Obsah
Excel je jedním z nejlepších programů pro analýzu dat. A téměř každý člověk se v té či oné životní fázi musel potýkat s čísly a textovými daty a zpracovávat je v napjatých termínech. Pokud to přesto potřebujete udělat, pak popíšeme techniky, které pomohou výrazně zlepšit váš život. A aby to bylo vizuálnější, ukážeme si, jak je implementovat pomocí animací.
Analýza dat prostřednictvím kontingenčních tabulek Excelu
Kontingenční tabulky jsou jedním z nejjednodušších způsobů automatizace zpracování informací. Umožňuje vám hromadit obrovské množství dat, která nejsou absolutně strukturovaná. Pokud jej používáte, můžete téměř navždy zapomenout na to, co je filtr a ruční řazení. A k jejich vytvoření stačí stisknout jen pár tlačítek a zadat pár jednoduchých parametrů v závislosti na tom, jaký způsob prezentace výsledků konkrétně v konkrétní situaci potřebujete.
Existuje mnoho způsobů, jak automatizovat analýzu dat v Excelu. Jedná se jak o vestavěné nástroje, tak o doplňky, které lze stáhnout na internetu. Existuje také doplněk „Analysis Toolkit“, který vyvinula společnost Microsoft. Má všechny potřebné funkce, takže můžete získat všechny výsledky, které potřebujete, v jednom souboru aplikace Excel.
Balíček analýzy dat vyvinutý společností Microsoft lze použít pouze na jednom listu v jedné časové jednotce. Pokud bude zpracovávat informace umístěné na několika, pak se výsledné informace zobrazí výhradně na jednom. V jiných se rozsahy zobrazí bez hodnot, ve kterých jsou pouze formáty. Chcete-li analyzovat informace na více listech, musíte tento nástroj použít samostatně. Jedná se o velmi velký modul, který podporuje velké množství funkcí, zejména umožňuje provádět následující typy zpracování:
- Disperzní analýza.
- Korelační analýza.
- Kovariance.
- Výpočet klouzavého průměru. Velmi oblíbená metoda ve statistikách a obchodování.
- Získejte náhodná čísla.
- Proveďte operace výběru.
Tento doplněk není standardně aktivován, ale je součástí standardního balíčku. Chcete-li jej používat, musíte jej povolit. Chcete-li to provést, proveďte následující kroky:
- Přejděte do nabídky „Soubor“ a najděte tlačítko „Možnosti“. Poté přejděte na „Doplňky“. Pokud jste nainstalovali verzi Excelu 2007, musíte kliknout na tlačítko „Možnosti Excelu“, které se nachází v nabídce Office.
- Dále se objeví vyskakovací nabídka s názvem „Správa“. Tam najdeme položku „Doplňky Excelu“, klikneme na ni a poté – na tlačítko „Přejít“. Pokud používáte počítač Apple, pak stačí otevřít kartu „Nástroje“ v nabídce a poté v rozevíracím seznamu najít položku „Doplňky pro Excel“.
- V dialogovém okně, které se poté objevilo, musíte zaškrtnout políčko vedle položky „Analytický balíček“ a poté potvrdit své akce kliknutím na tlačítko „OK“.
V některých situacích se může stát, že tento doplněk nebyl nalezen. V tomto případě nebude v seznamu doplňků. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Procházet“. Můžete také obdržet informaci, že balíček v tomto počítači zcela chybí. V tomto případě je nutné jej nainstalovat. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „Ano“.
Než budete moci povolit analytický balíček, musíte nejprve aktivovat VBA. Chcete-li to provést, musíte si jej stáhnout stejným způsobem jako samotný doplněk.
Jak pracovat s kontingenčními tabulkami
Prvotní informace může být jakákoli. Mohou to být informace o prodeji, doručení, zásilkách produktů a tak dále. Bez ohledu na to bude pořadí kroků vždy stejné:
- Otevřete soubor obsahující tabulku.
- Vyberte rozsah buněk, které budeme analyzovat pomocí kontingenční tabulky.
- Otevřete kartu „Vložit“ a tam musíte najít skupinu „Tabulky“, kde je tlačítko „Kontingenční tabulka“. Pokud používáte počítač s operačním systémem Mac OS, musíte otevřít kartu „Data“ a toto tlačítko bude umístěno na kartě „Analýza“.
- Otevře se dialogové okno s názvem „Vytvořit kontingenční tabulku“.
- Poté nastavte zobrazení dat tak, aby odpovídalo zvolenému rozsahu.
Otevřeli jsme tabulku, jejíž informace nejsou nijak strukturovány. K tomu můžete použít nastavení pro pole kontingenční tabulky na pravé straně obrazovky. Odešleme například do pole „Hodnoty“ „Počet objednávek“ a v řádcích tabulky informace o prodejcích a datu prodeje. Na základě údajů obsažených v této tabulce byly částky automaticky stanoveny. V případě potřeby můžete otevřít informace pro každý rok, čtvrtletí nebo měsíc. To vám umožní získat podrobné informace, které v konkrétní chvíli potřebujete.
Sada dostupných parametrů se bude lišit od počtu sloupců. Například celkový počet sloupců je 5. A my je stačí umístit a vybrat správným způsobem a ukázat součet. V tomto případě provedeme akce zobrazené v této animaci.
Kontingenční tabulku můžete určit zadáním například země. Za tímto účelem zařazujeme položku „Země“.
Můžete si také zobrazit informace o prodejcích. Za tímto účelem nahradíme sloupec „Země“ sloupcem „Prodejce“. Výsledek bude následující.
Analýza dat pomocí 3D map
Tato georeferenční metoda vizualizace umožňuje hledat vzory vázané na regiony a také analyzovat tento typ informací.
Výhodou této metody je, že není potřeba samostatně registrovat souřadnice. Stačí do tabulky správně napsat zeměpisnou polohu.
Jak pracovat s 3D mapami v Excelu
Pořadí akcí, které musíte provést, abyste mohli pracovat s 3D mapami, je následující:
- Otevřete soubor, který obsahuje požadovaný rozsah dat. Například tabulka, kde je sloupec „Země“ nebo „Město“.
- Informace, které se zobrazí na mapě, musí být nejprve zformátovány jako tabulka. Chcete-li to provést, musíte najít odpovídající položku na kartě „Domů“.
- Vyberte buňky, které chcete analyzovat.
- Poté přejděte na kartu „Vložit“ a tam najdeme tlačítko „3D mapa“.
Poté se zobrazí naše mapa, kde jsou města v tabulce znázorněna jako tečky. Ale opravdu nepotřebujeme jen přítomnost informací o osadách na mapě. Mnohem důležitější je pro nás vidět informace, které se k nim váží. Například ty částky, které lze zobrazit jako výšku sloupce. Poté, co provedeme akce uvedené v této animaci, když najedete na odpovídající sloupec, zobrazí se data s ním spojená.
Můžete také použít koláčový graf, který je v některých případech mnohem informativnější. Velikost kruhu závisí na celkovém množství.
Předpovědní list v Excelu
Obchodní procesy často závisí na sezónních funkcích. A takové faktory je třeba vzít v úvahu ve fázi plánování. Existuje na to speciální nástroj Excel, který si oblíbíte svou vysokou přesností. Je výrazně funkčnější než všechny výše popsané metody, bez ohledu na to, jak vynikající mohou být. Stejně tak rozsah jeho využití je velmi široký – obchodní, finanční, marketingové a dokonce i vládní struktury.
důležité: pro výpočet předpovědi je potřeba získat informace za předchozí čas. Kvalita prognóz závisí na tom, jak dlouhodobá data jsou. Doporučuje se mít data rozčleněná do pravidelných intervalů (například čtvrtletní nebo měsíční).
Jak pracovat s předpovědním listem
Chcete-li pracovat s listem prognózy, musíte provést následující:
- Otevřete soubor, který obsahuje velké množství informací o ukazatelích, které potřebujeme analyzovat. Například během minulého roku (i když čím více, tím lépe).
- Zvýrazněte dva řádky informací.
- Přejděte do nabídky „Data“ a klikněte na tlačítko „Prognóza“.
- Poté se otevře dialog, ve kterém můžete vybrat typ vizuálního znázornění předpovědi: graf nebo histogram. Vyberte si ten, který vyhovuje vaší situaci.
- Nastavte datum, kdy má předpověď skončit.
V níže uvedeném příkladu poskytujeme informace za tři roky – 2011-2013. V tomto případě se doporučuje uvádět časové intervaly, nikoli konkrétní čísla. To znamená, že je lepší psát březen 2013, a ne konkrétní číslo jako 7. března 2013. Abychom na základě těchto údajů získali prognózu pro rok 2014, je nutné získat data uspořádaná do řádků s datem a ukazateli, které byli v tu chvíli. Zvýrazněte tyto řádky.
Poté přejděte na kartu „Data“ a vyhledejte skupinu „Prognóza“. Poté přejděte do nabídky „Prognóza“. Poté se objeví okno, ve kterém opět vybereme způsob prezentace prognózy a poté nastavíme datum, do kterého má být předpověď dokončena. Poté klikněte na „Vytvořit“, poté se zobrazí tři možnosti prognózy (zobrazené oranžovou čarou).
Rychlá analýza v Excelu
Předchozí metoda je opravdu dobrá, protože umožňuje provádět skutečné předpovědi na základě statistických ukazatelů. Ale tato metoda vám umožňuje skutečně provádět plnohodnotné business intelligence. Je velmi skvělé, že tato funkce je vytvořena co nejergonomičtěji, protože k dosažení požadovaného výsledku musíte provést doslova několik akcí. Žádné ruční výpočty, žádné zapisování žádných vzorců. Jednoduše vyberte rozsah, který chcete analyzovat, a nastavte konečný cíl.
Přímo v buňce je možné vytvářet různé tabulky a mikrofotografie.
Jak pracovat
Abychom mohli pracovat, musíme otevřít soubor obsahující soubor dat, který je třeba analyzovat, a vybrat vhodný rozsah. Poté, co jej vybereme, budeme mít automaticky tlačítko, které umožňuje sestavit souhrn nebo provést sadu dalších akcí. Říká se tomu rychlá analýza. Můžeme také definovat částky, které budou automaticky zadány dole. Na této animaci můžete jasněji vidět, jak to funguje.
Funkce rychlé analýzy také umožňuje formátovat výsledná data různými způsoby. A můžete určit, které hodnoty jsou více či méně přímo v buňkách histogramu, který se objeví po konfiguraci tohoto nástroje.
Uživatel může také umístit různé značky, které označují větší a menší hodnoty vzhledem k těm ve vzorku. Největší hodnoty se tedy zobrazí zeleně a nejmenší červeně.
Opravdu chci věřit, že tyto techniky vám umožní výrazně zvýšit efektivitu vaší práce s tabulkami a co nejrychleji dosáhnout všeho, co chcete. Jak vidíte, tento tabulkový procesor poskytuje velmi široké možnosti i ve standardní funkčnosti. A co můžeme říci o doplňcích, kterých je na internetu velmi mnoho. Je pouze důležité poznamenat, že všechny doplňky musí být pečlivě zkontrolovány na přítomnost virů, protože moduly napsané jinými lidmi mohou obsahovat škodlivý kód. Pokud jsou doplňky vyvinuty společností Microsoft, lze je bezpečně používat.
Analysis Pack od společnosti Microsoft je velmi funkční doplněk, který z uživatele dělá skutečného profesionála. Umožňuje provádět téměř jakékoli zpracování kvantitativních dat, ale pro začínajícího uživatele je poměrně komplikované. Oficiální stránka nápovědy společnosti Microsoft obsahuje podrobné pokyny, jak s tímto balíčkem používat různé typy analýz.