravám dokumentu.
Když list upravuje více lidí současně, Excel Online okamžitě zobrazí jejich přítomnost a provedené aktualizace za předpokladu, že všichni upravují dokument v Excelu Online a ne v místním Excelu na počítači. Pokud kliknete na malou šipku vedle jména osoby v pravém horním rohu listu aplikace Excel, můžete přesně vidět, kterou buňku tato osoba právě upravuje.
Pokud se svým týmem sdílíte online listy, možná jim budete chtít udělit oprávnění upravovat pouze určité buňky, řádky nebo sloupce v dokumentu aplikace Excel. Chcete-li to provést, musíte v aplikaci Excel na místním počítači vybrat rozsah (y), který povolujete úpravy, a potom list chránit.
- Vyberte rozsah buněk, které mohou vaši uživatelé upravovat, otevřete kartu přezkoumání (Recenze) a v sekci Změny (Změny) klikněte Povolit uživatelům upravovat rozsahy (Povolit změnu rozsahů).
- V dialogovém okně Povolit uživatelům upravovat rozsahy (Povolit změnu rozsahů) klikněte na tlačítko Nový (Vytvořit), ujistěte se, že je rozsah správný, a klikněte Chraňte plech (Ochranný list). Pokud chcete uživatelům umožnit upravovat více rozsahů, klikněte znovu na tlačítko. Nový (Vytvořit).
- Dvakrát zadejte heslo a nahrajte bezpečnostní list na OneDrive.
Další informace o tomto naleznete v článku Uzamčení a odemknutí určitých oblastí chráněného listu.
Jak vložit list Excelu na web nebo blog
Pokud chcete svůj excelový sešit publikovat na web nebo blog, postupujte podle těchto 3 jednoduchých kroků v Excel Web App:
- Otevřete sešit v Excelu Online, klikněte Share (Sdíleno) > Vložit (vložit), poté klikněte na tlačítko Generovat (Vytvořit).
- V dalším kroku přesně definujete, jak má list na webu vypadat. K dispozici máte následující možnosti:
- Co ukázat (Co by se mělo ukázat). V této části můžete určit, zda chcete vložit celý sešit nebo jen jeho část, například rozsah buněk, kontingenční tabulku a podobně.
- Vzhled (Vzhled). Zde si můžete přizpůsobit vzhled knihy (zobrazit nebo skrýt čáry mřížky, záhlaví sloupců a řádků, zahrnout odkaz ke stažení).
- Interakce (Interakce). Povolte nebo nepovolte uživatelům interakci s vaší tabulkou – řazení, filtrování a zadávání dat do buněk. Pokud povolíte zadávání dat, změny provedené jinými lidmi v buňkách na internetu nebudou uloženy do původního sešitu. Pokud chcete, aby se při otevírání webové stránky otevřela konkrétní buňka, zaškrtněte políčko Vždy začínat s touto vybranou buňkou (Vždy začínejte od této buňky) a klikněte na požadovanou buňku v oblasti Náhled (Náhled), který se nachází na pravé straně dialogového okna.
- Rozměry (Rozměry). Zde zadejte šířku a výšku okna tabulky v pixelech. Chcete-li zobrazit skutečné rozměry okna, klikněte Zobrazit skutečnou velikost (skutečná velikost pohledu) nad oknem Náhled (Náhled). Pamatujte, že můžete nastavit velikost na minimálně 200 x 100 pixelů a maximálně na 640 x 655 pixelů. Pokud potřebujete získat jinou velikost, která přesahuje tyto limity, můžete později změnit kód v libovolném HTML editoru přímo na vašem webu nebo blogu.
- Jediné, co musíte udělat, je kliknout Zkopírujte (Kopírovat) níže v sekci kód pro vložení (vložit kód) a vložte kód HTML (nebo JavaScript) do svého blogu nebo webové stránky.
Poznámka: Kód pro vložení je prvek iframe, takže se ujistěte, že váš web tuto značku podporuje a váš blog umožňuje její použití v příspěvcích.
Integrovaná webová aplikace Excel
Níže vidíte interaktivní list Excelu, který demonstruje popsanou techniku v akci. Tato tabulka vypočítá, kolik dní zbývá do vašich příštích narozenin, výročí nebo jiné události, a vybarví mezery v různých odstínech zelené, žluté a červené. V aplikaci Excel Web App stačí zadat události do prvního sloupce, poté zkusit změnit odpovídající data a zobrazit výsledky.
Pokud jste zvědaví na vzorec použitý zde, podívejte se prosím na článek Jak nastavit podmíněné formátování data v Excelu.
Poznámka překladatele: V některých prohlížečích se tento prvek iframe nemusí zobrazovat správně nebo se nemusí zobrazovat vůbec.
Mashups ve webové aplikaci Excel
Chcete-li vytvořit užší interakci mezi webovými listy aplikace Excel a jinými webovými aplikacemi nebo službami, můžete použít rozhraní JavaScript API dostupné na OneDrive k vytvoření interaktivních mashups z vašich dat.
Níže můžete vidět mashup Průzkumník cílů vytvořený týmem Excel Web App jako příklad toho, co mohou vývojáři vytvořit pro váš web nebo blog. Tento mashup využívá rozhraní Excel Services JavaScript a Bing Maps API, aby pomohla návštěvníkům webu vybrat si cestu. Můžete si vybrat místo na mapě a mashup vám ukáže počasí v tomto místě nebo počet turistů, kteří tato místa navštíví. Snímek obrazovky níže ukazuje naši polohu 🙂
Jak vidíte, práce v Excelu Online je extrémně jednoduchá. Nyní, když jsme probrali základy, můžete pokračovat v prozkoumávání jeho funkcí a pracovat se svými listy s lehkostí a jistotou!